Где строить бизнес процессы

Если вы ведете бизнес, то, скорее всего, вам будет полезно использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Но как понять, какое из них подходит?

В последнее время наблюдается общий рост спроса на программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Поскольку мы живем в цифровую эпоху, все больше и больше предприятий ищут эффективные цифровые решения для управления своими бизнес-операциями.

Инструменты управления бизнес-процессами (BPM) помогают в расширенном рабочем процессе и управлении проектами от начала и до конца.

BPM Означает Управление Бизнес-Процессами

Программные средства управления бизнесом дают возможность эффективно расставлять приоритеты, отслеживать и планировать задачи.

Сегодня существует множество решений, отвечающих потребностям вашего бизнеса, например, планирование встреч, анализ бизнес-данных, создание единой приборной панели для отчетности и т.д.

Малые и средние предприятия более охотно внедряют инструменты BMP в свою повседневную деятельность.

Однако крупные предприятия могут чувствовать себя обремененными внедрением этих решений, поскольку им требуется гораздо больше времени и усилий для организации бизнес-процессов, чем небольшим организациям.

Важное раскрытие информации: мы являемся гордыми партнерами некоторых инструментов, упомянутых в этом руководстве. Если вы перейдете по партнерской ссылке и впоследствии совершите покупку, мы получим небольшую комиссию без дополнительных затрат с вашей стороны (вы ничего не платите дополнительно). Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим раскрытием информации о партнерах.

Почему Важно Программное Обеспечение Для Управления Бизнес-Процессами?

Успешное управление бизнесом зависит от способности отслеживать все детали — бизнес-процессы, политики, этапы и проекты.

Определение бизнес-процесса — это ключ к пониманию того, как работает управление бизнес-процессами.

В целом, под категорию бизнес-процессов попадает широкий спектр бизнес-операций, проводимых в организации и имеющих начало и результат.

Вот лишь несколько примеров типичных бизнес-процессов в любой организации:

Наем
Ввод сотрудников в должность
Управление счетами
Учет рабочего времени
Управление проектами
Управление взаимоотношениями с клиентами

Например, процесс адаптации сотрудников обычно является частью бизнес-процесса найма, осуществляемого отделом кадров. Наем начинается в тот момент, когда кандидат подает свое резюме на вакансию.

Если после всех собеседований и проверок биографии кандидат подходит для работы и получает предложение, процесс найма впоследствии приводит к трудоустройству и оформлению на работу.

Теперь давайте поговорим о тонкостях управления бизнес-процессами.

Сложность заключается в том, чтобы заставить весь бизнес — команды руководителей и сотрудников, часто из разных отделов — работать вместе для достижения успеха.

В крупных организациях кадровые службы обычно управляют процессом найма в сотрудничестве с руководителями групп, менеджерами проектов и корпоративными специалистами по расследованию биографических данных, чтобы выбрать подходящего кандидата.

Современные инструменты управления бизнес-процессами помогают решить все сложности управления бизнес-процессами, избавляя от необходимости решать повторяющиеся задачи.

Благодаря автоматизации процессов программные боты могут выполнять ручные задачи.

Таким образом, инструменты BPM минимизируют вероятность человеческой ошибки и ускоряют выполнение рутинных повседневных задач, которые большинству сотрудников не хочется выполнять.

Подводя итог, можно сказать, что краткосрочные преимущества инструментов BPM для организаций заключаются в следующем:

В долгосрочной перспективе инструменты BPM помогают организациям получить конкурентное преимущество за счет повышения гибкости и устойчивости бизнеса.

Как Узнать, Какой Инструмент BPM Выбрать?

Инструмент управления бизнес-процессами — это прикладное программное обеспечение, которое помогает вам управлять бизнес-процессами.

Рынок насыщен широким спектром высококачественных BPM-инструментов, поэтому выбрать тот, который подойдет для вашего бизнеса, может быть непросто. Самый распространенный способ выбора BPM-инструмента — это чтение отзывов пользователей на популярных платформах для консультаций по программному обеспечению.

И все же, какими бы информативными ни были отзывы в Интернете, они могут не соответствовать тонкостям жизненного цикла управления бизнес-процессами вашей организации.

Жизненный цикл BPM состоит из пяти ключевых этапов:

Дизайн
Модель
Выполнение
Мониторинг
Оптимизируйте

1. Дизайн

Этап проектирования подразумевает тщательный анализ бизнес-процесса.

Проанализируйте, как процесс инициируется, поймите его течение и результат, определите задачи, которые выполняет каждый участник, сроки, в которые он должен быть завершен, и т.д.

Дизайн бизнес-процесса создается с использованием руководящих принципов моделирования и нотации бизнес-процессов (BPMN). BPMN 2.0 регламентирует символы и нотации, широко используемые сегодня для бизнес-моделирования.

Вопросы, которые следует рассмотреть на этом этапе и которые помогут вам определиться с выбором BPM-инструмента:

Поддерживает ли ваш BPM-инструмент отображение бизнес-процессов в соответствии со стандартом BPMN?
Есть ли в нем конвертер для файлов, представленных в формате BPMN, для импорта и графического представления бизнес-процессов?

2. Модель

Этап Модели имеет целью визуализацию бизнес-процесса.

Другими словами, визуальное изображение процесса с указанием всех его ключевых участников поможет вам увидеть последовательность шагов и потенциальные узкие места, которые необходимо устранить.

Чтобы повысить эффективность структуры процесса, вы должны понять его текущее состояние и то, каким вы хотите его видеть.

В некоторых случаях программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов с низким кодом/без кода может стать полезной частью управления бизнес-процессами вашей организации.

Например, вы можете создавать диаграммы рабочих процессов и моделировать бизнес-процессы с помощью удобного инструмента drag-and-drop no-code без каких-либо специальных технических знаний.

3. Выполнение

Этап Выполнение предусматривает проведение тест-драйва новой бизнес-модели, чтобы увидеть новый процесс в действии. Если выбранный вами бизнес-процесс требует многократного вмешательства человека, этап Execute предлагает вам возможность внедрения автоматизации.

Этот этап позволяет вам провести несколько итераций процесса в небольшой группе, чтобы убедиться, что все работает хорошо.

Есть ли в нем возможности совместной работы и управления задачами для штатных и удаленных команд?
Есть ли у него возможности интеграции с другими бизнес-приложениями?

В случае положительного ответа вы сможете интегрировать новую модель бизнес-процессов в повседневную работу вашей команды, чтобы ощутить преимущества цифрового рабочего места.

4. Мониторинг

Этап мониторинга предназначен для сбора данных для анализа того, как ваши критические действия изменяются во времени.

Сбор данных позволяет разработать KPI, чтобы оценить, насколько новый разработанный бизнес-процесс принес пользу организации, и выявить узкие места, задержки или потенциальные ошибки.

Ключевой вопрос, который необходимо рассмотреть на этом этапе и который поможет вам определиться с выбором BPM-инструмента:

Имеет ли BPM-инструмент возможности для отслеживания того, как выполняется процесс?
Предлагает ли он функции анализа данных и отчетности для анализа ваших KPI?

Когда речь идет о KPI бизнес-процессов, типичные показатели эффективности включают время завершения, затраты, эффективность и качество.

Очень важно, чтобы количество ошибок и вариаций, влияющих на результат, было сведено к минимуму.

5. Оптимизируйте

Этап «Оптимизация» завершает жизненный цикл BPM. На этом этапе вы можете улучшить первоначальный процесс, устранив узкие места на основе ранее полученных данных.

Использование надежной системы мониторинга поможет вам минимизировать нерациональные затраты труда, повысить качество продукции, обеспечить соблюдение технологического процесса и оптимизировать время выполнения работ.

Насколько это будет полезно для дальнейшего совершенствования процесса?
Можете ли вы использовать этот инструмент в других отделах, чтобы повторить свой успех?

Помните, что жизненный цикл BPM является итеративным, то есть он всегда возвращается к началу.

Успешное завершение всех вышеперечисленных этапов зависит от использования гибкого и прозрачного BPM-инструмента.

5 Советов По Выбору Инструментов Управления Бизнес-Процессами

Существует множество советов и рекомендаций по выбору инструмента управления бизнес-процессами, подходящего для вашего бизнеса, но мы решили остановиться только на пяти:

Ищите экономичный инструмент, который позволит вам интегрировать его в ИТ-инфраструктуру вашей организации без дополнительных затрат.
Стремитесь к гибким и интуитивно понятным инструментам, которые требуют минимальных затрат на обучение и при этом обеспечивают высокий уровень обслуживания клиентов.
Оцените интеграционные возможности инструмента, чтобы убедиться, что он интегрируется с другими приложениями и системами — CRM, ERP и т.д.
Выбирайте инструмент с богатой документацией и поддержкой, чтобы максимально повысить самостоятельность пользователя.
Выберите инструмент, который соответствует корпоративной культуре организации — он должен фокусироваться на процессах, а не на отделах и вертикальной иерархии.

Краткая Сравнительная Таблица

Мы знаем, что жизнь может быть занята, поэтому если у вас нет времени на чтение нашего подробного обзора инструментов, ознакомьтесь хотя бы с этой сравнительной таблицей:

Начальная цена за месяц (годовой счет)

Бесплатная версия, Д/Н

$9.90 за пользователя/месяц