Как ведется бизнес переписка

Как вести деловую переписку, чтобы она была максимально эффективной и отнимала минимум нервов и у вас, и у тех, кому вы пишете. Прочитали сами — перешлите коллегам.

Общие правила

  • Пишите только по тем контактам, которые вам дали. Не надо искать личный аккаунт человека в соцсетях и писать ему туда по рабочим вопросам. Может он там душой отдыхает, а тут вы со своими дедлайнами.
  • Не стоит кидать в мессенджеры важные задачи, так они легко теряются. Изредка можно маякнуть адресату: «Вася, тебе срочное письмо!» (или послать наш стикер). Вся рабочая переписка и обсуждения — только в почте.
  • Сохраняйте историю. Цепочки писем — великое изобретение, которое помогает ориентироваться в море сообщений. Идеальный вариант: один рабочий вопрос — одна цепочка писем, чтобы ничего не потерялось.
  • Если видите, что письмо адресовано нескольким людям, всегда используйте кнопку «Ответить всем». Но знайте меру: не посылайте задумчивый смайл всему департаменту в ответ на вопрос о времени общего совещания.
  • Не помечайте письмо, как прочитанное, пока не сделаете все, что должны по нему сделать. Отвечайте в течение суток.
  • Всегда проверяйте вложения, которые собираетесь форварднуть. Не надо полагаться на других: если что-то пойдет не так, спросят с вас.

Как писать

  • Оформляйте письмо правильно! Не забывайте ставить пробелы (только не перед знаками препинания), использовать заглавные буквы и выделять абзацы. Ставьте знак вопроса в конце вопросительного предложения, не используйте многоточия. Аккуратная верстка — признак хорошего тона, а структурированное послание скорее поймут правильно.
  • Пишите коротко и по делу. Лирические отступления оставьте для личной переписки, в рабочей не место эмоциям, эпитетам и метафорам.

Следите за языком. Представьте, что в любой момент ваша переписка может быть обнародована. Важно выглядеть достойно даже в обсуждении неприятных моментов.

Пишем письмо

Письмо всегда пишется снизу вверх:

ЭТО нельзя писать в рабочих письмах! Правила деловой переписки

Готово! Все в восторге, вы восхитительны.

Источник: rocit.ru

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

Читайте также:  Станция техобслуживания как бизнес

Этикет в электронной переписке. Как правильно писать деловые электронные письма

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке.

Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета.

Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт.

Читайте также:  Как открыть бизнес в Норвегии россиянину

Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

—Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык.

Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

Источник: www.susu.ru

Ключевые правила деловой переписки

переписка email

Деловые письма до сих пор являются важным средством общения и частью бизнес-процессов в любой сфере деятельности. От того, как вы составите письмо, зависит многое: согласуют ли вам задачу руководитель, насколько качественно выполнит задание контрагент, быстро ли решится клиент на сделку. Также практически весь документооборот ведется в почте, и чем грамотнее оформлены официальные письма, тем лучше для вашей компании. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки из нашего бесплатного онлайн-курса «Устная и письменная коммуникация».

Читайте также:  Функции управления в бизнесе

Содержание письма

Рабочая почта — для делового общения, поэтому сразу стоит отметить те письма, которые стоит писать в официальном стиле именно в электронной почте:

  1. Письма по постановке задач.
  2. Письма для согласования работ или комментариев к задачам.
  3. Письма по итогам встречи.
  4. Письма для договоренности, назначения встречи, уточнения чего-либо.
  5. Письма с документами.

Остальные мелкие вопросы можно решить в чате в мессенджерах или во время обеда.

Тема письма

Адресация

В поле «Кому» выбирают тех, от кого непосредственно требуется ответ. Если в этой строке стоят несколько человек, то по этикету каждый должен дать ответ. В поле «Копия» ставятся те, кто должен быть в курсе переписке. Если в этом поле поставить руководителя, то переписка будет конструктивнее, а вопрос решится быстрее.

Пройдите онлайн-курсы бесплатно и откройте для себя новые возможности Начать изучение

Приветствие

Не забывайте приветствовать человека, которому пишите письмо. Простое «Здравствуйте, Олег» или «Привет, Марина» расположит к вам читателя и улучшит настроение. Даже если вы пишите письмо своему коллеги, не пренебрегайте приветственным словом.

Первое предложение в письме

В самом начале письма важно изложить основную суть, что вы желаете получить от адресата. Если вы хотите, чтобы коллега внес правки в задачу, то в первом предложении напишите «Необходимо доработать договор по комментариям. Напишите, когда сможете выполнить задачу». Если вам нужна помощь руководителя в проблеме, которую вы уже пытались сами решить и у вас накопилась целая переписка, то в начале стоит кратко изложить суть проблемы и предпринятые уже действия.

Орфография и пунктуация

Оперативность ответа

Если письмо внутрикорпоративное — на него необходимо ответить на протяжении 1-2 часов. Бывает такое, что вопрос может требовать развернутого ответа, который нужно подготовить. В таком случае так и напишите, что вам необходимо собрать материалы. На письма от партнеров или других людей не из вашей компании можно дать ответ в течение 1 рабочего дня. Как правило, им не нужно решать с вами срочные проблемы.

Читайте нас в Telegram — stranavozmojnostey Поделиться в социальных сетях

Источник: rsv.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин