Не будет секретом, если скажу, что реальные бизнес-процессы (БП) в компании сильно разнятся с теми, которые зафиксированы на бумаге или считаются идеальными. Для этого множество причин.
С одной стороны часть вопросов — это сфера коммуникаций и не всегда конкретные договоренности, даже те, которые на пользу бизнесу, отражены в рамках БП. Это больше уже наработанная ситуация. Здесь же появляются задачи по расстановке приоритетов каких-либо функций через договоренности между специалистами, руководителями. Своего рода налаженные связи внутри.
С другой стороны не всегда идеальный БП учитывает быстрое изменение каких-либо составляющих внутри. Новые решения, технологии, инструменты, даже линии могут неоперативно отразиться в рамках БП.
Какие для ИТ должны быть задачи и почему? Здесь важно понимать именно реальную ситуацию, которая позволит выявить ключевые ИТ-решения для данных БП, понять ситуацию и войти в правильное коммуникационное поле с представителями структурных подразделений компании, увидеть, где и как могут быть востребованы текущие решения в ИТ или должны готовиться новые. Это своего рода проактивная позиция для ИТ-руководителя.
Контрольные точки вместо бизнес процессов названия
Какие будут контрольные точки при этом:
1. Коммуникации и ответственные. Кто влияет на БП.
2. Реальная применяемость текущих ИТ-решений. Ресурсы и перспективы.
3. Влияние различных факторов в БП и отражение этого на ИТ.
4. Недокументированные маршруты, информационные и коммуникационные потоки.
5. Готовность и адаптируемость ИТ-решений под реальные БП и под «идеальные» БП.
Как минимум, такие контрольные точки нужно выявлять, фиксировать и контролировать в части данных, чтобы ИТ-сервисы были максимально точно реализованы в рамках действующих БП.
Обучаю и консультирую ИТ-специалистов, которые планируют карьеру в ИТ и начинающих ИТ-руководителей по реальному развитию ИТ-сервисов, системной работе на результат и выстраиванию карьеры в ИТ, провожу ИТ-аудит компаний. Опыт и внутри компаний, и в ИТ-интеграторе более 8 лет.
Источник: dzen.ru
Метод контрольных точек в управлении проектами
Статья про методику управления проектом, которая помогает получать прозрачный прогнозируемый результат в срок и минимизировать риск авралов последнего момента. Метод можно использовать практически для любых отраслей и видов проектов — от строительства завода или проведения форума до организации собственной свадьбы.
Интересно: по методике контрольных точек в Сочи велась подготовка к проведению олимпиады.
Введение в метод контрольных точек
Существует множество методик управления проектами. Выделяют классические, гибкие и гибридные методики. Метод контрольных точек относится к классическим.
Методика позволяет получать прозрачный прогнозируемый результат в срок и минимизировать риск большого количества работы в последний момент. В нашей компании с недавнего времени применяется именно метод контрольных точек в работах по разработке и проектированию IT-систем.
Что же нужно знать вам про методику? Какую пользу получает заказчик от использования подрядчиком метода контрольных точек?
Проблема
Какая ситуация бывает при выполнении проекта?
Знакомо?
Методика контрольных точек помогает решить проблему.
Основной смысл подхода — заменяем один большой аврал на нескольких маленьких.
Первичное формирование контрольных точек
В первую очередь, при старте проекта формулируются исходные контрольные точки. Как это сделать?
Цели проекта контролируются через целевые показатели.
А вот результаты проекта контролируются через контрольные точки.
Поэтому, чтобы подготовить контрольные точки, необходимо выписать ключевые и важные результаты, после чего представить эти результаты последовательно.
В типовых проектах план по контрольным точкам можно взять из опыта прошлого проекта. Если проект уникальный, то контрольные точки можно сформировать на стратсессии команды.
В нашей компании есть два сформированных шаблона плана контрольных точек — для проектов по разработке и по проектированию IT-продуктов.
Что должна содержать одна контрольная точка?
- Когда будет получен результат;
- Ответственного за получение;
- Ответственного за приемку;
- Регламент приемки;
- Уровень (приоритет);
- Риск.
Уровень контрольной точки
- Уровень 1 — ключевые результаты;
- Уровень 2 — важные результаты;
- Уровень 3 — промежуточные результаты, существенные для менеджера проекта или участника команды.
Риск контрольной точки
- Зеленый — получение результатов по контрольной точке гарантировано в запланированный срок;
- Желтый — есть несущественные риски получения результата в запланированный срок, помощь не требуется;
- Красный — получение результата под угрозой, необходима помощь.
Название КТ;Дата;Ответственный;Риск;Уровень
Регулярная оценка статусов, рисков и пересмотр контрольных точек
- Раз в неделю;
- Раз в две недели;
- Раз в месяц.
Ключевое — самый большой спрос с исполнителя, если он помечал риск в контрольной точке как минимальный, но задачу не выполнил. Это повод для депремирования.
Вместе с этим, на регулярном совещании добавляются новые контрольные точки к запланированным изначально, и обсуждается риск в новых, и прошлых. В случае если риск меняется, то новые данные фиксируются в файле плана по контрольным точкам.
Для контрольных точек с большим риском предлагается план по снижению риска, либо на решение задачи добавляются ресурсы.
Примеры использования метода
Безусловно, методика контрольных точек применяется во многих компаниях и каждая организация корректирует подход под свои нужды. Предлагаем посмотреть примеры планов по контрольным точкам от разных организаций.
Все скриншоты взяты с презентации Павла Алферова в рамках обучения по управлению проектами (https://www.alferov.expert/)
Как это делаем мы?
Напоследок покажем типовые шаблоны плана по контрольным точкам, которые используются в нашей компании и которые мы с недавних пор расшариваем нашим заказчикам. Да, вы правильно поняли, если вы начнете работать с нами, то получите интерактивный план по контрольным точкам, который будет еженедельно обновляться.
Контрольные точки типовые и они постоянно корректируются по мере выполнения проекта. Представленные контрольные точки это минимум на проекте.
Первый скриншот — разработка IT продукта. Второй скриншот — подготовка прототипа и ТЗ.
Источник: longcatdev.com
Контрольные точки проекта и управление по контрольным точкам
Не очень понимаю, почему такую простую и очевидную концепцию пафосно называют аж “технологией управления по контрольным точкам”, ну да ладно, давайте про эти самые контрольные точки сегодня поговорим, а то давно не было теоретических постов для начинающих. Уверена, что в том или ином виде вы уже используете контрольные точки не только в проектах, но в жизни, просто так их не называете.Control Points Diagram – Template
Что такое контрольные точки проекта
Контрольные точки – набор конкретных результатов, заранее определенных и получаемых в ходе проекта. Контрольные точки определяются на этапе планирования проекта, затем составляется их расписание (результаты привязываются к датам их получения), все это дело визуализируется и затем регулярно контролируется.
Смысла в этом целых три:
- Мы мотивируем заказчика, команду и всех заинтересованных лиц думать в терминах результата, а не % выполнения или еще чего-то столь же эфемерного.
- Мы избегаем излишнего погружения в детали и попыток микроменеджмента, так как говорим только о результате, а не о способах его получения.
- Мы просто и легко визуализируем ход проекта, и никаких диаграмм Ганта не надо.
Важно! Контрольная точка – это конкретный результат, а не что-то неопределенное. Просто “техническое задание” – плохо, “техническое задание разработано и согласовано с заказчиком” – хорошо.
Часто еще можно увидеть мнение, что для каждой контрольной точки нужно указывать ответственного. В зависимости от масштаба проекта – наверное, можно, но смысл это имеет только на каких-то совсем небольших проектах, на уровне команды проекта или при необходимости четкого разделения ответственности между разными командами. А так за проект все-таки отвечает руководитель проекта.
Диаграмма контрольных точек проекта
Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому вот несколько примеров диаграммы контрольных точек. Цель – просто и наглядно показать, какой у нас план и где мы сейчас.
1. Идеальный пример (и конкретные результаты, и план-факт, и сдвиг, и визуализация, и где мы сейчас, да еще и четкая легенда – вау!) – именно так выглядит каноническая диаграмма контрольных точек проекта, и именно в таком виде она наиболее наглядна и полезна. Качество не самое удачное, но лучшее из найденного.
Или вот еще один такой же:
2. Хороший пример (конкретные результаты, план-факт, но визуализации нет и где мы – непонятно) – в большинстве случаев управление по контрольным точкам сводится примерно к такому формату, поэтому пример неплох, хотя бОльшая часть пользы подхода тут уже потеряна.
Тоже хороший пример (результаты не совсем конкретны, но хотя бы понятны):
3. Нехороший пример (написано не в терминах результатов, но хоть со сроками, и на том спасибо)
4. Плохой пример (ни результатов, ни сроков, еще и RACI-матрицу сюда же намешали)
Количество контрольных точек проекта
Количество контрольных точек проекта зависит исключительно от вашей потребности и уровня, до которого готов погружаться ваш заказчик. Я на практике стараюсь не превышать 7 точек на проект, просто потому, что бОльшее количество уже плохо воспринимается. Но никакого золотого стандарта тут нет, решение за руководителем проекта.
Также иногда практикуется разбиение контрольных точек по уровню значимости – на верхнем уровне идут критические результаты, на уровне ниже – не критические, но имеющие большое влияние на проект, еще ниже – просто важные и т.д.(каждый уровень ниже включает в себя все предыдущие уровни, конечно же). Заказчику мы будем показывать только критические, на планерках проектного офиса – обсуждать те, что имеют большое влияние, а с командой – регулярно отслеживать важные контрольные точки точки.
Управление по контрольным точкам
Возвращаясь к сказанному вначале поста – “технология” управления по контрольным точкам состоит из целых двух шагов:
- Планирование (планируем проект любым удобным для нас способом -> определяем даты критических результатов -> рисуем диаграмму контрольных точек -> согласуем ее с заинтересованными лицами).
- Контроль (встречаемся с заинтересованными лицами с заранее согласованной периодичностью -> перед встрече обновляем диаграмму, при этом сами понимаем, где мы, и что нужно сделать, если наметились отклонения от плана).
Это вся технология, да.
Пример контрольных точек проекта
Давайте возьмем простой и понятный всем пример, например, организацию отпуска в США. Цель – поехать туда через 3 месяца и потратить не более 300 000 руб.
Чтобы отпуск состоялся, первое, что нам нужно – это определить контрольные точки. Например:
- Получена виза
- Куплены билеты до Лос-Анжелеса
- Составлен маршрут
- Забронированы отели
- Забронирован автомобиль
- Куплены билеты в национальные парки, театры и прочие развлекалочки.
Profit! На каждой контрольной точке мы останавливаемся, смотрим, где мы и с каким результатом, решаем, нужно ли нам продолжать проект и корректируем наши планы при необходимости.
Не дали визу? Проект провален, дальше не идем. Купили билеты? Теперь мы точно знаем, в какой день прилетаем и улетаем, и можем планировать маршрут с учетом рабочих и выходных дней на интересных нам достопримечательностях. Маршрут готов?
После покупки билетов мы поняли, сколько денег у нас осталось на все остальное, можем уточнить наши требования к уровню отелей и пойти их бронировать. Отели забронированы? Ну все, теперь прямо совсем понятно с деньгами и можно решить, хватит нам оставшихся денег на аренду кабриолета (ну классно же?), или бюджет уже трещит по швам и придется в этот раз обойтись малолитражкой. Все, вся основная подготовка завершена? Ну и отлично, осталось купить заранее билеты на “Джекилла” и пассы America the Beautiful, и отпуск мечты готов!
Это был пример верхнеуровневых точек, важных для заказчика. А дальше может идти детализация, например, в части бронирования автомобиля – выбран класс автомобиля, определены нужные нам опции (страховка без франшизы, навигатор и безлимитный пробег), выбрана компания, у которой мы будем его арендовать, сделана и оплачена бронь.
Вы великолепны, поздравляю с завершением проекта. Ну признайтесь же, использовали такой подход в жизни, просто не называли это пафосно “управлением по контрольным точкам”?
Бонусом к этому замечательному проекту – фото с доковидного отпуска как раз в США.
Резюмируя сказанное выше – управление по контрольным точкам – это всего лишь один из инструментов взаимодействия между руководителем проекта и заказчиком. Подойдет оно в тех случаях, когда заказчик не хочет или не может сильно погружаться в проект и хочет только понимать, на верном мы пути или нет. Управление по контрольным точкам подходит для проектов с явной последовательностью фаз (с водопадным жизненным циклом) и в случае четко определенного заранее конечного результата. Если у вас скрам или прочие аджайлы, при которых вы планируете результаты максимум на месяц-два вперед – это не ваша история.
UPD 22.01.2021: в комментах коллега поделился альтернативным мнением об этом подходе, рекомендую ознакомиться.
Шаблон диаграммы контрольных точек
Cкачать шаблон диаграммы контрольных точек вы можете всего за 99 руб . После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном в формате PowerPoint (*.pptx). Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблон и начните создавать диаграмму контрольных точек для своего проекта прямо сейчас вместо бестолковой траты времени на рисование!
Выглядит диаграмма так:
Источник: upravlenie-proektami.ru
