Если говорить о складывающейся на отечественном рынке практике корпоративной мобильности, то анализ развития систем электронного документооборота (СЭД) и их применения представляется наиболее целесообразным. С одной стороны, продукты этой категории уже имеют богатую историю внедрений на российских предприятиях, с другой — они, быть может, больше других популярных систем корпоративного уровня сейчас тяготеют к мобильности. На вопросы небольшой анкеты, составленной редакцией Intelligent Enterprise, ответили представители четырех компаний, традиционно занимающихся системами документооборота. Это компании «ИнтерТраст», PayDox, ЭЛАР и «Электронные офисные системы». Респонденты дали также свои комментарии по поводу СЭД.
Функции для менеджеров и исполнителей
Прежде всего нас интересовало, какие функции в СЭД наиболее часто реализуются именно на мобильных платформах. Из шести предложенных вариантов ответов просмотр документов и осуществление формальных операций с ними (утверждение, наложение резолюций, указание доработки, перепоручение и пр.) назвали все участники опроса.
Представляется, что такие акценты вполне ожидаемы: мобильный документооборот, равно как и ИТ-поддержка большинства видов управленческой деятельности, присутствующих сейчас на мобильных платформах, начинались с реализации функций, не предполагающих активной работы по вводу данных со стороны пользователя. Тем более, что в СЭД мобильность как отдельное направление стартовало со специализированного программного оснащения личных устройств высших менеджеров, которым при работе с документами прежде всего необходимы именно отмеченные функции.
По признанию некоторых специалистов из числа ответивших на нашу анкету, данный акцент в их системах сохраняется и сейчас. «Редактирование документов на мобильных устройствах практически не используется, — утверждает Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании “ИнтерТраст”. — Дисплей планшета для этого маловат, а кроме того, если мы говорим о мобильных приложениях СЭД для управленцев, то они в силу занимаемых должностей не часто редактируют документы самостоятельно. Руководители при работе с документами используют поручения и резолюции в паре с инструментами рисования». А вот Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ECM-решений и сопровождения продаж корпорации ЭЛАР, все же отмечает функции редактирования, сканирования и автоматического ввода документов среди наиболее востребованных. На то, что возможность редактирования является необходимой характеристикой мобильного рабочего места в СЭД, обращает внимание и Елена Иванова, руководитель управления маркетинга компании «Электронные офисные системы».
По поводу сканирования представляется полезным отметить, что данная функция, наоборот, скорее ориентирована на исполнителей и, как и многие другие из этой категории, в случае промышленного применения требует мощных вычислительных ресурсов на самом устройстве либо стабильной связи высокого качества. В целом такая тенденция знаменует собой новый этап в развитии корпоративной мобильности как с точки зрения расширения категории пользователей, ориентированных на мобильную работу в различных бизнес-системах, так и с позиции новых технических возможностей решений. «Буквально пару лет назад мобильные приложения были прерогативой топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, а сегодня это типовой инструмент для рядового сотрудника», — говорит Дмитрий Шмайлов. Такие функции, как оперативный контроль исполнения бизнес-процессов и работы сотрудников, а также принятие бизнес-решений, тоже были отмечены нашими респондентами.
«Относительно новым направлением развития мобильных приложений СЭД является автоматизация работы коллегиальных органов, — считает Ирина Соколова. — Эти возможности вполне вписываются в сферу принятия бизнес-решений».
Для себя, клиентов и партнеров
Второй вопрос был сформулирован следующим образом: «В каких сценариях преимущественно используются функции СЭД на мобильных устройствах?» Здесь, как нам кажется, мы предложили все варианты ответов из небольшого количества потенциально возможных. Актуальность использования функций СЭД в контексте мобильности при организации внутренних бизнес-процессов компании отметили все ответившие нам специалисты. Кроме внутренних процессов мы предлагали участникам опроса подчеркнуть степень значимости мобильных СЭД во взаимодействии с клиентами и с бизнес-партнерами. «Мобильные клиенты СЭД становятся популярны как для взаимодействия с заказчиками и партнерами, так и для обеспечения оперативного доступа к системам электронного документооборота собственных сотрудников», — утверждает технический директор PayDox Виктор Сенкевич.
«Безусловно, мобильная функциональность используется во внутренних бизнес-процессах. Она находит применение при взаимодействии с бизнес-партнерами внутри группы, но для непосредственного взаимодействия с клиентами решения нашей компании не применяются, поскольку мы как поставщик СЭД работаем в основном с внутренним управленческим документооборотом. И соответственно пользователями наших решений являются руководители, а не сотрудники “в поле”», — рассказала Ирина Соколова, подразумевая ИТ-системы компании «ИнтерТраст».
Отдельным вариантом ответа о потенциальных сценариях использования в нашей анкете стоял пункт «взаимодействие с контролирующими, регуляторными и иными государственными организациями», где мы имели в виду работу сотрудников с обеих сторон взаимодействия — государства и бизнеса. По словам начальника отдела мобильных устройств «ИнтерТраста», среди клиентов компании насчитывается несколько десятков государственных организаций, включая региональные правительства и администрации, где СЭД используются для взаимодействия в рамках системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
«Если организация является участником МЭДО и в ней внедрены мобильные рабочие места СЭД, то на планшеты ее руководителей попадают документы, поступившие из вышестоящих органов, а также отчеты об исполнении из нижестоящих структур», — утверждает она.
Что мы готовы ценить
А что заказчик больше всего ценит в СЭД, работающей на мобильном устройстве? Именно об этом был наш следующий вопрос к поставщикам ИТ-решений. Начнем опять-таки с единственного варианта ответа, который отметили все респонденты. Это простота и понятность пользовательского интерфейса.
Пункт «максимально полный функционал» отметили двое. «До последнего времени главным для заказчиков было получить полный функционал. Теперь все больше внимания уделяется уменьшению стоимости эксплуатации и простоте интерфейса, иногда даже в ущерб “навороченному” функционалу», — так объяснил сложившуюся на сегодня ситуацию Виктор Сенкевич, представляющий компанию PayDox.
И наконец, никто из участников не отметил значимости удобных инструментов класса self-service для установки/апгрейда приложений, то есть того, что, казалось бы, важно для любого пользователя. Сами поставщики мобильных СЭД и других корпоративных ИТ-систем, способных работать с мобильными рабочими местами, созданием таких инструментов, как правило, не занимаются.
Но практически во всех серьезных системах класса Mobile Device Management (MDM), которые уже активно внедряются в том числе и на отечественном рынке и призваны создавать внутрикорпоративные хранилища приложений наподобие AppStore или GooglePlay, такие средства есть. Да и практика активного использования девайсов для личных целей не оставляет сомнения в том, что эти возможности пользователю должны быть очень хорошо знакомы.
Некоторые ответившие как наиболее ценные свойства мобильного формата СЭД назвали также качество и стабильность коммуникаций и независимость от используемой платформы. При этом надо признать, что реализация таких характеристик от производителей СЭД зависит в меньшей степени, нежели в случае, когда заказчик требует функционального наполнения или удобного для него пользовательского интерфейса. Ирина Соколова по этому поводу высказалась так: «Простой и понятный мобильный интерфейс — это то, что ценят все наши заказчики без исключения. Что касается коммуникаций, то слабые каналы связи до сих пор представляют определенную проблему, хотя это зона ответственности мобильных операторов. Единственное, что можно посоветовать заказчикам, — регламентировать использование контента на мобильных устройствах».
Дмитрий Шмайлов из компании ЭЛАР отметил также, что наряду с интуитивно понятным интерфейсом «… заказчики больше всего ценят offlineдоступ, возможность работать с документами в любой точке мира без привязки к офису и без подключения к Интернету».
Мобильность и ее окружение
Как и любой важный ИТ-инструмент, для эффективного развития мобильные СЭД требуют некоторого окружения в виде ИТ-систем других классов. Понятно, что при разных задачах, разных взглядах на автоматизацию со стороны бизнеса и разном контингенте пользователей акценты также будут различными. И это как раз то, что мы хотели выяснить в одном из вопросов нашей анкеты.
Одним из предложенных нами вариантов были средства унифицированных коммуникаций, и предлагая его, мы имели в виду, что расширенные возможности работы с документами, часто обеспечивающие к тому же поддержку процесса в реальном времени, могут потребовать оперативных инструментов коллективной работы самого разного формата. Эти инструменты и собраны сейчас под единым термином Unified Communications. Данный пункт отметил только Дмитрий Шмайлов. Кроме того, по мнению большинства опрошенных крайне важно иметь инструменты обеспечения безопасности при передаче и хранении данных.
В качестве смежного ИТ-инструмента в одном из вариантов ответов мы предложили средства In-App Analytics, о которых сейчас много говорят в западной прессе именно в контексте развития корпоративной мобильности, но пока не очень-то слышно у нас. Речь идет о встроенных в приложения функциях, позволяющих в реальном времени отслеживать действия пользователя с мобильным девайсом и собирать соответствующую статистику. В корпоративном формате использования мобильности In-App Analytics представляет собой своего рода средство тестирования профиля работы с приложением, результаты которого позволяют постоянно и целенаправленно его совершенствовать. «Для разработчика СЭД возможность применения In-App Analytics является несбыточной мечтой, — утверждает Ирина Соколова. — Нам, безусловно, хотелось бы иметь реальные данные о том, как используются наши мобильные решения, какая функциональность востребована, а какая, возможно, избыточна. К сожалению, у корпоративных заказчиков требования в области безопасности крайне жесткие: клиенты выступают против использования подобных аналитических средств, опасаясь утечки данных».
Чтобы выразить свое отношение к важнейшему вопросу об интеграции мобильных СЭД с другими системами, мы дали отвечающим возможность отметить три независимых варианта ответов: интеграция с внутрикорпоративными системами, интеграция с популярными системами класса MDM, а также интеграция с популярными публичными online-сервисами (Google Apps, Box, DropBox и пр.). Отметив все три варианта, Виктор Сенкевич из компании PayDox прокомментировал важность информационной интеграции следующим образом: «Да, “интеграция” — это, пожалуй, ключевое слово для мобильных корпоративных приложений.
Большие и сложные системы заменяются набором “аппов”, которые взаимно дополняют друг друга и взаимодействуют между собой с помощью предлагаемых платформой интерфейсов». Елена Иванова из компании «Электронные офисные системы» из этой триады отметила только два пункта, исключив из нее публичные online-сервисы. А Дмитрий Шмайлов в свою очередь утверждает: «Вопрос интеграции с публичными сервисами актуален для небольших компаний или стартапов». В «ИнтерТрасте», в принципе признавая важность интеграционного направления, уверяют, что его развитию в определенной мере препятствуют требования, которые клиенты выставляют в отношении все той же информационной безопасности.
Требования к клиенту и к себе
Последний вопрос нашей анкеты посвящен требованиям и пожеланиям, которые могут выставлять разработчики мобильных СЭД к своим заказчикам: что корпоративные клиенты должны иметь в своем арсенале или на что они должны быть готовы ради эффективного внедрения как ИТ-системы, так и самой мобильной идеологии.
Вполне ожидаемо, что большинство отметили пункт «Готовность менять устоявшиеся бизнес-процессы». «В первую очередь требуется воля руководства для перевода всех процессов на СЭД. Нужно дать специалистам уверенность в том, что такие процедуры, как согласование документов через мобильное устройство, абсолютно легитимны», — комментирует тезис о готовности бизнес-заказчика Дмитрий Шмайлов, больше, наверное, имея в виду устоявшиеся стереотипы, нежели бизнес-процессы. Все остальные предложенные варианты ответов характеризовали детальные аспекты зрелости бизнеса, которые могут рассматриваться как более или менее важные. Это, в частности, качество оказания поддержки со стороны внутреннего ИТ-персонала, опыт интеграции ИТ-систем у команды разработчиков на стороне клиента, а также готовность вкладываться в ИТ-обучение. Из совокупности полученных ответов становится ясно, что производители СЭД хотя и отмечают некоторые предложенные нами варианты как важные при переходе к мобильным версиям продукта, скорее склонны предъявлять требования к себе.
С позиций внешнего разработчика наличие внутренней команды разработки у заказчика — это скорее вред. «Апгрейд любой системы проходит намного проще, если решение остается типовым, а его развитием занимается вендор, — считает Ирина Соколова. — Что же касается обучения, то мобильное приложение по определению должно быть таким, чтобы пользователь мог самостоятельно научиться с ним работать. В комплекте поставки нашего продукта есть многостраничная инструкция, но мне неизвестны случаи, чтобы ее кто-то изучал».
Отметив лишь то, что заказчик должен быть готов менять собственные бизнес-процессы, Виктор Сенкевич говорит: «Прежде всего сами разработчики должны идти в ногу со временем и своевременно модернизировать свои системы, предлагая заказчикам выбор для работы с СЭД как с настольных компьютеров, так и с мобильных устройств разных производителей».
Статьи по схожей теме
- Исследование цифровизации: главный тормоз — деньги, драйвер — производительность труда
- Муниципальная СЭД «ДЕЛО» во Владивостоке осваивает новые возможности: налажено электронное взаимодействие с подведомственными учреждениями
- Почтовая система Mailion от МойОфис получила национальную премию «Приоритет»
- Голосовой робот МТТ ускорил ремонт дорогостоящего холодильного оборудования
Источник: www.iemag.ru
Лекция 1. Корпоративная мобильность
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов».
Информационная технология — процесс получения сведений требуемого вида и качества путем переработки исходной информации (входных данных) с помощью средств и методов ее поиска, сбора, обработки, передачи, хранения и распространения. Результатом применения такой технологии является информация (информационный продукт) нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Эти данные могут использоваться информационными системами либо человеком для анализа и принятия решения. Информационные технологии состоят из четко регламентированных правил выполнения действий над данными, хранящимися в памяти компьютера.
Под инновационными информационными технологиями понимаются нововведения в области информационных технологий, обладающие научно-технической новизной, производственной или общественной применимостью и коммерческой реализуемостью. К ним относятся мобильность, корпоративная мобильность, виртуализация и облачные вычисления, обработка больших массивов данных, мобильные информационные системы.
Инновационный проект — это итог инновационной деятельности, реализованный в виде нового или усовершенствованного продукта, технологического процесса, процесса управления. Процесс создания, освоения и распространения инновационных проектов называется инновационным.
Роль информационных технологий для торгового предприятия
Среди передовых отечественных предприятий, осваивающих новые информационные технологии, есть и торговые. Для них главной задачей является повышение эффективности управления, представляющего собой один из основных ресурсов наряду с финансовыми, материальными, технологическими и человеческими.
Для увеличения эффективности этих предприятий создаются системы торговых сетей, управление которыми осуществляется с помощью самых современных информационных технологий. При этом происходит обмен данными как внутри самих сетей (в том числе складов, торговых точек, филиалов), так и с внешними контрагентами. Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов. В результате внедрения новых решений в управление улучшаются его качество и оперативность. А корпоративная мобильность реализует такие задачи управления.
Оперативность управления, обеспечиваемая корпоративной мобильностью
Информация необходима для функционирования любого предприятия, и потому для него очень важна оперативность ее получения. Благодаря современным технологическим разработкам сотрудники предприятия могут получать мгновенный доступ к требующимся им данным и осуществлять с помощью мобильных устройств оперативное взаимодействие между собой и с сотрудниками других предприятий.
С технической точки зрения мобильный бизнес базируется на использовании широкополосных информационных сетей, мобильных и стационарных устройств, соответствующего программного обеспечения и информационных технологий, обеспечивающих их работу и взаимодействие.
Корпоративная мобильность (Enterprise Mobility) дает возможность сотрудникам предприятия получить повсеместный и безопасный доступ к корпоративным информационным ресурсам и Интернету с мобильных устройств (сотовых телефонов, смартфонов, ноутбуков, нетбуков, планшетных компьютеров и др.). Сейчас в корпоративном секторе наиболее востребованы мобильные смартфоны и планшетные компьютеры (планшеты) компаний Samsung, Apple, Google.
Основные потребители корпоративной мобильности
Мобильный доступ к корпоративным ресурсам требуется:
— руководителям (менеджерам) верхнего и среднего звена компаний, руководителям подразделений;
— торговым агентам и продавцам;
— сотрудниками ИТ-подразделений, а также занятым техническим обслуживанием и ремонтом оборудования;
— сотрудникам службы безопасности, в том числе информационной, скорой медицинской помощи и скорой технической помощи (ремонтирующим лифты, системы водоснабжения, электроснабжения, отопления, газоснабжения и др.).
Достоинства мобильности
К плюсам использования в производстве мобильности, базирующейся на применении соответствующих устройств, относятся:
— оперативность реагирования сотрудников и руководителей предприятия на внешние и внутренние производственные запросы;
— повышение скорости реализации бизнес-процессов;
— ускорение обмена документами;
— возможность выполнения бизнес-процессов полевыми и мобильными сотрудниками (торговыми агентами, продавцами, бригадами технического обслуживания, врачами), находящимися вне предприятия;
— создание рабочих мест нового типа — мобильных, в том числе на дому;
— использование сотрудниками в процессе работы собственных мобильных аппаратов, вследствие чего создается параллельная ИТ-инфраструктура предприятия.
Так, одна из ведущих отечественных компаний в области информационных технологий, «АйТи», приняв во внимание возрастающую значимость корпоративной мобильности, создала новое подразделение под названием «Центр корпоративной мобильности».
Источник: 4-i-5.ru
Трансформация и мобильность
Количество мобильных девайсов в нашей жизни уже не увеличивается такими темпами, как 5-10 лет назад, когда сначала у тебя один телефон, потом — три смартфона для разных целей; потом уже не один, а парочка планшетов; умные часы, карманный принтер, и это мы еще не принимаем в расчет ноутбук – он, конечно, есть как данность.
Устройство есть, а пользоваться нельзя?
Итак, пользователи, как говорится, «упакованы» — у всех все есть. А вот в компаниях в большинстве случаев мобильность применяется только частично. Почему?
Во-первых, из-за того, что у многих существующих корпоративных приложений нет мобильного доступа. Создать новый мобильный интерфейс к существующей системе – это определенные временные и денежные затраты.
Во-вторых, из-за недоверия. Мобильным приложениям и девайсам до сих пор доверяют меньше, чем стационарным программам и устройствам. Это означает, что у людей до сих пор есть тревога насчет того, что планшет может внезапно разрядиться, приложение – «глюкнуть». Этот страх в разы меньше по отношению к офисным компьютерам и запущенным на них программам. Да и сисадмин обычно всегда рядом…
В-третьих, снова из-за недоверия, но на этот раз к людям! Руководители предпочитают видеть своих сотрудников в офисе и не доверяют им работать из дома или откуда-либо еще. Аргумент: «Они будут отвлекаться, выполнять задачи медленнее, их сложнее контролировать».
Четвертая проблема – недостаточно проработанные вопросы информационной безопасности. Утечек данных, вирусов, поломки и потери корпоративных устройств опасаются как начальники, так и подчиненные.
Как победить эти страхи?
Для начала, собрать информацию и убедиться, что компании, выбравшие корпоративную мобильность своей долгосрочной стратегией, выигрывают в прибыли, сокращают издержки, значительно увеличивают результативность бизнес-процессов. Значит, остается проработать технические детали (например, все, что связано с корпоративной ИБ) и больше доверять людям, предпочитающим работать откуда угодно, только не в офисе. Просто предложите им понятную регулярную систему мобильнойудаленной отчетности.
Корпоративная мобильность – прекрасный пример цифровой трансформации, когда в компании, с одной стороны, появляются новые бизнес-процессы, с другой – автоматизируются существующие.
Нет такой отрасли, которой не были бы нужны мобильные решения. Готовность вашей компании или отдела к внедрению мобильности зависит не только от сотрудников, но и от условий, в которых им приходится работать, а также от систем, которыми в компании уже пользуются, и от ИТ-стратегии предприятия в целом. Поэтому идти «в цифру» можно, оценивая, какой это дает прогресс в будущем, и как это будет работать у вас в конкретном месте и времени.
Простейшие ежедневные бизнес-процессы необходимо автоматизировать и переводить на мобильную основу. Это сделать проще, нежели модернизировать, скажем, производство.
Мобильный Workflowsoft
Система Workflowsoft создана для управления и организации комплексных бизнес-процессов. В ней можно создавать процессы любой сложности, соответствующие потребностям бизнеса, и быстро редактировать их, если это понадобится. Запросы приходят к сотрудникам в виде удобной формы, а не через электронную почту и не лично – за счет этого сокращается необходимость переписки и другой коммуникации.
Огромный плюс – работать в системе можно удаленно с мобильных устройств. Workflowsoft работает на любом смартфоне или планшете, где есть браузер. То есть никаких специальных приложений загружать не требуется. Внешний вид программы автоматически подстраивается под размер вашего экрана.
Если работать из браузера не в вашей привычке, то из магазина Apple AppStore вы можете установить приложение для смартфонов и планшетов Apple. А для устройств с Android приложение ищите в магазине Google Play Store.
Работа на смартфоне или планшете не ограничивает ваши возможности: в мобильных приложениях Workflowsoft для Android и для Apple есть все те же функции, что и на экране обычного компьютера.
Кроме того, дополнительно в мобильных приложениях есть онлайн оповещения по задачам. В оповещении перечисляются задачи, в которых произошли изменения и требуется ваше личное участие – например, согласовать, выполнить, проверить.
Источник: workflowsoft.com