Активы процессов организации — это планы, процессы, политики, процедуры и базы знаний, специфичные для исполняющей организации и используемые ей. Они включают в себя любые артефакты, методы и знания некоторых или всех организаций, участвующих в проекте, которые могут быть использованы для исполнения или руководства проектом. Кроме того, активы процесса включают базы знаний организации, такие как извлеченные уроки и историческую информацию.
Активы процессов организации могут включать в себя завершенные расписания, данные о рисках и данные об освоенных объемах. Активы процессов организации являются входами для большинства процессов планирования. На протяжении проекта члены команды могут обновлять и дополнять активы процессов организации по мере необходимости. Активы процессов организации могут быть разбиты на две категории: (1) процессы и процедуры и (2) корпоративная база знаний.
Процессы и процедуры
Процессы и процедуры организации для проведения работ включают в себя, среди прочего:
С чего начать выстраивание бизнес-процессов в компании?
1. Инициация и планирование:
- руководящие указания и критерии для адаптации набора стандартных процессов и процедур
- организации с целью удовлетворения конкретных потребностей проекта;
- специфические организационные стандарты, такие как политики (например, политика отбора и найма персонала, политика безопасности и охраны здоровья, политика в области этики и политика управления проектом), жизненные циклы продуктов и проектов, а также политики и процедуры в области качества (например, аудиты процессов, целевые объекты усовершенствования, контрольные списки и описания типовых процессов для использования в организации);
- шаблоны (например, реестр рисков, иерархическая структура работ, диаграмма сети расписания проекта и шаблоны договоров).
2. Исполнение, мониторинг и контроль:
- процедуры управления изменениями, включающие действия, согласно которым будут модифицироваться стандарты, политики, планы и процедуры исполняющей организации или любые документы проекта, а также порядок одобрения и подтверждения любых изменений;
- процедуры финансового контроля (например, отчетность по времени, необходимый анализ расходов и трат, коды бухгалтерского учета и стандартные положения договоров);
- процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание выполнения поставленных на встречах задач;
- требования организации к коммуникациям (например, имеющаяся конкретная коммуникационная технология, допустимые средства передачи данных, политики сохранения записей и требования по безопасности);
- процедуры расстановки приоритетов, одобрения и авторизации работ;
- процедуры контроля рисков, включая категории рисков, шаблоны описаний рисков, определения вероятностей и воздействий, а также матрицу вероятности и воздействия;
- типовые руководящие указания, рабочие инструкции, критерии оценки предложений и критерии измерения исполнения.
3. Закрытие:
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ: ЗАЧЕМ ОНИ КОМПАНИИ И КАК ИХ ПРОПИСАТЬ?
- руководящие указания или требования к закрытию проекта (например, извлеченные уроки, финальные аудиты проекта, оценки проекта, подтверждения продуктов и критерии приемки).
Корпоративная база знаний
База знаний организации для хранения и извлечения информации включает в себя, среди прочего:
- базы знаний по управлению конфигурацией, содержащие версии и базовые планы (базовые варианты) всех стандартов, политик, процедур и любых документов проекта исполняющей организации;
- финансовые базы данных, содержащие такую информацию, как данные о человеко-часах, понесенных затратах, бюджетах и любых перерасходах средств по проекту;
- историческая информация и базы накопленных знаний (например, записи и документы проекта, вся информация и документация по закрытию проекта, информация о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией о выполнении предыдущих проектов, а также информация, полученная при управлении рисками);
- базы данных по управлению проблемами и дефектами, содержащие сведения о статусе проблем и дефектов, информацию о контроле, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты выполнения поставленных на встречах задач;
- базы данных измерений процессов, используемые для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;
- файлы предыдущих проектов (например, базовые планы по содержанию, базовые планы по стоимости, базовые расписания, базовые планы исполнения, календари проектов, диаграммы сети расписания проектов, реестры рисков, запланированные мероприятия по реагированию и определенные воздействия рисков).
Источник: 5pmbok.blogspot.com
Что такое активы организационного процесса?
Активы процессов организации — это аспекты, как физические, так и основанные на знаниях, которые могут быть полезны для работы или производства компании. Руководители проектов полагаются на активы процессов организации для повышения эффективности проекта, единообразия и соответствия нормативным требованиям. Если вы руководитель проекта, вы можете узнать больше о том, как активы процессов организации могут улучшить ваши процессы. В этой статье мы рассмотрим факторы среды предприятия, активы процессов организации и некоторые элементы активов процессов организации.
Что такое факторы внешней среды предприятия?
Факторы среды предприятия, или EEF, — это практики, процедуры, законодательство и политики, касающиеся организации, которые могут повлиять на то, как вы выполняете задачи и управляете проектами. Примеров тому множество: от правил охраны труда и техники безопасности до федеральных антидискриминационных законов. Понимание культуры вашей компании, атмосферы на рабочем месте и политик позволяет учитывать эти факторы при управлении проектами и составлении планов. Вот несколько примеров факторов среды предприятия:
- Доступные капитальные ресурсы
- Нормы поведения
- Существующие человеческие ресурсы
- Финансовые и рыночные условия
- Государственные стандарты
- Внутренний и внешний политический климат
- Стандарты и условия рынка
- Каналы связи
- Организационная культура
- Процессы компании
- Структура бизнеса
- Политическая нестабильность
- Стандарты продукции
- Стандарты качества
- Нормативно-правовая база
- Отзывы и записи о тренировках
- Базы данных рисков
- Кадровое руководство
- Системы авторизации работы
Примеры факторов среды предприятия
Важно понимать факторы корпоративной среды, влияющие на ваш бизнес, поскольку вам может потребоваться изменить аспекты вашего процесса, чтобы избежать или усилить эти факторы. Вот несколько примеров факторов среды предприятия:
Пример первый
Менеджер руководит сценаристами в создании следующего сезона телешоу. Некоторые сотрудники сталкиваются с трудностями при совместной работе, поэтому менеджер связывается с отделом кадров. HR разговаривает с персоналом и помогает им разрешить спор, чтобы команда могла работать вместе. Факторы среды предприятия как помогают, так и мешают проектам, но в этом случае отдел кадров является положительным фактором, поскольку они способствуют успеху проекта.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Пример второй
Фабрика игрушек производит новую куклу, для которой требуются специальные материалы из-за рубежа. Правительство взимает сбор со страны, которая импортирует их сырье, что делает его слишком дорогим для производства. Менеджеры должны работать вместе, чтобы найти новый материал, который они могут использовать в игрушке. Это пример того, как факторы среды предприятия могут негативно влиять на проекты.
Пример третий
Компания-разработчик программного обеспечения работает допоздна, чтобы уложиться в срок для новой программы. В ту ночь, когда они работают, начинается гроза, и в их офисе отключается электричество на несколько часов. Погода — еще один пример фактора среды предприятия, который снижает производительность.
Что такое активы организационного процесса?
Актив организационного процесса или OPA — это любой ресурс компании или организации, который способствует успеху проекта. Это ценные активы, принадлежащие компании или разработанные ею, и они могут быть как физической собственностью, так и основанными на знаниях. Вот несколько примеров активов организационного процесса:
Команды управления проектами могут использовать эти активы для экономии времени и повышения эффективности проектов. Например, если менеджер проекта руководит производственным проектом и должен оценить риски, связанные с производством, он может обратиться к предыдущей информации управления проектом для получения подробной информации о предыдущих оценках рисков.
Элементы активов организационного процесса
Вот несколько примеров элементов активов процессов организации, которые руководитель проекта может использовать для повышения эффективности или общего успеха своего проекта:
- Процедуры контроля изменений. Процедуры контроля изменений — это рекомендации, которым следует команда при изменении базового плана, временных рамок или других аспектов проекта. Изменение аспектов проекта может вызвать проблемы, но следование процедурам контроля изменений позволяет команде скорректировать и свести к минимуму потери производительности.
- База данных информации о проекте: при определении объема проекта менеджер может обратиться к базе данных предыдущих проектов, чтобы установить аналогичный график или бюджет. Наличие обширных хранилищ информации о прошлых проектах может быть очень полезным для менеджеров и членов команды, поскольку они видят, что нужно делать правильно, и каких ошибок можно избежать в новых проектах.
- Процессы управления дефектами. Управление дефектами — это процесс выявления проблем с продуктом или услугой и выполнения действий по их устранению. Когда менеджеры могут обратиться к установленным процессам для обеспечения качества и устранения проблем с продуктами и услугами, это делает процесс более эффективным.
- Шаблоны документов: существует множество документов, которые могут понадобиться проектной группе во время работы, от графиков до диаграмм. Использование шаблонов документов вместо создания каждого из них может сэкономить время персонала и обеспечить единообразие.
- Процедуры финансового контроля. Процедуры финансового контроля — это процессы, которые организации используют для оценки и мониторинга использования своих финансовых ресурсов. Получая доступ к процедурам финансового контроля, менеджеры могут убедиться, что они следуют рекомендациям по оптимальному распределению средств.
- Шаблоны структуры процедур: Стандартный шаблон рабочих процедур предоставляет структуру, которую менеджер может использовать при создании новых или измененных процедур для различных проектов или команд.
- Рекомендации по закрытию проекта. Рекомендации по закрытию проекта — это правила, на которые сотрудники и руководители могут ориентироваться при завершении проекта. Эти рекомендации обычно включают контрольные списки, которые позволяют членам команды убедиться, что они завершили всю работу и соблюдали процедуры для связи с клиентами и хранения оборудования, если это применимо.
- Критерии оценки предложений. Критерии оценки предложений — это набор стандартных процедур, которые могут служить руководством для оценки предложений поставщиков. Эти рекомендации позволяют менеджерам стандартизировать и упростить процесс оценки предложений.
- Реестр проектных рисков: В зависимости от выполняемой вами работы может потребоваться выполнить оценку рисков для каждого проекта. Это особенно актуально для строительных и складских работ, а наличие реестра проектных рисков может упростить процесс и гарантировать, что менеджер должным образом учитывает все риски.
- Программное обеспечение и другие инструменты: для некоторых проектов определенное программное обеспечение или другое специализированное оборудование может быть полезным или необходимым для процесса. Например, создатель контента может разработать собственное программное обеспечение для управления и создания контента, к которому имеют доступ все сотрудники и менеджеры.
- Реестр заинтересованных сторон: Реестр заинтересованных сторон — это документ, в котором собирается и систематизируется информация о лицах, организациях и компаниях, которые могут быть заинтересованы в результатах проекта. Это полезно для менеджера проекта, поскольку позволяет ему быстро связываться с важными контактами, не тратя время на поиск информации, а также гарантирует, что менеджер не пропустит ни одного важного контакта.
Источник: buom.ru
Что такое IT-активы и как ими управлять с точки зрения затрат
Как вообще оценить пользу от вложений в информационные технологии? Компании покупает какое-то ПО или устанавливает оборудование, им кто-то пользуется, но какой в этом экономический смысл — не всегда понятно. Получает ли бизнес какую-то финансовую пользу от вложений в ИТ? Чтобы ответить на этот вопросу как раз и существуют программы по управлению ИТ-активами. Рассказываем, как они устроены.
ИТ-актив — это совокупность ресурсов и способностей, от которых зависит деятельность организации.
Структуру ИТ-актива можно условно разделить на материальные и нематериальные элементы. Материальные — это финансы, данные и системы, а нематериальные — процессы, знания, менеджмент и организация. Персонал не входит ни в одну из категорий.
Например, затраты на персонал будут складываться из количества сотрудников и знаний, которыми они обладают. Можно приобрести систему, которую смогут обслуживать 10 джунов, но суммарно они обойдутся компании дешевле, чем найм сеньора с узкой специализацией для разработки системы с аналогичной функциональностью.
Рассмотрим чуть подробнее, из чего может складываться стоимость владения ИТ-активом:
Для понимания всех аспектов проблемы стоит учесть, что на одном сервере может находиться множество программных решений. Центр компетенций, особенно созданный в рамках ИТ-отдела, часто обслуживает другие системы и процессы. В предложенную модель можно также добавить косвенные затраты на обслуживание помещений, управление смежными процессами и т.д.
Из приведенного примера видно, что оценка актива на основе стоимости отдельного компонента не позволяет рассчитать точные показатели его финансовой эффективности. Адекватно определить стоимость ИТ-актива возможно только на основе модели, которая точно рассчитывает совокупные затраты на владение.
Роль ITAM и ITSM в управлении ИТ-активами
IT Asset Management (ITAM) — это дисциплина, которая помогает рационально проектировать, внедрять и управлять финансовым учетом ИТ-активов предприятия.
Заметим, что ITAM — это не только модель учета имущества, но и набор бизнес-процессов, которые контролируют финансовые потоки. Для полноценного внедрения ITAM компании предстоит скорректировать и свою систему финансового учета, и свою организационную структуру, и свои внутренние регламенты.
Ведущем источником знаний по ITAM, начиная с 2008 года, остается IBPL (IAITAM Best Practice Library) — библиотека лучших практик по управлению ИТ-активами. Она насчитывает около 12 ключевых процессов:
- управление ITAM-программой (Program Management);
- управление закупками (Acquisition Management);
- учет ИТ-активов (Asset Identification);
- коммуникации и обучение (Communication and Education);
- управление соответствием (Compliance Management);
- управление выводом из эксплуатации (Disposal Management);
- управление документацией (Documentation Management);
- управление финансами (Financial Management);
- управление соответствием требованиям законодательства (Legislation Management);
- управление политиками (Policy Management);
- управление проектами (Project Management);
- управление поставщиками (Vendor Management).
Говоря об ITAM, стоит пару слов сказать и об ITSM, поскольку на первый взгляд эти две методологии рассматривают ИТ в качестве самостоятельно актива предприятия, однако между ними есть фундаментальное различие.
- ITSM — это взгляд на ИТ, как на услугу. Взгляд на то, что владелец продукта должен сделать и какими ресурсами обладать, чтобы удовлетворить потребности заказчика.
- ITAM — это взгляд на ИТ, как на единицу имущества предприятия. Взгляд на то, сколько денег компания тратит на информационные технологии и какую прибыль получает взамен?
Внедрение ITAM не направлено на то, чтобы улучшить качество владения технологией, а лишь делает затраты на нее более прозрачными и контролируемыми. Противопоставлять эти методологии нет смысла, они отлично дополняют друг друга.
О роли первичного учета в управлении ИТ-активами
Управление ИТ-активом построено на данных, которые сообщают о его состоянии, качествах, движении и связанных финансовых потоках. Эти данные можно получить только из процессов. Если отвлечься от стандарта IBPL, то можно выделить 4 основных процесса в рамках жизненного цикла актива.
- Управление закупками
- Учет и контроль ИТ-актива (идентификация, организация учета, контроль изменений)
- Управление контрактами
- Управление финансами
Все эти процессы взаимосвязаны друг с другом, поскольку оперируют одними и теми же данными. Например, если оборудование не поставлено на учет, то отследить его движение даже внутри организации будет невозможно.
Даже самая примитивная система учета позволяет ответить на основные вопросы, которые волнуют финансового директора:
- Когда было куплено оборудование и было ли куплено вообще?
- Для чего оно было куплено?
- Кто за него отвечает?
- Где найти договоры и техническую документацию по оборудованию?
- Где оно находится в данный момент времени и в каком состоянии?
Плохая организация системы учета ведет к невозможности управлять ИТ-активом, к частым инвентаризациям, растратам, просроченному SLA и избыточным административным расходам.
Наконец, без учета специфики ИТ-актива невозможно оценить эффективность затрат: рассчитать TCO, ROI, себестоимость сервисов и бизнес-приложений.