Поиск офиса — нервное занятие. Хуже только офисный ремонт.
Как договориться с арендодателем о скидке, какие мелочи влияют на планировки и как не сойти с ума во время ремонта? Спойлер: это возможно. Мы в Ключе делаем офисы, коворкинги и штаб-квартиры для бизнеса любого формата, так что это знаем точно. Рассказываем, что и как.
Мне никогда не приходилось искать офис. Как подойти к выбору идеального рабочего пространства для своей команды?
1865 просмотров
Для начала разминка. Представьте себе район и здание, куда вы хотите приезжать каждый день. Это старинный особняк на Чистых прудах или большой бизнес-центр на севере Москвы? Хотите офис с готовым ремонтом или уже придумали свои планировки? Посмотрите на ЦИАНе, сколько может стоить аренда в том районе и по тем параметрам, которые вы для себя определили.
Отлично. Информацией вы уже владеете, а вот офисом пока нет. Не надо стесняться искать офисы в фейсбуке — оставляйте посты в духе «Ищу офис, посоветуйте» в тематических группах или у себя на странице. Смотрите, где снимают офисы компании, которые близки вам по духу. Если поиски затянулись и не помогает даже ЦИАН — обращайтесь к брокерам.
КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ ОФИС? | «Тема недели» Выпуск 34
Нашли! Можно въезжать?
Стоп-стоп. Даже если вам кажется, что вы нашли идеальное помещение с ремонтом — не успокаивайтесь, проверьте буквально все щели (в прямом смысле). Для начала нужно провести детальное обследование вентиляции, инженерных систем, коммуникаций и проводки . Вам не обязательно разбираться в строительных нюансах: достаточно доверить это дело специальным фирмам.
У наших друзей был такой случай: они въехали в офис мечты со свежим ремонтом, но чуть позже оказалось, что всё здание поражено грибком. В будущем это могло бы обернуться для арендаторов серьёзными проблемами со здоровьем, вплоть до заболевания астмой. Мораль тут одна: подписывайте договор только после обследования здания — так вы точно будете уверены в состоянии офиса и не попадёте на незапланированный ремонт.
А можно поторговаться при выборе офиса? И почему на одной и той же улице, буквально в 20 метрах друг от друга, похожие офисы могут так сильно различаться по цене?
Даже при выборе офисов у нас часто преобладают эмоции, а не логика. Вот я увидел этот офис на Кузнецком Мосту и влюбился: тут огромное окно во весь этаж, много света, стильный ремонт. За возможность работать в офисе мечты я могу и переплатить — и пусть в соседнем здании сдают похожее помещение на 20 тысяч дешевле, но без этого красивого окна.
Ключ Кузнецкий Мост и то самое окно, в которое мы однажды влюбились
Казалось бы, Москва переполнена офисами. Но качественно сделанных среди них не так уж много. Лендлорды отлично это понимают и, обладая хорошим помещением, чувствуют себя вправе поставить такую стоимость, которая будет несоизмеримо больше потраченных на него вложений.
Обследование помещения полезно в том числе и потому, что оно раскрывает все потенциальные риски, которые могут грозить зданию.
Как выбрать офис? Жизнь в бизнес центре на Николоямской 40 стр1
Если в офисе нужно обновить вентиляцию, вы можете предъявить это лендлорду и получить скидку. Арендодателю выгодны капитальные вложения в его помещение — ведь потом его можно дороже перепродать. Так что заботы о ремонте, которые вы готовы взять на себя, помогут снять офис дешевле.
Наконец нашли нужное помещение. Как приступить к ремонту и отделке?
В первую очередь, спросите совета своих знакомых, которые уже делали ремонт. Посмотрите фото готовых офисов, которые вам нравятся — например, в рубриках «Штаб-квартира» или «Офис недели» на vc.ru. Обычно там указывают бюро, которые занимались стройкой. Отправьте каждому из них своё ТЗ — там вы в свободной форме опишете, каким хотите видеть ваш будущий офис.
В ответ вам пришлют коммерческое предложение. Сравните их по цене и срокам.
Наиболее сильным подрядчикам с хорошими кейсами (и как правило — самым дорогим) напишите примерно следующее: мне нравятся ваши проекты, я хотел бы, чтобы мой офис сделали вы. Но у меня есть ещё несколько интересных предложений от других компаний, более выигрышных по цене. Если вы готовы немного скинуть по цене, то я, конечно, с вами. Как правило, это работает.
Часто встречается такая ошибка: люди нанимают дизайнеров и параллельно начинают стройку. Не стоит приступать к работам на площадке без дизайн-проекта: всё может измениться в процессе стройки, и тогда стоимость вырастет в разы. Потеряете нервы, время и деньги.
Есть какие-нибудь детали, на что стоит обратить внимание в дизайн-проекте?
1. Расскажите подрядчикам и дизайнерам про своих сотрудников, которым предстоит работать в этом офисе. Сколько их, как они друг с другом взаимодействуют? Кто из них любит работать в тишине, а кто часто выходит покурить? Вы удивитесь, но даже такие мелочи могут существенно повлиять на планировки.
2. Допустим, у вас в компании 100 человек, но в течение года вы собираетесь вырасти до 120. Учитывайте эти прогнозы в планировках.
3. Спросите у своих сотрудников, чего они хотят. Кто-то не может работать без настольной лампы, а кому-то важнее выход на улицу рядом с рабочим местом, чтобы выходить курить и никому не мешать.
Посмотрите, кто носит еду с собой, а кто ходит обедать в кафе — чтобы понять, сколько холодильников вам понадобится в офисе.
Обязательно дайте эти комментарии дизайнеру. Если он адекватный (а мы надеемся именно на это), он обязательно учтёт в проекте весь фидбэк с холодильниками и планировками.
Часто дизайнеры ставят зону отдыха перед кабинетом директора. Но ни один вменяемый сотрудник не будет сидеть прохлаждаться и читать книжки под пристальным взглядом CEO, правда же? Если слышали о таком — дайте нам знать.
В любом, даже самом небольшом офисе должны быть лаунж-зоны, комнаты для переговоров. Полноценная кухня, где можно спокойно расположиться и поесть . Иногда вместо кухни в офисах делают тесный закуток на полтора метра, и несчастные сотрудники вынуждены уходить есть на рабочих местах. Не надо так.
Санузлы предпочтительно разделять на мужские и женские. Если закрыть глаза на СНИПы и ГОСТы, можно обратиться к универсальной формуле — по одному туалету на каждые 30 человек. Практика показывает, что этого достаточно.
Для поддержания в офисах work-and-life balance мы советуем делать мягкие зоны отдыха с книгами, небольшие скайп-переговорные, где люди могут вести приватные беседы по работе и с близкими. Душевые — чтобы взбодриться ближе к вечеру или после дневных занятий спортом.
Можно поставить настольный футбол или другую командную игру — чтобы в свободное время люди могли заняться чем-то полезным для тела и духа, а не только общались в курилке.
Незаметная, но важная вещь — локеры, небольшие шкафчики на замке для личных вещей . Во-первых, это вселяет чувство безопасности тем сотрудникам, кто не хотел бы оставлять в опенспейсе дорогой макбук. Если вечером важное совещание, из локера можно в любой момент достать костюм, а до этого ходить в удобной футболке и джинсах. Маленький локер — ценное вложение в общее ощущение рабочего пространства у сотрудников: вот у нас офис крутой, у других нет такого.
А теперь про подводные камни.
В один прекрасный день вы обнаруживаете, что забыли про мебель . То есть в дизайн-проекте она есть, но заказать её никто не подумал. Оказывается, что нужные вам столы нужно ждать три месяца — а заезжать вы хотите уже завтра. Приходится брать то, что есть в наличии, из-за чего рушится вся дизайн-концепция офиса. Мы предупредили: мебель сложно искать и ещё сложнее ждать. Просто помните про это.
Ещё люди часто забывают про уборку в офисе. Вернее, про то, что весь необходимый для неё инвентарь нужно где-нибудь хранить . В этом техническом помещении вы можете также разместить склад для мебели и расходные материалы. Кстати, про расходники: подумайте о том, чтобы отделять принтеры от рабочей зоны, где сидят люди. Про это не говорят, но запах запекающихся чернил — вреднее сигаретного дыма. Позаботьтесь о здоровье своей команды.
Помните, что экологичные строительные материалы (кирпич, дерево) полезнее искусственных, в состав которых входят асбест и стекловолокно.
При планировках не забывайте про солнечный свет. Ни один дизайнерский светильник не заменит возможность видеть естественный свет из окон.
Инвестируя в продуманное смарт-пространство для работы, вы по большому счёту экономите на зарплатном фонде. Например, вы предлагаете тимлиду работу за 150 тысяч, когда в компаниях-конкурентах могут платить и все 200. Но у этой компании офис в стандартном БЦ: с офисной столовой на первом этаже, грозной охраной, резким светом и белыми потолками «армстронга». Сравнивая разные варианты рабочих пространств, будущий сотрудник зачастую выберет тот офис, где ему будет комфортнее находиться.
Что нужно заложить в бюджет?
Есть простая формула. Стоимость обследования здания + разработка дизайн-проекта + демонтаж, если нужен + строительные материалы + мебель . В общем бюджете допустима погрешность ± 10−15%.
Если не укладываетесь в бюджет — смело сокращайте расходы на дизайн, но не жертвуйте качеством инженерных коммуникаций. Каким бы красивым ни был офис, в первую очередь он должен быть функционален. Грубо говоря, в нём не должно течь с потолка.
А теперь — блок-схема! Все же любят блок-схемы?
Если опускаются руки при таком раскладе — есть выход. Просто переложите все хлопоты на компании, для которых подбор и превращение помещения в смарт-офис — это ежедневная работа .
Такие команды хорошо ориентируются на рынке офисной недвижимости, знают, как складывается ценообразование — с ними точно не переплатите. А также: не будете мучаться с выбором помещения, юридической чистотой сделки, аналитикой работы компании и продуманной планировкой пространства. Сколько нужно расходных материалов, как сделать так, чтобы каждый квадратный метр эффективно работал и не простаивал зря — всё исследуют за вас. А ещё у таких компаний есть доступ к большим скидкам от подрядчиков и производителей материалов.
Команда Ключа открывает в Москве гибкие офисные пространства с 2016 года. За несколько лет здесь создали целое научно-исследовательское подразделение по офисам. Архитекторы сами работают в своих коворкингах и смотрят, как всё устроено: чего хотят резиденты, каких зон не хватает. Офис, где работает каждый квадратный метр, приносит выгоду сам по себе. И помните, что ваше личное время стоит сильно дороже, чем просто тратить его на поиски помещения и ремонт.
Источник: vc.ru
На что обращать внимание при выборе офиса
Основной вопрос, который нужно учесть — это расположение, и выбрать район стоит максимально подходящий для бизнеса.
Важно сочетать доступность помещения с другими факторами:
- наличием парковочных мест;
- рациональной схемой для проезда;
- близостью к метро.
Инфраструктура района должна полностью удовлетворять вашим требованиям. Особенно, если вы снимаете офис для реализации товаров. Тогда важно, чтобы точки сбыта находились в ближайшей доступности. Если учесть эти факторы, работа в будущем станет продуктивнее, а поток людей — достаточным для больших прибылей.
Выбор здания для аренды
Есть несколько вариантов:
- ;
- особняки или жилые здания;
- административные постройки советского времени.
Центры будут полезны для тех предпринимателей, которые по долгу службы должны часто назначать встречи с партнерами или клиентами бизнеса. В жилых постройках лучше организовывать (дополнительные, хранилища материальных ценностей). Правильный выбор здания поможет сэкономить и позволит понимать будущие траты на ремонт, починку или перестройку помещений.
Следующий пункт в плане выбора офиса — месторасположение паркинга. В первое время мебель и прочие принадлежности для помещения придется завозить. Также путь от машины на работу важен для каждодневной продуктивности: никому не понравится, если придется идти квартал от автомобиля, ни работникам, ни клиентам.
Техническая готовность офиса
Возвращаясь к объекту, важно четко знать его техническое состояние. После подписания договора все вопросы по состоянию офиса лягут на ваши плечи. Потому следует изначально проверить все, что может в итоге испортиться, принести убытки или неприятности.
- система кондиционирования;
- проводка здания;
- уровень света в разные периоды дня;
- подводка электрокабелей;
- расположение источников света;
- подача воды
Часто бизнесмены, увидев готовое помещение, которому не нужен ремонт, договор быстро подписывают. Но потом можно пожалеть, если перед этим не потребовать журнал работ, проводимых в этом здании/помещении. Может возникнуть ситуация, при которой после выезда предыдущего арендатора владелец просто перестелет полы и перекрасит стены, а все проблемы из списка выше останутся.
Потому важно детально оценить изначальное тех. состояние объекта, чтобы после не заниматься решением проблем жизнеобеспечения офиса. Иногда стоит нанять профессионалов, которые смогут оценить помещение лучше, чем вы, для полной уверенности в завтрашнем дне. За экспертизу вы заплатите один раз, зато заедете в идеальный офис, где будет комфортно работать.
Дополнительные требования
Не следует забывать о масштабах помещения, потому что общепринятая формула «10 кв. м на работника» не всегда работает. На объекте могут быть колонны, ниши, в которых работники «сесть» не смогут, а в метраж это входит. Для небольших компаний стоит рассмотреть варианты готовых, полностью оснащенных офисов.
Учитывайте требования безопасности. Узнайте о системе охраны, нужны ли пропуска для входа, о видеонаблюдении. Уточните, сможете ли вы поставить свое помещение на сигнализацию. После разговора с арендодателем не лишним будет спросить у будущих соседей по зданию о том, что вас интересует, и что вы не смогли узнать у владельца. Посмотрите на состояние соседних офисов для полноты картины.
Важные рекомендации снятия офиса для фирмы
Сделайте небольшой тест. Позвоните одному из своих коллег и назовите адрес здания, в которое вы собираетесь въезжать. Какой будет его/ее реакция? Узнает ли человек это место? Скажет ли, как туда добраться?
Если это потребует сложного поиска, то место не найдут и ваши клиенты, наравне с . Это пагубно скажется на развитии организации. И наоборот: хорошая узнаваемость места поможет удержать покупателей и бизнес на плаву.
Возможно ли размещать на офисном здании наружную рекламу? Если да, это может стать большим плюсом. Посмотрите, кто уже рекламируется на фасаде. Соседство с поможет обратить внимание на ваш бизнес, что скажется позитивно.
Важна хорошая юридическая опора
Если все ваши требования учтены, переходим к самой сложной части — подписанию бумаг. Перед этим важно проверить арендодателя на «чистоту». Попросите его предоставить подлинники документов, подтверждающих владение площадями под аренду.
- Договоры аренды, подтвержденные ген. доверенностью;
- Документ о ;
- Документ, свидетельствующий о праве собственности.
Если владелец не хочет предоставлять эти документы сразу, не теряйте самообладание — попросите принести бумаги к следующей встрече. Если и во второй раз к вам придут без подлинников договоров, тогда стоит серьезно пересмотреть отношения с этим человеком. В таких делах всегда лучше проверить дважды.
От ответственности в подобных вопросах напрямую зависит будущее фирмы, ее успешность. Важным является и то, чтобы один и тот же офис можно было снимать многие годы подряд. Так у вас наработается большая, стабильная клиентская база, помещение станет со временем узнаваемым, а адрес здания будет красоваться на рекламных баннерах, визитных карточках. Если же вам придется менять офис каждый год или чаще, то будет срезаться база клиентов, понятие узнаваемости уйдет за грань реальности, а доходы не получат стабильного развития.
Потому нужно отнестись к выбору рабочей площади с умом.
Источник: www.sdm-office.ru
Где и как искать офис для аренды в бизнес-центрах
Вы ищете или планируете найти идеальное офисное помещение для аренды? Тогда вам могут понадобиться некоторые рекомендации. Хорошие помещения важны для идеального функционирования вашей компании.
Искать офисы в аренду можно несколькими способами. Конечно, поиск офисов в Интернете — самый быстрый способ сэкономить время. Существуют десятки и даже сотни порталов, которые помогут выбрать офис. Другой вариант — использовать личную встречу с брокером по недвижимости, который с радостью подготовит для вас полное предложение. Последний вариант — искать офис самостоятельно.
Вы можете воспользоваться автомобилем или общественным транспортом и лично обыскать каждую улицу в выбранном месте и найти свой идеальный офис. Однако самым оптимальным будет первый вариант. Чтобы убедиться в этом, загляните на сайт https://www.forumgroup.ua/ru/.
Офисы без комиссии
Поиск офисов с помощью онлайн-порталов является самым удобным. Кроме того, большинство из них теперь работают без комиссии, и их предложение, как правило, охватывает все районы нужного вам города.
Не ходите к агентам по недвижимости, не платите им комиссию, а попробуйте посидеть в Интернете и найти то, что вас устроит. Не торопитесь, свяжитесь с другими поставщиками. Исследуйте все возможные предложения в в соответствии с вашими предпочтениями и в выбранном месте. Вы сами убедитесь, кому можно доверять и с кем захочется сотрудничать.
Найти новый офис за несколько шагов
Для того, чтобы выбрать подходящий офис, вам достаточно будет четырех шагов.
Смотрите также: Женщины в современном обществе
1. Рассмотрите реальные потребности компании в аренде офиса
У всех свое представление об идеальных офисах. Одни предпочитают большие офисы, другие — оборудованные, третьи — высокие потолки. Офис нужен вам не на неделю и не на месяц. Так что думайте в долгосрочной перспективе. Подумайте, какой будет ваша компания через несколько лет, какие у вас в ней планы.
Представьте, как вы будете работать в будущем, предпочитаете ли вы вести дела за пределами своего города или, наоборот, сосредоточиться только на нем; тогда вам, скорее всего, понадобиться офис в центре города.
Тщательно подумайте, сколько квадратных метров вам понадобится, какое количество комнат, как должны быть разделены офисы, сколько сотрудников будут сидеть в каком офисном помещении, сколько сантехники вам понадобится, хотите ли вы свою собственную или общую кухню, сколько парковочных мест необходимо, крытая или открытая парковка и т. д.
Обратите внимание на размер офисов. На каждого рабтника посчитайте в среднем (очень приблизительно) что-то от 15 до 25 квадратных метров.
Затем вы рассчитываете общую площадь офисов, умножая среднее количество квадратных метров на человека на общее количество сотрудников, добавляя около 30% к общим и заставленным мебелью (коридоры, кухни, туалеты, площади под мебелью). И, наконец, хорошо рассчитать рост компании в будущем, то есть добавить что-то между 10-20%. В результате должно получиться офисное пространство, идеально подходящее для размера вашей компании.
Смотрите также: Как ухаживать за париками из натуральных волос
2. Бюджет аренды офиса
Расходы на аренду — это, конечно, один из самых важных моментов, который необходимо учитывать. Компания развивается, а затраты растут. Подумайте, придется ли вам в будущем покрывать все расходы, связанные с арендой. Подумайте о будущем своей компании. Выбор идеального офиса, конечно, будет сильно зависеть от бюджета. Подумайте, что у вас есть и что будет в будущем.
Цену на офис сложно установить с течением времени, и, конечно же, она подвержена инфляции. Кроме того, цена офиса не только чистая арендная плата, но вы также должны включать стоимость энергии и услуг. Если у вас нет оговоренной в договоре цены на офис и услуги, невозможно принять расходы на аренду как фиксированную сумму.
3. Какой тип офиса нужен вашей компании?
Вы уже знаете, насколько велик офис, сколько комнат, на сколько человек и т. Д. Но то, что вы еще не решили, — это тип офиса.
Вот основные типы офисов в аренду:
- Не оборудованные офисы
- Оборудованные/меблированные офисы
- Офисы оборудованы и обслуживаются
- Общие офисы
- Коворкинг-офис/хаб
Хорошо подумайте, какой тип подойдет вам лучше всего. Конечно, чем больше вы ожидаете от офиса, тем он будет дороже. С другой стороны, выбрав, например, оборудованный и обслуживаемый вариант аренды офиса, вы сможете максимально сосредоточиться на своем бизнесе. Все остальное обеспечивает бизнес-центр.
Они могут предложить вам полностью оборудованные помещения (столы, стулья, телефоны, принтеры, копировальные аппараты, кофемашины, приемные, службы поддержки, прием телефонных звонков, обслуживание почты и т. Д.). Цена, конечно, выше, но вам может понадобиться комфорт оборудованных и обслуживаемых офисов, и тогда придется доплачивать.
Смотрите также: Преимущества электрических зубных щеток
4. Тщательно выберите расположение офиса
Место, где будет расположен ваш офис, имеет решающее значение. Подумайте о преимуществах, которые вы ожидаете от этого места. Хотите ли вы быть частью так называемых торговых центров или вам просто нужно быть у метро без необходимости в общественных и особенно деловых удобствах вокруг офисов. Потенциал, который может предложить место, является действительно важным моментом в принятии решения.
Главное — это доступность общественного транспорта, но также учитывайте транспортную доступность на автомобиле по автомагистралям и объездам, учитывайте доступность для сотрудников, для деловых партнеров и, конечно же, для вас, руководства. Подумайте, является ли это место известным, хорошо запоминающимся, представительным, с достаточными возможностями для налоговой и других служб, банков и почтовых отделений и т. д.
Источник: prekrasnaya.com