Как написать письмо деловому партнеру за бизнес

Благодарственное письмо (БП) за сотрудничество можно считать деловым документом, выражающим признательность от администрации предприятия своему коллеге по бизнесу за взаимовыгодные отношения, выраженные стабильным снабжением продукции, исполняемыми работами, предоставляемыми услугами.

Как написать бизнес-письма, или «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»

Этика (правила поведения) в бизнесе — это то, что поможет вам добиться поставленных целей. От поведения предпринимателя и бизнесмена напрямую зависит успешность его компании, ведь посудите сами, если человек ведёт себя адекватно, вежливо и сдержанно, то и доверяем такому представителю бизнеса больше, нежели тому, кто панибратствует и не может связать пару слов.

Благодарственные письма

Например, когда ваша работа с другой компанией или частным предпринимателем завершилась или вы подписываете контракт на предоставление услуг или товара, можно сказать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество». Это не только покажет вас с положительной стороны, но и скажет о том, что вы готовы опять поработать с ними.

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Одним из аспектов этики в бизнесе является благодарственное письмо, оно покажет, что вы всегда готовы сотрудничать с организацией, которой его посылаете.

Виды писем

• Открытые. Предполагающие возможность ещё раз поработать вместе: «Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество».
• Закрытые, то есть при одноразовом сотрудничестве. Такие письма можно закончить словами: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
• Оправдывающие или объяснительные. В бизнесе бывают ситуации, когда вы не успеваете выполнить условия контракта, тогда обязательно нужно послать письмо, которое бы предупреждало вашего партнёра о задержке, например: «Надеемся на понимание и дальнейшее сотрудничество».

Что стоит учитывать при написании писем

Во-первых, не забывайте писать уважительно, с применением местоимений «вам, ваш, ваши». И не стоит фамильярничать, употребляя — «ты, твоё». Помните, вы пишете деловому партнеру, а не родственникам.

Во-вторых, в письме должны присутствовать точные детали и имена, чтобы было понятно кому и зачем вы пишете.

В-третьих, по возможности избегайте шаблонности и канцелярских слов (личный вклад, выразить, плодотворное). Читая письмо человек должен понимать, что вы затратили хотя бы немного времени на его написание, а не чувствовать, будто в готовом шаблоне только поменяли данные. Будьте оригинальными, креативными и тогда ваше письмо запомнится получателю, а значит, и вероятность повторного сотрудничества возрастёт.

КАК НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. Разбираю образец письма

Примеры бизнес-писем

Пример бизнес-письма с благодарностью за сотрудничество приведем далее.

Уважаемый Анатолий Васильевич (или другое имя и отчество частного предпринимателя или представителя компании, сотрудничавшей с вами),

Наш коллектив архитектурного агентства «Яркое будущее» и лично я искренне и от всего сердца благодарим Вас и муниципалитет за сотрудничество. Общими усилиями нам удалось перестроить Областную детскую больницу так, чтобы находиться там было не только безопасно, но и максимально комфортно для медицинского персонала. А также, надеюсь, что эти усилия сделают посещение данной больницы удобным и для детей, и их родителей. Работать с Вами было одним удовольствием, поэтому мы надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С уважением, представитель архитектурного агентства «Яркое будущее» Александр Геннадьевич.

Образец бизнес-письма про взаимовыгодное сотрудничество — ниже.

Уважаемый Леонид Александрович (имя и отчество вашего работника),

ЗАО «Завод по обработке древесины имени Г. Агриколы» желает выразить Вам благодарность за взаимовыгодное сотрудничество. Наша компания была рада работать с Вами над одними проектами. В будущем обещаем приложить все свои силы на поддержку нашего плодотворного совместного труда.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество и желаем Вам стабильности, профессионального роста и партнёров, которые будут понимать Вас с полуслова.

С уважением, директор «Завода по обработке древесины имени Г. Агриколы» Пётр Николаевич.

Пример пояснительного письма приведем далее по тексту.

Уважаемый Геннадий Александрович!

Я, представитель архитектурного агентства «Яркое будущее», Анастасия Марковна, приношу свои извинения и сожаления по поводу сдачи объекта не по срокам из-за несвоевременного привоза строительных материалов. Надеемся на ваше понимание и дальнейшее сотрудничество.

С огромным уважением, вице-президент архитектурного агентства «Яркое будущее» Анастасия Марковна.

Этика – один из важных аспектов бизнеса, и, соблюдая все правила и нормы поведения, вы увеличите рентабельность и успешность своего бизнеса.

Источник: fb.ru

Как написать деловое письмо: советы по оформлению и содержанию

Написание деловых писем имеет свои важные особенности. Если вы ведете деловую переписку, то должны их знать и учитывать. Допущенные в письме ошибки и несоблюдение общих правил может плохо отразиться на престиже и репутации компании. Разберем, какие бывают виды деловых писем и как их грамотно составить.

Как написать деловое письмо: общие принципы и советы

При составлении делового письма нужно соблюдать основные правила ведения официальной переписки:

• Текст должен быть составлен в официально-деловом стиле, без лишних эмоций. Недопустимо использование сленга, юмора, дерзости, грубости и излишней учтивости в обращении к адресату. Правила делового этикета не позволяют сокращать слова при обращении или в указании адреса.
• Деловая переписка с коллегами или партнерами должна быть лаконичной, а текст письма — помещаться на одной странице. Письмо должно содержать только важную информацию (основные моменты, цифры, детали) и необходимые разъяснения. Избегайте многословности и тяжелых речевых оборотов.
• Международная переписка обязательно ведется на языке получателя. В большинстве случаев письма к иностранным партнерам составляются на английском языке .
• Текст письма не должен содержать словоформ, имеющих двойственное значение, и излишнее количество сложных малоупотребительных слов, он должен быть понятным, а изложенная информация — доступной для восприятия. Излагайте суть емко, простыми предложениями с упором на глаголы. Минимизируйте причастия, деепричастные обороты, прилагательные.
• В деловой переписке должны отсутствовать эмоции . Слова и знаки препинания, имеющие эмоционально-экспрессивную окраску — признак непрофессионализма.
• Не должно быть орографических, пунктуационных, стилистических ошибок, а также неточностей, исправлений, зачеркиваний;
• Структура делового письма должна быть четкой и хорошо продуманной. Текст необходимо делить на смысловые абзацы. Они не должны быть слишком громоздкими, но в то же время каждый абзац должен содержать законченную мысль. Количество строк в первом и последнем абзаце не должно быть более четырех, а в остальных – не более восьми.
• Деловое письмо на бумажном носителе должно быть оформлено на фирменном бланке компании.
• Отвечать на деловые письма нужно в течение десяти дней с момента их получения, если это деловая переписка, ответ желательно дать в течение 48 часов.

Структура делового письма

Перед тем как написать официальное письмо, нужно определится с его структурой. Даже незначительный недочет может испортить общее впечатление о полученном документе.

В общем виде структура письма выглядит так:

• шапка,
• вступление,
• основная часть,
• заключение,
• подпись и контакты отправителя.

Делопроизводство в России регламентировано ГОСТом Р 6.30-2003. Однако правила относительно перечня и последовательности реквизитов в письме носят рекомендательный характер. Расположение и порядок реквизитов может варьироваться составителем.

Шапка делового письма должна быть разделена на две части. Слева или в центре письма располагается штамп, содержащий следующую информацию:

• официальное наименование организации;
• адрес местонахождения объекта;
• КПП, ИНН;
• контактный номер телефона;
• реквизиты банковского счета;
• адрес электронной почты;
• номер письма и дата отправления;
• отметка о получении документа.

Справа указывают полное название организации , ФИО и должность сотрудника, составлявшего документ.

Ниже по центру располагается заголовок, соответствующий виду документа (Гарантийное письма, Рекламация, Коммерческое предложение и т.п.).

Вступление содержит обращение к получателю. Оно может начинаться со слов «Уважаемый», «Коллега» «Господин» или «Госпожа». После него следует имя-отчество адресата, например «Уважаемый Дмитрий Юрьевич!». Вместо слов «Добрый день» лучше использовать нейтральное «здравствуйте». Обращение — только на Вы.

Далее нужно указать кратко суть обращения.

Далее идет основной текст обращения, структурированный следующим образом:

1. основная часть, включающая описание сути проблемы, предложения по ее решению, четко сформулированные рекомендации;
2. заключение, которое может содержать просьбу, выражение надежды или благодарности, извинение за неудобства;
3. прощание в вежливой форме, к примеру «С уважением и наилучшими пожеланиями», «Желаем успехов», «С надеждой на понимание»;
4. должность руководящего лица и его личная подпись;
5. ссылки на приложения, если они есть;
6. сведения об исполнителе (ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).

Печать организации рекомендуют ставить только на оферте, гарантийном письме или рекламации. На других видах деловых писем оттиск печати на требуется.

Разновидности деловых писем

Возможно заинтересует: 20 способов, как сэкономить семейный бюджет на продуктах

Прежде чем писать деловое письмо, определитесь, к какому виду писемь оно относится. Условно все деловые письма делятся на следующие виды:

Пример делового письма

Несмотря на то, что все разновидности деловой корреспонденции оформляются одинаково, они существенно различаются по содержанию. Вот один из примеров делового письма. Обычно в каждой компании есть шаблоны разных писем, которые нужно просто заполнить, подписать и отправить адресату.

Электронное деловое письмо

Самым доступным средством для оперативной отправки и получения большого количества деловой корреспонденции является электронная почта. Этот вид связи позволяет организациям осуществлять официальную переписку с партнерами из разных стран. Основные преимущества электронной почты — ее доступность и скорость пересылки писем в любую точку мира.

Его принято оформлять в следующем виде:

1. Тема письма. Указывается в отдельном поле электронного сообщения. Она должна отражать основную суть письма в нескольких словах.
2. Приветствие. С него необходимо начать деловое письмо. Его написание должно соответствовать правилам деловой переписки (Приветствие, обращение на Вы, указание имени-отчества).
3. Основной текст должен содержать основную суть обращения. Если письмо предусматривает дополнительные приложения, в тексте должно быть их краткое описание. Для улучшения читаемости текста большие блоки сплошного текста лучше разбить на абзацы, между которым можно добавить пустую строку.
4. Подпись с указанием ФИО отправителя в полном или сокращенном виде.
5. Контактные данные. Здесь можно указать телефон, адрес электронной почты, ссылку на официальный сайт и логотип компании. Программные настройки почтовых программ позволяют сохранить готовый шаблон подписи, который будет вставляться в письмо автоматически.

Зная все правила и особенности официальной переписки, можно спокойно отправлять письма даже в самые крупные компании в расчете на сотрудничество и укрепление связей в бизнес-среде.

Источник: lady-biznes.ru