Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.
О чем идет речь
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
- общим — касающимся основной деятельности компании;
- кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
- секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
- электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.
Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.
КАК ЗАРАБАТЫВАТЬ НА ПРОИЗВОДСТВЕННОМ БИЗНЕСЕ / ИСТОРИЯ ОБРАЗОВАНИЯ НАШЕГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
- входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
- исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
- внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
КАК ОТКРЫТЬ ПРОИЗВОДСТВО? Секреты от предпринимателя Алексея Маликова | Бизнес клуб Эквиум
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.
В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Печати и штампы
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Источник: clubtk.ru
Бухгалтерия для производства: крупные предприятия и частные бизнесы
Если вбить в поисковике «бизнес по производству товаров», то в первых же ссылках помимо умных слов будет и много предостережений. Мол, десять раз подумайте, прежде чем начинать своё производство. Если у вас нет большого стартового капитала — лучше откажитесь. Ведь это сложно, затратно, и что вы вообще удумали.
Но у нас другое мнение. Начинать своё дело, к какой бы сфере оно не относилось, всегда сложно и страшно. Но разве это останавливает тысячи предпринимателей по всей России? Как бы ни так.
И если вы задумались открыть своё производственное предприятие, то в этой статье мы расскажем, что эта отрасль скрывает внутри, и есть ли в ней подводные камни для бухгалтерии.
Что внутри:
Что такое производство, и каким оно бывает
Наиболее простая и понятная формула для определения производства — это:
Материалы + работа с материалами = продукт
То есть продаётся ни услуга, ни материалы, а само изделие из них.
При этом производством могут быть как крупные заводы, которые первыми приходят на ум, так и небольшие ателье по пошиву одежды или изготовители мебели.
Производством может быть и научная сфера. Предприниматель может закупить электрические конденсаторы, материнскую плату, какие-то дополнительные комплектующие и собрать мелкую компьютерную технику или датчики. С подобными небольшими производствами мы работаем часто.
Какие системы налогообложения подходят производству
Индивидуальные предприниматели на УСН Доходы в производстве на нашей практике, кажется, даже не встречались. А если вы узнали себя здесь, то у нас к вам пара вопросов. Полиция, держите его, он закупает материалы и не хочет уменьшить за счёт этого налог.
А вот ИП на УСН Доходы минус расходы встречаются частенько. Расходная часть у производства точно есть, а значит выгодно работать через вычет. Материалы, коммуналка, аренда, зарплата — всё это можно отнести в расходы и уменьшить на эту сумму налог.
Но чаще производством занимаются всё-таки ООО, а не ИП.
ООО на УСН Доходы — это какой-то зверь из красной книги.
Самый распространённый выбор — УСН Доходы минус расходы.
Если у вас ООО на ОСНО, то вы, наверное, крупный парень, и у вас есть своя база 1С, где ведётся учёт по продукции и материалам. Не хотим спешить с выводами, но таким компаниям обычно тяжело работать с аутсорсингом бухгалтерии. Либо вы не особо крупный, просто ваши контрагенты жаждут выставлять документы с НДС, вот и вам приходится с ним работать.
Если смотреть на нас, то обычно в Кнопку приходят ИП и ООО на УСН Доходы минус расходы. От товарного учёта такие производители, как правило, отказываются. Поэтому и свои базы 1С отсутствуют. Они закупают материал, например, ткани, и уже их них шьют костюмы, платья или постельное бельё.
С сотрудниками на производствах обычно всё в порядке. Иностранцев почти не бывает, а значит юридически тут сложно на что-то напороться.
И пара слов про оплату. Если предприниматель работает с физиками (обычными покупателями, не компаниями), то все платежи должны обязательно проходить через кассу. Или агрегатор по типу ЮKassa или PayMaster. Иначе от налоговой полетят штрафы.
Источник: knopka.com
Как вести производственный учет
Бухгалтерский учет процесса производства подразумевает отражение затрат на изготовление конечного продукта, выпускаемого предприятием. При этом учитывается объем и ассортимент продукции, производится контроль уровня расхода ресурсов, рассчитывается себестоимость, и выявляются резервы ее снижения.
Статьи по теме:
- Как вести производственный учет
- Как организовать учет товара
- Как организовать складской учет
Инструкция
Определите состав затрат, включаемых в себестоимость. Они должны соответствовать расходам, включаемым в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в соответствии с главой 25 Налогового кодекса (статьи 252-264).
Разработайте порядок внутреннего документооборота, позволяющий зафиксировать любую производственную операцию. Применяйте унифицированные формы первичных документов.
Учитывайте прямые затраты, связанные с производством, по дебету активного счета 20 «Основное производство». Откройте к этому счету субсчета по цехам (производственным участкам), видам деятельности. Учет необходимо вести в разрезе каждого вида затрат.
Распределите в конце месяца расходы вспомогательного производства, общепроизводственные и общехозяйственные расходы между отдельными видами деятельности (продукции) пропорционально выбранной базе (заработной плате основных рабочих, количеству машино-часов, объему готовой продукции и т.д.). Спишите их в дебет счета 20.
Произведите оценку незавершенного производства на конец месяца. Распределите итоговую сумму себестоимости по дебету счета 20 между реализованной продукцией и незавершенным производством. Спишите в дебет счета 90 «Продажи» (по работам и услугам) и в дебет счета 40 «Выпуск готовой продукции» (по готовым изделиям) себестоимость по этим видам деятельности.
Приход и расход готовой продукции на складе в течение месяца учитывайте на счете 43 по планово-учетным ценам. Отразите общую стоимость выпущенных изделий по планово-учетным ценам по кредиту счета 40 «Выпуск готовой продукции», по дебету будет отражена их фактическая себестоимость. Сопоставьте дебетовые и кредитовые обороты. Закройте счет, сделав проводку:Дебет счета 90 (субсчет «Себестоимость»), Кредит счета 40 «Выпуск готовой продукции» — сторнировано отклонение красным, если плановая себестоимость превысила фактическую, или Дебет счета 90 (субсчет «Себестоимость»), Кредит счета 40 «Выпуск готовой продукции» — списано отклонение, если фактическая себестоимость превысила плановую.
Отражайте выручку от реализации продукции по кредиту счета 90 в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Определите финансовый результат производства, сопоставив дебетовый и кредитовый обороты по счету 90. Спишите прибыль в кредит счета 99 «Прибыли и убытки», а убыток в дебет этого счета.
Источник: www.kakprosto.ru