Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
- Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
Подбор персонала: Развитие бизнеса: как нанимать нужных людей. Система найма персонала.
- Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
- Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
- Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
- Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
- Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
5 принципов как определить сколько платить сотрудникам / Управление персоналом 16+
Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
- V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
- ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
- ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
- КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
Формула расчета коэффициента невыхода на работу:
- КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
- ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).
Пример расчета коэффициента невыходов на работу
После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.
Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.
ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.
1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.
Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.
Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):
Дополним пример
В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).
Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного
Что делать, если результаты вам не нравятся
Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?
Для примера рассмотрим две ситуации.
Нанять больше людей, но нет денег
В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:
- Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
- Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
- Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
- Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.
Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.
Сократить расходы, кого-то уволить, но персонала и так мало
Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.
Что можно сделать:
- Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
- Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
- Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
- Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.
Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.
Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.
Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую
Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.
Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).
Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.
Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.
Рассчитать среднесписочную численность
Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.
В расчете учитываются:
- сотрудники в отпуске;
- сотрудники на больничном.
В расчете не учитываются:
- женщины в декретном отпуске;
- сотрудники по договорам ГПХ;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске; 4 сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.
Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.
(50 х 15) + (48 х 13) = 1374
Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:
Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
В этой статье:
Поделиться:
Понравилась наша статья? Оцените наш продукт для управления бизнесом Понравилась наша статья? Оцените наш продукт для управления бизнесом
Как подобрать персонал для стартапа?
Люди, работающие в стартапе, должны не только обладать специфическими знаниями и навыками, но и иметь особый склад ума. Дмитрий Михайлов, преподаватель Русской Школы Управления, бизнес-тренер по личной эффективности и эксперт в области управления персоналом, предлагает рассмотреть несколько возможных сценариев поиска персонала для стартапа.
Продажник
Допустим вы – автор продукта и решили найти себе в компаньоны продажника. Тогда вам нужно оценить его следующие качества: Первое качество — его нацеленность на результат. Идеальный для стратапа продажник считает, что если есть прецедент, и кто-то до него уже добился успеха, то и он сможет. Он верит, что может добиться всего сам.
Например, спросите у него, кого он считает успешным человеком. Если ответ – сын большого чиновника, то это неправильный ответ. Правильный ответ – про парня Колю, который ещё в школе начал продавать масло в переходе, потом имел свою палатку, магазин, сеть, потом обанкротился и сейчас вынашивает новый бизнес-проект. Второе качество – он может «заразить» вас идеей.
Например, продажник так «вкусно» рассказывал про отдых в палатке, что вам, человеку, которому даже в 4-х звёздах дискомфортно жить, захотелось собрать рюкзак и спать на природе 2 недели. Третье качество – он чувствует, что на самом деле означают слова людей.
Например, этот парень/девушка, когда вы взяли его визитку со словами: «Очень интересно, я позвоню вам», говорит: «Я знаю, что не заинтересовал вас, и вы не позвоните, скажите мне, пожалуйста, с чем это связано, а то я буду плохо спать по ночам». Четвёртое качество — он не зацикливается на неудаче. Например, через 20 минут после отказа крупного клиента, он снова «как огурчик» и готов к переговорам с новым клиентом. Пятое качество – обладает чутьём, что будет продаваться, что не будет. Например, позадавайте ему вопросы по поводу ниш для других продуктов, и если у него нет никаких соображений на эту тему, то это плохой знак.
Автор продукта
Если задача зеркальная – продажник ищет автора продукта, то нужно распознать в нём следующие качества: Первое качество – любит свой продукт, но готов его «докручивать». Мы привыкли думать, что как только Калашников изобрёл свой автомат, все сразу увидели, что он самый лучший, и приняли его на вооружение в половине стран мира.
На самом деле, сначала на конкурсе Министерства обороны автомат Калашникова занял четвертое место из четырёх, но все четыре образца не дотягивали до жёстких требований МО. Поэтому военные сказали, что нужно дорабатывать все 4 образца. Постепенно, остальные КБ отказались делать доработку своих автоматов, так как уже не верили, что можно сделать лучше.
А Калашников докручивал и докручивал своё детище – вот, и результат. Второе качество – автор продукта владеет набором уникальных компетенций, которые у него «прокачаны» лучше, чем у других. Надо понять, что это за компетенции. И почему автор проекта считает, что они у него развиты так сильно.
Финансист
Он появляется на определённом этапе. До этого его функционал вёл автор продукта или продажник или оба по чуть – чуть. Финансист должен понимать, в какой части бизнеса, в какое время, какое количество денег понадобится. И должен знать, как эти деньги он туда доставит. Как его отбирать: Проверьте наличие аналитического склада ума.
Например, дайте ему задачу типа «Сколько в Магадане грумеров (парикмахеров для собак)». Правильный финансист начнёт от населения Магадана или от количества домохозяйств. Дальше предположит, что каждая четвёртая семья держит собаку. И каждая десятая семья с собакой пользуется услугами грумера. Если скажет: «Я не знаю.
Я не люблю собак», вам не по пути. Скорее всего, это не финансист. Общая эрудированность. Например, спросите у него, как будет развиваться ситуация в Узбекистане, или верит ли он в то, что на самом деле не было татаро-монгольского ига? Понимает, что продажи первичны и не вставляет палки в колёса.
И общее качество для всех стартаперов – отсутствие ярко выраженной тревожности. Проверяется простым вопросом: «Расскажите про самую трудную ситуацию, в которую вы попали за прошедший год?». Если после этого вопроса будущий стартапер с улыбкой рассказывает историю, от которой у вас седеет голова – вам по пути.
- стартап
- подбор персонала
- управление персоналом
Источник: www.klerk.ru
5 советов, которые помогут вам нанять правильного сотрудника
Если у вас нет сильной и преданной команды, можно сказать, что у вас нет и компании. Однако процесс найма специалистов очень сложен — начиная от поиска, скрининга кандидата, собеседования и заканчивая финальной оценкой. Firas Kittaneh, генеральный директор One Mall и эксперт в области SEO и e-commerce, делится своим опытом подбора персонала.
Соискатели, находящиеся в поиске работы, могут иметь много интересных вариантов для трудоустройства. И в этом вся сложность. В борьбе за хороших сотрудников только что возникшие стартапы конкурируют с более крупными компаниями, вооруженными целой армией эйчаров и рекрутеров, мощными стратегиями по продвижению бренда на рынке труда и неограниченными бюджетами.
Безусловно, до сих пор существуют способы, которые помогают развить конкурентные преимущества маленькой компании и с их помощью убедить кандидатов работать именно с вами. Усовершенствовать навыки подбора персонала помогают следующие пять рекомендаций:
1. Будьте честны в ваших требованиях (и не скрывайте, что они могут меняться).
Сотрудники стартапов должны быть гибкими, поскольку в процессе развития претерпевают изменения как продукты, так и цели компании. Объясните это своим работникам.
Вы столкнетесь с серьезной текучестью кадров, если не будете управлять ожиданиями кандидатов, прежде чем возьмете их на работу.
Перегруженные работой, ничего не подозревающие новые сотрудники не смогут добиться успеха, если им придется каждые две недели адаптироваться к изменениям в обязанностях.
Чтобы нанять наиболее подходящего участника в команду, сразу говорите, чего ожидаете получить: как сотруднику нужно проявиться в той работе, которую он будет выполнять, и в той, которая может появиться, когда бизнес станет больше и успешнее. Кандидаты должны быть готовы к работе в стартапе и даже испытывать некоторое волнение, ведь такой бизнес постоянно развивается и вносит разнообразие в их ежедневные обязанности. Неподготовленные новички останутся недовольны и быстро перегорят.
2. Выстраивайте со всеми кандидатами хорошие отношения.
Конечно, вы не можете (и не должны) нанимать всех соискателей, постучавшихся в вашу дверь, но у вас всегда есть возможность выстроить хорошие отношения с каждым из них.
Поскольку специалист по найму в стартапе ищет особенных, талантливых специалистов, ему необходимо создать такую репутацию компании на рынке труда, чтобы все мечтали в ней работать.
Если кандидат не подходит вашей компании, компенсируйте потраченное на него время, превратив его в адвоката бренда.
Побуждайте тех кандидатов, которых вы отклонили, помогать вам в поиске других подходящих сотрудников. Поощряйте их за активность: платите за рекомендации или участвуйте в поиске работы для них (подсказывайте, что можно исправить в резюме и как улучшить процесс прохождения собеседования, отсылайте их к открытым вакансиям в других компаниях).
Кто знает, возможно, через какое-то время они вернутся к вам на собеседование, набравшись новых навыков.
3. Сделайте преимущества работы у вас по-настоящему впечатляющими.
Никогда не соблазняйте кандидата лживыми обещаниями о будущем богатстве.
Предложения щедрой зарплаты сегодня скорее миф, нежели реальность. Лучше предложите возможности, которые сделают кандидата счастливее (даже если уровень заработной платы будет ниже).
Эффективные и экономичные «приманки», которые очень любят сотрудники, в основном включают возможность брать на себя новые обязанности, программы по личностному развитию («обеденные семинары» с успешными бизнесменами, непринужденные беседы с экспертами, еженедельное обучение).
4. Заручитесь помощью профессионалов.
Любой умный бизнесмен понимает, что не может все делать сам. Подбор персонала — это определенный навык, который развивается на практике. Так что если вы управляете молодым и голодным стартапом и отчаялись найти уникального специалиста, который поможет вам вывести бизнес на новый уровень, обратитесь за помощью к эйчару.
Проконсультируйтесь с друзьями, которые нанимали персонал на определенные должности (маркетинг, продажи, инжиниринг), чтобы лучше узнать, где искать кандидатов, как читать резюме, какие вопросы задавать и как делать окончательный выбор.
5. Завершите сделку.
Процесс найма нового сотрудника не заканчивается в тот момент, когда кандидат принимает ваше предложение. В первую неделю работы в компании новичок должен убедиться, что ему нравится у вас. Сделайте процесс адаптации комфортным для нового сотрудника, чтобы он почувствовал себя уверенно в новой роли и был вдохновлен процессом. Будьте избирательны в тестах.
Бросайте вызовы новым сотрудникам, чтобы они легко влились в организацию, но не нужно специально перегружать их с целью проверки, как они ведут себя в стрессовых условиях. Когда появляется возможность, делайте так, чтобы новые сотрудники чувствовали себя как дома, давайте им то, что им нужно, разрушайте барьеры и делитесь с ними ресурсами и знаниями, которые помогут им стать более успешными. Вы будете удивлены возросшему показателю удержания новых сотрудников, а также тому, чего они могут достичь.
А как вы привлекаете талантливых новичков в компанию?
Источник: kontur.ru