Любой владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы оборудование и техника, имеющиеся в его распоряжении, прослужили как можно дольше. Для этого их необходимо регулярно обслуживать. Это обойдется дешевле, по сравнению с затратами на ремонт или с убытками, которые бизнесмен может получить в случае простоя своего бизнеса.
Не нужно ждать, пока техника сломается, чтобы потом ее ремонтировать
Многие бизнесмены несерьезно относятся к вопросу обслуживания оборудования. Например, несмотря на то, что компьютеры и различные электронные устройства развиваются огромными темпами, они предпринимают совсем небольшие усилия по защите аппаратных средств и обновлению программного обеспечения. Когда они сталкиваются с необходимостью чистки системных блоков от пыли и удаления временных файлов из операционной системы, они шутят о запланированном устаревании техники.
Использование «реактивного» подхода к обслуживанию оборудования является ошибкой. Не нужно ждать, пока какое-нибудь устройство выйдет из строя или его функциональное состояние существенно ухудшится, прежде чем предпринимать меры по приведению его в надлежащее состояние. На самом деле, нужно применять «проактивный» подход к обслуживанию любого технического устройства, даже кофемашины. Можете вспомнить, когда вы в последний раз меняли жернова для кофемолки? Если не можете, они, скорее всего, затупились и требуют замены.
Как привести дела в порядок? 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ инструмента для предпринимателя
Если вы отдаете предпочтение порядку, а не хаосу, вы должны выделять достаточно времени и сил для обслуживания всего вашего оборудования. Поддержание устойчивого функционирования техники в долгосрочной перспективе неоднократно окупится, сэкономив вам средства на восстановление оборудования после поломки.
Предположите, что произошла следующая неприятная ситуация: вы заплатили за престижную выставку в своей отрасли, настроили оборудование и в последний момент обнаружили, что ваше выставочное оборудование не функционирует. Если бы вы уделяли должное внимание обслуживанию своей техники, этой неисправности удалось бы избежать, или вы бы смогли ее исправить за максимально короткий срок. С другой стороны, недостаточно качественное обслуживание оборудования приведет к потере маркетинговых возможностей, а с ними и возможных покупателей, число которых может исчисляться тысячами.
Другими словами, если вы не предусмотрите выделение средств на этот вопрос при планировании бизнеса, это может обойтись впоследствии вам намного дороже. Поэтому своевременное и качественное обслуживание техники является одним из главных условий успешного развития бизнеса. Ниже приведены 5 правил по организации обслуживания техники.
Обеспечьте регулярное обучение и тренировку вашего технического персонала
Это особенно важно в том случае, когда ваш бизнес использует большие агрегаты. Не полагайтесь полностью на однократное обучение ваших операторов с последующей периодической проверкой их знаний и умений. Вместо этого организуйте процесс регулярного обучения технического персонала. Благодаря этому ваши операторы сохранят важные навыки, а вы будете в курсе всех обновлений в аппаратном и программном обеспечении ваших станков. Кроме того, у вас может быть высокая текучесть кадров, поэтому будет лучше, если новые сотрудники будут получать необходимые знания и навыки в процессе реального обучения, а не от других сотрудников.
Как расти в бизнесе? Как привести дела в порядок? Систематизация бизнеса
Проверяйте оборудование на предмет износа
Добейтесь ситуации, когда ваши операторы будут своевременно обнаруживать признаки ненадлежащей работы оборудования. Это уменьшит вероятность нанесения ущерба технике или урона здоровью персонала. Очень часто поломке оборудования предшествует появление симптомов его неправильной работы. Электронное оборудование перед выходом из строя работает медленнее, в то время как механические устройства начинают перегреваться, вибрировать и работать с более высоким уровнем шума, чем обычно.
Используйте новое оборудование для обслуживания
Инструменты, используемые при обслуживании техники, не всегда соответствуют требованиям времени. На рынке постоянно появляются новые смазки, фильтры и уплотнители, которые работают намного лучше существующих. Чтобы ваша техника прослужила дольше, следите за новинками в этой области и своевременно внедряйте их в свой бизнес.
Содержите рабочее пространство, агрегаты и узлы ваших станков в чистоте
В чистоте ваше оборудование будет работать лучше. Поддержание чистоты является одним из условий сохранения здоровья ваших сотрудников и требованием безопасности. Например, своевременная чистка вентиляторов и трубопроводов вентиляционных систем будет способствовать поддержанию здоровья ваших сотрудников, обеспечение работоспособности системы пожарной сигнализации позволит им чувствовать себя безопаснее.
Своевременно вносите записи об обслуживании в техническую документацию
Отслеживайте своевременность проведения мероприятий в соответствии с графиком технического обслуживания. Следите за тем, когда было ваше оборудование приобретено, сколько раз с момента приобретения ремонтировалось и обслуживалось. Если вы не будете делать записи об обслуживании вашей техники в документах, вам будет трудно держать все под контролем.
Затраты в краткосрочной перспективе приведут к получению выгоды в долгосрочном периоде
Очень тяжело постоянно быть на высоте в вопросах обслуживания техники. Это может очень сильно отразиться на вашем ежемесячном бюджете. Возможно, вы будете испытывать нехватку персонала или времени для того, чтобы заниматься этими вопросами. Это все будет сопровождаться затратами в кракткосрочной перспективе. Но в долгосрочном периоде вы получите несомненную выгоду.
Она будет заключаться в меньшем количестве ремонтов, более редкой покупке новой техники. В результате, вы быстрее сможете вернуть деньги, которые инвестировали в покупку оборудования и станков.
Независимо от области вашей деятельности, независимо от того, какой вы техникой обладаете: будь то компьютерные системы или строительные машины, вы должны планировать обслуживание вашей техники, чтобы предотвратить внезапные аварийные ситуации.
Источник: businessman.ru
Как привести дела в порядок: методика повышения производительности
Когда в последний раз вы завершали проект задолго до дедлайна? Обычно все происходит с точностью до наоборот. Неумение вовремя взяться за дело и довести его до конца — реальная проблема многих людей, с которой сложно бороться. И ключевым моментом здесь является не снижение рабочей нагрузки, а изменение нашего мышления и подхода к задачам.
Один из методов повышения личной эффективности разработал эксперт в вопросах управления временем и автор нескольких книг на эту тему Дэвид Аллен. Его методика называется Getting Things Done (GTD), что переводится как «Доведение дел до конца».
Аллен описывает GTD как простой, пошаговый и высокоэффективный метод для достижения расслабленного и продуктивного состояния. В основе техники заложена концепция о том, что человеку приходится обрабатывать много разных входных данных (это все то, что поступает в наш мозг, и нам приходится решать, что с этим делать): номера телефонов, которые нужно запомнить, встречи, которые важно посетить, конкретные задачи, которые следует обязательно выполнить.
Проблема в том, что большинство людей ничего не делают с этими данными и просто откладывают их на потом. Признайтесь, ведь вы наверняка время от времени открываете электронное письмо, требующее от вас каких-то действий, но просто оставляете его в папке «входящие» в надежде на то, что не забудете разобраться с ним чуть позже.
Когда вы не справляетесь с систематизацией дел, вы испытываете стресс, пытаясь запомнить всё сразу. Это приводит к состоянию, когда вы, по словам Дэвида Аллена, «постоянно смотрите на горизонт в поисках следующего пожара». И разумеется, такое состояние не имеет ничего общего с продуктивностью.
«Чувство тревоги и вины возникает не из-за того, что у вас слишком много дел. Это результат разлада с самим собой».
Когда мы перегружены и находимся в состоянии стресса, то склонны переоценивать второстепенные дела, но позволяем себе откладывать на потом действительно важное. И Аллен уверен, что проблема вовсе не в дефиците времени.
Как работает методика GTD
В подходе Дэвида Аллена есть два важных элемента:
В рамках GTD используются надежные инструменты и соблюдается последовательность действий, чтобы вы могли контролировать то, что вам нужно делать и о чем следует помнить.
Техника GTD представляет собой процесс из 5 шагов.
Шаг 1. Сбор: зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание
Вероятно, когда-то вам пришла отличная идея, но вы, будучи заняты, не записали ее, а потом и вовсе о ней забыли. Почему так произошло? Потому что, как говорит Аллен, мозг нужен для того, чтобы рождать и реализовывать идеи, а не хранить их.
На первом этапе вам нужно четко записать все задачи, которые сейчас привлекают ваше внимание. Важно идентифицировать всё, чтобы затем регулярно обрабатывать задачи и быть уверенными, что вы ничего не пропустили.
Для этого подойдет любой удобный инструмент: блокнот, специальное приложение, планировщик, диктофон и т.д. Главное — чтобы этот инструмент был для вас привычным и не создавал какие-либо барьеры для использования.
Шаг 2. Обработка: уточните важность задачи
Просматривая каждое задание, спросите себя: нужно ли им заниматься? Это поможет вам избавиться от всего, о чем не стоит беспокоиться.
Если это возможно, обратите внимание, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Все, что занимает менее двух минут, должно быть сделано немедленно. Таким образом, вы можете легко сбросить себя бремя мелких и простых задач.
Если задача занимает больше времени, добавьте ее в свой список действий.
Любая задача, требующая более одного действия, становится в методике GTD проектом. Так, проектом может быть что угодно — и ремонт квартиры, и масштабная маркетинговая кампания.
Поместите все свои проекты в список проектов, который вы регулярно будете просматривать. Затем определите последовательность действий для проекта и обозначьте конкретные сроки в календаре.
Также сохраните список «ожидание» для всех задач, которые вы делегировали другим, это позволит вам отслеживать задачи, которые напрямую к вам не относятся, но тем не менее важны для вас.
Для идей, которые вы, возможно, захотите реализовать в будущем, полезно создать список «может быть / когда-нибудь». Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальными.
Шаг 3. Организация: распределите действия по категориям и приоритетам
Все задачи, попавшие в список действий, распределите по группам схожих действий. На этом этапе в игру вступает идея контекста. Например, список телефонных звонков, которые вы должны сделать, будет сгруппирован в контекст «телефон», а список того, что вам нужно купить, окажется в контексте «магазин».
Контексты — это метки, которые вы делаете в списках действий, они раскрывают, где можно выполнить действие или какой инструмент вам для этого понадобится.
Количество контекстов зависит от того, сколько действий последует и как выглядит ваш рабочий день. Важно уметь оценить с первого взгляда, какие действия возможны в зависимости от вашего физического состояния и имеющегося инструментария.
Хорошая идея — создать контекст «везде» для действий, которые вы можете реализовать независимо от того, где находитесь (например, «позвонить маме»).
Если вы регулярно назначаете встречи, вам будет полезно завести контекст «повестка дня» (по одному для каждого человека), где вы будете записывать то, о чем хотите поговорить на предстоящей встрече. Например, если у вас еженедельная встреча с Ивановым, вы можете рассмотреть возможность использования контекста «Иванов». Эти контексты, конечно, будут меняться по мере развития вашей команды.
Шаг 4. Обзор: часто проверяйте списки
Во-первых, регулярно просматривайте задачи, чтобы проконтролировать, каким должно быть ваше следующее действие.
Это важно делать еще и потому, что приоритеты могут меняться изо дня в день. Возможно, пара задач из списка, которые вы ранее отметили как приоритетные, теперь не требуют особого внимания.
Во-вторых, обзор списка дел помогает контролировать, где вы достигаете прогресса, а где вам нужно скорректировать действия. В итоге вы видите, насколько эффективно работает система в целом.
Помните: производительность — это постоянный обзор и корректировка. Важно очищать и обновлять списки.
В методе GTD Дэвида Аллена обзор списков нужно делать раз в неделю. Он состоит из следующих шагов:
- Освободите голову: в конце недели записывайте все идеи, которые приходят вам на ум.
- Работайте с входящими данными: распределите новые задачи, идеи и сроки.
- Займитесь списком дел. Обновили ли вы его? Не забыли ли вычеркнуть все завершенные задачи? Каковы ваши действия на ближайшие несколько дней?
- Проверьте списки проектов. Насколько актуален список? Выполнили ли вы хотя бы одно следующее действие на прошлой неделе, чтобы приблизить проект к финишу?
- Не забудьте про списки «может быть / когда-нибудь». Хотите ли вы перенести некоторые элементы из этого списка в список проектов?
- Настройте календарь. Насколько он актуален? Сохранили ли вы все встречи? Какие встречи намечены на ближайшее время?
- Проверьте список «ожидание». Какой текущий статус у делегированных задач? Свяжитесь с коллегами, которые ими занимаются, если это необходимо.
При выполнении еженедельного обзора можно проработать список триггеров — это ключевые слова, которые как бы «запускают» ваш мозг для запоминания любых открытых задач, не зафиксированных в системе.
Список триггеров может выглядеть следующим образом:
- сотрудники
- проект начат, не завершен
- проект, который должен быть начат
- к этому нужно будет вернуться
Шаг 5. Действия: просто работайте над задачами
Система настроена таким образом, чтобы вам было проще разобраться в списке дел. Ваши задачи организованы по приоритетам и размещены в соответствующих контекстах. Вы знаете, над чем и когда работать. Пришло время приступить к работе.
Как начать работу с GTD
Теперь, когда вы понимаете основные принципы системы GTD, можно начинать с ней работать. Вполне возможно, что некоторые элементы или этапы GTD уже являются частью вашего рабочего процесса.
Для начала вам потребуется какой-нибудь инструмент для сбора и систематизации всех ваших идей, задач, обязанностей — всего, что вам нужно запомнить. Наверняка у вас уже есть любимое приложение или удобный планировщик. Если нет, ищите тот, который подойдет именно вам. Главное — чтобы это был инструмент, который позволит вам как можно быстрее вытащить задачу из головы и поместить в систему. Если инструмент, которым вы пользуетесь сегодня, не дает вам такой возможности, замените его другим.
Затем выделяйте немного времени каждую неделю или в начале каждого дня на просмотр задач. В конце концов, время тратится впустую тогда, когда задачи не визуализированы и нет общего представления о том, что актуально и что находится в процессе работы.
Убедитесь, что задачи распределены по приоритету, чтобы вам не приходилось тратить время на выяснение того, что важнее.
Как вы организуете эти задачи, зависит только от вас, но помните, что с системой GTD нельзя заигрывать. В противном случае ваш список дел начнет распухать от категорий и контекстов, различных приоритетов и всевозможных меток и «флажков».
Источник: kontur.ru
Как навести порядок в своем бизнесе
Добрый день, уважаемые читатели! Я являюсь бизнес-консультантом и тренером. На портале Point.ru я буду вести авторскую колонку, посвященную бизнесу и смежным вопросам. В ней я буду делиться своим практическим опытом работы с самыми разными компаниями, давать конкретные советы, которые, надеюсь, принесут вам пользу. Иногда я буду давать вам задания, которые позволят вам применить полученные знания на практике.
Российский бизнес очень молодой, и большинство компаний создавались и развивались достаточно спонтанно. И это было нормально: все росли вместе с рынком и ценой на нефть.
Сейчас рынок сильно сократился, выживают только сильнейшие компании. Если вы хотите оказаться в их числе, то самое время разгрести бардак, накопившийся за прошедшие годы.
Что такое бардак? Это когда люди толком не знают, за что отвечают. Когда в компании нет стандартов работы и/или персонал не обучен по ним работать. Когда клиента «посылают» из отдела в отдел и не только, обслуживают долго и плохо. Когда в компанию не хочется обращаться повторно.
Узнаете свой бизнес? Тогда эта статья для вас.
Бизнес-процессы
Это слово в последние годы так затаскали, что его смысл теряется под налетом мистики. На самом деле все просто. Бизнес-процесс – выполнение в компании той или иной работы, например выполнение заказа клиента (от входящего звонка до получения оплаты и подписания акта). И у каждой работы есть некоторый алгоритм, который должен быть: а) описанным, б) оптимальным и в) действительно выполняться. Именно от этого зависят результаты работы компании, в том числе и финансовые.
Процессы протекают с компании, независимо от того, замечаете вы их или нет. Сейчас Вам важно научиться смотреть на свой бизнес через призму процессов.
Представьте, что компания – это «клиентопровод». Чем больше пропускная способность, тем успешнее бизнес. Если же в трубе наросты и засоры, то и клиентов до «выхода» доходит немного.
Как повысить производительность и качество своей компании? Для начала понять, как в ней протекают основные процессы, то есть те, от которых ваши клиенты получают прямую пользу и за которые платят вам деньги. Другие процессы, такие как хранение запасов или бухгалтерское обслуживание, являются вспомогательными, и они не приносят клиенту прямой ценности.
В компании основной процесс или один, или их несколько. Примеры:
- Оптовые продажи
- Ремонт автомобиля клиента
- Обслуживание клиента в ресторане
Рассмотрим более детально основной бизнес-процесс ресторана:
Обратите внимание: на этом рисунке нет организационной структуры, которую так любит рисовать большинство руководителей. И это правильно: она не столь важна. Клиента не волнует, кому подчиняются официанты, а также то, какой отдел виноват в том, что сегодня для какого-то блюда нет ингредиентов. Ему важно получить вкусную еду и качественный сервис за приемлемые деньги, а это зависит от того, как спроектирован и выполняется вышеописанный процесс.
Практические задания
- Выделите основные процессы своего бизнеса.
Лучше делать это в команде, включив в нее ключевых людей своей компании. Во-первых, вы удивитесь, как по-разному они видят работу. Во-вторых, те решения, которые вы примете вместе, каждый будет охотно воплощать в жизнь: «Ведь это и мое решение». К тому же люди обрадуются: «Наконец-то меня услышали!» Заодно вы получите опыт эффективной работы в команде: это действительно здорово! Потом вам будет легче работать вместе. - Выберите один процесс для детальной проработки. Четко сформулируйте его название и цель. Определите первый и последний шаги.
- Нарисуйте схему выбранного процесса по аналогии с примером.
Схема должна быть простой и всем понятной. От сложной – пользы практически никакой – только запутывает.
Шагов должно быть немного (обычно не больше 10-15): это «принципиальная схема» работы компании. Типичные ошибки:
- Нарисовать слишком общо (менее 5-7 шагов)
- Слишком углубиться в детали (везде или местами)
К чему все это?
Вы уже поняли, для чего все это? Вот именно, для наведения порядка. Потому что если вы точно знаете, как работает компания, это уже хорошо. Но еще лучше то, что вы можете ее улучшать. Уже выполняя эти задания, вы наверняка заметили как-то моменты, которые можно улучшить.
Сократить лишние шаги, упростить согласования, передать часть функций на более низкий уровень, устранить дублирование функций и т.д.
А затем и оптимизировать вашу организационную структуру: так, чтобы бизнес-процессам было в ней «комфортно». Чтобы она им помогала, а не мешала, как это часто бывает, когда отделы враждуют друг с другом.
Кто проигрывает от плохих бизнес-процессов? Клиент. А, проигрывая, он «голосует ногами» против компании, которая теряет прибыль или просто перестает существовать.
Что дальше?
То, что мы с вами сейчас сделали – основа. Именно с нее начинается то самое наведение порядка в компании. Следующими шагами станет определение целей и задач подразделений, разработка кратких и толковых, а не формальных должностных инструкций. И писать их должен отнюдь не менеджер по персоналу.
Хочу подчеркнуть, что оргструктура, должностные инструкции и т.п. – вторичны, а в основе любой компании лежат бизнес-процессы.
И это только начало. Это разгребание бардака и наведение элементарного порядка. Затем делают толковую систему мотивации, разрабатывают стандарты работы, регламенты и т.д. Но об этом в другой раз.
Что же в итоге? А то, что бизнес переходит из разряда искусства в область ремесла. Это значит, что результаты работы становятся предсказуемыми. Вы перестаете зависеть от прихотей и настроений отдельных сотрудников. Можете тиражировать свой бизнес, и быть уверенным в результатах.
Чем теперь заняться хозяину? Как что, создавать новые бизнесы, конечно! В России еще так много можно сделать…
Может показаться, что сейчас не время заниматься такими «далекими от жизни» вопросами. «Кризис на дворе. Бери больше, кидай дальше – только так можно выжить».
Все так: «брать и кидать» нужно. Но иногда важно остановиться и подумать, как это делать лучше. Вопрос этот отнюдь не праздный. Те несколько часов, которые вы на это затратите, принесут вам дивиденды, которые значительно превзойдут ваши ожидания.
Источник: www.ippnou.ru
