Неорганизованность собственника компании приводит к его личной неэффективности. В результате развитие компании тормозится, ведь сотрудники не верят в проект. Да и как им вдохновляться, если руководитель никогда не доводит начатое до конца. Коллектив утрачивает энтузиазм и энергию, качество выполнения задач значительно снижается.
4617 просмотров
Как избежать таких ситуаций? Что делать, дабы руководитель перестал метаться от одного дела к другому из-за неумения расставлять приоритеты и хаотичного выполнения задач по ходу того, как о них вспомнит?
Нужно изучать вопрос личной эффективности и применять полученные знания на практике.
Ключевые сферы жизни
Я часто наблюдаю ситуации, когда предприниматель убежден: он способен строить свой бизнес, но другие сферы жизни при этом остаются вне его внимания. На самом деле так быть не должно. Вы либо системные и эффективные во всем, либо одна приоритетная область будет сильно тормозить развитие других, что в итоге сделает вас несчастными.
Как быть эффективным и быстрее достигать целей?
В нашей жизни есть 5 ключевых сфер:
- физическая, касающаяся базовых потребностей, необходимых для существования организма. Это еда, сон, отдых, одежда, жилье, здоровье и пр.;
- личностная – интересы, образование, знания, развитие, хобби, увлечения;
- семейная, в которую входят секс, воспитание детей, семья, забота о членах семьи и близких;
- бизнес – компания, работа, карьера;
- общественная – сообщества, клубы и объединения. Общественная, а для некоторых и политическая деятельность.
Два состояния человека
В отношении каждой сферы жизни человек может быть причиной или следствием. Причиной становится тогда, когда планирует ее развитие, ставит цели, уделяет достаточно времени и влияет на достижение желаемого результата. Следствием – когда не контролирует сферу, не уделяет ей внимания, не планирует ничего, просто плывет по течению.
Находясь в позиции следствия, мы не оказываем влияния на сферу, не управляем ею – за нас решают другие, поэтому нам так сложно прогнозировать развитие событий. Конечно, ни о какой личной эффективности здесь и речи быть не может.
Значит, чтобы стать эффективным, нужно попасть и находиться в позиции «Я причина всего, что происходит в моей жизни».
Цикл взаимодействия с задачей
Затрагивая тему управления эффективностью, сложно обойти вопрос цикла действия. Думаю, каждый бывал в ситуации, когда на вас сваливается куча задач и странным образом часть из них просто выпадает из памяти.
Все дело во внимании. Чтобы не забираться в высокие материи, просто представим, что у вас есть 100 единиц внимания. Каждая задача, в зависимости от важности и объема, отбирает какую-то часть внимания. Когда задач в голове накапливается больше 100 единиц, мозг начинает отбрасывать какие-то из них.
Секрет в том, что управлять вниманием можно, и это влияет на нашу эффективность. Формула проста: цикл действия любой задачи должен быть полным – начать дело, изменить и остановить. Если вы не остановили задачу, значит, она продолжает отбирать ваше внимание. Я уверен: вы помните, что дома оставили невымытую посуду после завтрака или, проснувшись утром, вспоминаете о встрече, которую нужно перенести.
Как быть эффективным в жизни и бизнесе? Маргулан Сейсенбаев. Миллиарды / Billions.
Помните о цикле действия, открывая любое письмо или начиная задачу, это помогает управлять вниманием.
Советы по повышению личной эффективности
За 26 лет предпринимательской деятельности я выработал правила, помогающие мне быть эффективным:
1. Не принимайте незаконченную работу. Когда-то я помогал завершать сделки продавцам, сводить отчеты финансистам и много всего другого. Из-за этого страдал жутким перегрузом и работал в среднем по 10 часов 6 дней в неделю. Начав разбираться в вопросах личной эффективности, я понял, что большую часть времени просто доделывал работу за своих подчиненных.
Последние 10 лет я не принимаю у сотрудников незаконченную работу. Даже если требуется мое финальное решение, сотрудник со своей стороны должен описать мне всю ситуацию и предложить наилучшее решение. Мне же остается только ознакомиться с данными и принять или отклонить его.
2. Занимайтесь только одним делом в конкретный момент времени. В мире каждую минуту по различным каналам коммуникации на нас выливается море информации. Это было не так критично в 90-е, сейчас же приходится себя контролировать. У меня, например, отключены уведомления во всех социальных сетях и почте. По календарю я смотрю, когда могу отвечать на звонки или встречаться с людьми.
Так, готовясь к семинару, я не обращаю внимания на звонки и прочее, потому что должен сосредоточиться на конкретном деле. Только одна задача в один период времени.
3. Не откладывайте решение о том, сделать что-то или нет. У каждого, наверное, есть дела, которые и закрыть жалко, и заниматься ими некогда. Они крадут наше внимание. Или начинайте выполнять эту задачу прямо сегодня, или откажитесь от нее совсем.
4. Никогда не обещайте того, чего, скорее всего, не собираетесь делать. Это также сэкономит большой объем вашего внимания.
5. Не будьте перфекционистом. Когда вы стараетесь сделать все идеально, завершить проект становится сложнее. Некоторые вещи действительно стоят этого, но далеко не все. Ищите здоровый баланс. Множество крутых проектов так и остались нереализованными, потому что не были отточены своими создателями на 100 %. Не надо быть идеальными, достаточно быть просто лучше конкурентов.
6. Делайте короткие дела сразу. Выполняя небольшие дела без отсрочки, вы освобождаете себя от лишнего планирования.
7. Если договорились с кем-то, тут же заносите это в календарь с указанием всех данных. Немедленное внесение в план и календарь предстоящих задач избавляет вас от необходимости держать их в голове и снижает риск что-то забыть.
8. Цените свое время дороже, чем время других. Даже если сотрудник выполняет задачу в 5 раз медленнее, чем это сделали бы вы, помните: ваше время дороже в 50 раз. Дождаться выполнения задания от работника в любом случае будет выгоднее.
9. Наймите помощника – пусть он делает за вас все, что только сможет. Делегируя ему рутинные задачи, вы освобождаете для себя огромное количество рабочего времени.
10. Безжалостно завершайте неважные для ваших целей циклы действий.
Как оценить личную эффективность
Личную эффективность можно оценить, только если имеете четкие стратегические цели и прописанные тактические планы их достижения. Для этого требуется совершить цикл планирования:
- Разгрузить внимание, составив список незаконченных действий. Без этого вы не сможете эффективно планировать.
- Прописать стратегические цели по всем сферам жизни.
- Написать тактические программы достижения целей.
- Составить календарный план с четкими квотами выполнения программ.
- Оценивать его выполнение.
Александр Высоцкий специально для портала «БУДУЙ СВОЄ!»
Источник: vc.ru
10 правил эффективного руководителя: все, что выстрадано многолетней практикой и реально улучшает бизнес
Слова «эффективность» и «продуктивность» уже настолько приелись, что писать и произносить их даже неприлично… Но в том-то и проблема, что пока все говорят об этом, реально что-то делают единицы. Мы продолжаем забивать свой день множеством ненужных дел. А для бизнесмена это вообще беда: на решение сложных проблем просто не останется времени и о нормальной работе компании можно будет забыть. Поэтому мы нашли для вас не пустые советы «как с понедельника начать жить по-новому», а реальный опыт успешного предпринимателя. Консультант по управлению Александр Высоцкий поделился с «Про бизнес» личными правилами, которые помогают работать эффективней.
— Часто мы говорим: «Если бы я это знал 5 лет назад, то сейчас был бы миллионером». Мне в голову тоже приходила такая мысль, поэтому я решил поделиться 10 правилами для руководителей. Они основаны на моем жизненном опыте и понимании, как делать бизнес.
Правило № 1. Не принимайте незаконченную работу от подчиненных
Незаконченная работа — это проблема. Приучите подчиненных, чтобы они сразу приходили к вам с ее решением. Если есть — рассматриваете, если нет — отправляете обратно и просите добавить решение.
Вы получите несколько плюсов сразу:
- Заставите своих подчиненных думать и искать решение.
- Большая часть проблем вообще перестанет прилетать к вам.
Правило № 2. Занимайтесь одним делом
Я рекомендую фокусироваться на одном виде бизнеса. Мне больно видеть, когда владелец крутого и развивающегося мясокомбината внезапно начинает заниматься разработкой программного обеспечения. Бросает туда кучу денег, но в итоге сжигает их безрезультатно. Потом история повторяется с недвижимостью, акциями и криптовалютой.
Это не значит, что в этих сферах нельзя заработать. Но, чтобы быть успешным, нужно быть профессионалом. Если вы занимаетесь одним делом, то остается не слишком много времени и сил, чтобы с такой же глубиной разобраться в чем-то еще.
Я знаю, что в отношении этой идеи со мной многие не согласны. Советуют быть многозадачным и не складывать все яйца в одну корзину. Но я не представляю себе успешного инженера, который во время работы над проектом играет на бирже, зарабатывая на акциях. Можно быть многозадачным в быту, но не в деле, от которого зависит успех всей вашей команды.
Правило № 3. Никогда не откладывайте принятие решений
Бывают ситуации, когда вам предлагают новый проект, но вы сомневаетесь. На самом деле, это не нерешительность, а нехватка данных. Если невозможно получить дополнительные, основывайтесь на существующих — но никогда не откладывайте. Любая нерешительность в отношении проекта — это потерянные деньги и время.
Кроме того, это деморализует команду. Они доверили вам как лидеру свою жизнь. А если вы сомневаетесь и откладываете, они теряют доверие к стратегии компании и к вам лично — мотивация падает.
Правило № 4. Не обещайте того, в чем не уверены
Вы не уверены, что сможете выделить время или профинансировать проект, но обещаете, что «обязательно это сделаете». Так вы убиваете собственную мотивацию, потому что будете чувствовать себя неудачником, на которого давят обстоятельства. Если не уверены — не обещайте. И честно разберитесь, почему не готовы за это взяться. Возможно, вам нужно прокачаться в чем-то или попросить у подчиненных дополнительные данные, помощь в подготовке.
Правило № 5. Не будьте перфекционистом
Для перфекциониста все должно быть одинаково качественным. Но перфекционизм — это сумасшествие (разве что социально приемлемое). Все не может быть одинаково важным. Для этого определяйте, что является главным, и добивайтесь, чтобы это было сделано хорошо.
Мне часто говорят, что компания Apple — пример перфекционизма, что она идеальна. Но это далеко не так. Они просто хорошо понимают, что нужно их фанатам. Они могут выпустить модель, которая по техническим характеристикам не слишком отличается от предыдущей, но у нее новый классный корпус.
Правило № 6. Завершайте короткие дела сразу
Мне потребовалось время, чтобы этому научиться. С точки зрения нашего внимания и разума, любое дело занимает одну и ту же важность. Незаряженный аккумулятор телефона отвлекает так же, как и незаконченная стратегия компании. Поэтому я сначала заряжу батарею, чтобы полностью сконцентрироваться на стратегии. Как только вы разберетесь с мелкими делами, прибавится много творческой энергии.
Правило № 7. Пишите задачи в план и календарь
В какой-то момент я почувствовал, что руководитель (то есть я сам) — один из самых ценных ресурсов в компании. И при этом мне свойственно хвататься за большее количество проектов, чем я смогу сделать. Потому что смотрю на все оптимистично, работаю и получаю результаты быстро. Но не мгновенно.
У меня возникает неудовлетворенность, когда на неделю планирую 20 задач, а потом не могу их выполнить. После этого, анализируя, я понимаю, что они никак не вписались бы в неделю. Поэтому все, что вы планируете, вбивайте прямо в «Google Календарь» или какое-то другое приложение. В том числе и приемы пищи. У сотрудников есть доступ к моему календарю, поэтому они сами видят, когда я занят, и назначают встречи и задачи только на свободное время.
Правило № 8. Цените свое время больше, чем чужое
Нам всем свойственно стремление помогать людям. Но иногда из-за этого страдают наши собственные проекты, обучение и так далее. Поэтому рекомендую в этом смысле быть эгоистом. Расставляйте приоритеты и находите здравый баланс.
Безусловно, здесь речь идет о рабочих вопросах: родственники, семья, дети — это другая история. В личной жизни этот баланс будет другим.
Правило № 9. Наймите персонального помощника
Найдите человека, который будет заниматься вашими личными делами. Кажется, что к работе это имеет довольно опосредованное отношение. Конечно, он будет вовлечен в бизнес-дела, но его главная задача — освобождать ваше время. Например, перенос совещания требует от 15 до 30 минут (со всеми связаться, согласовать).
Лучше я потрачу это время на более важные задачи, а согласованием займется мой помощник. Он покупает билеты, бронирует гостиницы и так далее. Это освобождает мое личное время и позволяет фокусироваться на рабочих задачах.
Правило № 10. Завершайте неважные дела
И делайте это безжалостно. Все мы чересчур целеустремлённые: если за что-то беремся, то доводим до конца. Эта точка зрения помогает в бизнесе. Но иногда мы что-то делаем и только в процессе понимаем, что это не так уж важно. И продолжать такое дело глупо — лучше сразу завершить.
Я однажды согласился выступить на конференции. Но чем ближе была дата проведения, тем яснее я видел, что тема не моя и целевая аудитория не та. Вместо того чтобы переживать и делать «потому что пообещал», я отказался. Так как было понятно, что есть более приоритетные проекты. Я принял решение и уладил последствия, вежливо пообщавшись с организаторами.
Прощаясь с незаконченными делами, вы освобождаете свою творческую энергию и пространство.
Источник: probusiness.io
Как мы обманываем себя, пытаясь быть эффективными
Часто в погоне за рабочими подвигами топ-менеджеры и предприниматели жертвуют «незначительными» делами — общением с семьей, спортом, хобби, отказывают себе в удовольствии поваляться в кровати подольше. Все это на самом деле приводит к упадку сил и, как следствие, проблемам с карьерой, уверены эксперты Harvard Business Review
Forbes публикует отрывок из издания «Настольная книга лидера: Как управлять собой, вдохновлять команду и вывести компанию на новый уровень», посвященный тому, как правильно распределять свое время, почему работа не должна быть единственным приоритетом в жизни и как забота о себе делает нас эффективнее (а не наоборот, как принято думать).
Авторы книги — консультанты с многолетним опытом и эксперты научно-популярного журнала о бизнесе и менеджменте Harvard Business Review Рон Ашкеназ и Брук Мэнвилл — поговорили с топ-менеджерами Федерального банка, медиакомпании Thomson Reuters, фонда Ford Foundation и других компаний и на примерах из практики рассказывают, как разработать конкурентоспособную стратегию компании, сформировать выдающуюся команду, достигать поставленных целей, внедрять инновации и управлять собой.
Книга выйдет в июле в издательстве «Альпина Паблишер».
Заботиться о себе
Топ-менеджеры, с которыми мы беседовали, открыто говорят о том, как трудно сохранить собственное благополучие при всем давлении и потрясениях, с которыми связана их непростая работа. Многие упоминают о том, как среди постоянных проблем на работе сложно найти время, чтобы просто подумать. Одни жалуются на то, что их питание, здоровье и физическая выносливость страдают от многочисленных поездок и работы до поздней ночи из-за постоянных дедлайнов или клиентских запросов. Другие разочарованы тем, что из-за постоянной нехватки времени они не могут делать для общества столько, сколько хотели бы. И очень часто можно слышать от лидеров, как им трудно находить достаточное время на общение с семьей и другие значимые для себя дела.
Источник: www.forbes.ru
