Научные проблемы бизнес коммуникаций

Проблемы коммуникаций в современных организациях – это трудности, которые возникают в процессе передачи информации и общения между людьми в рамках организации и со внешней средой.

Проблемы коммуникаций могут возникать даже в небольших коллективах – для этого не обязательно наличие длинной цепочки делегирования и сложной иерархической системы. Если организация состоит из одного человека, он может столкнуться с коммуникационными проблемами применительно к внешней среде – в общении с:

• клиентами,
• подрядчиками,
• поставщиками и т.д.

Проблемы могут возникать по разным причинам. Первой, крайне распространенной причиной является недооценка людьми роли коммуникаций. Каждому кажется, что все окружающие могут легко понять его поступки, мысли и решения – просто исходя из того, что ему самому все в своей деятельности понятно.

Поэтому очень часто бывает, что человек удивляется, когда другой человек делает что-то совсем не так, как от него ожидалось, или по второму разу выполняет уже сделанную работу, или не делает какое-то действие (о котором его не просили, но сам он не догадался выполнить). Для того, чтобы снизить риск возникновения проблем по этой причине, руководитель должен формировать командный дух. Сложность состоит в том, что некоторые люди предпочитают работать самостоятельно и автономно, «ориентация на команду» и мероприятия по тимбилдингу вызывают у них негативную реакцию. Но даже в такой ситуации до сотрудника необходимо донести информацию, что его решения и деятельность оказывают влияние и на ближайших коллег, и на функционирование всей организации.

Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой

Работники должны четко осознавать, что они отчитываются руководителю о своей деятельности не только для того, чтобы он мог осуществлять контроль, но и для координации деятельности, информирования о положении вещей, успехах и трудностях. Руководитель, в свою очередь, должен построить систему, в рамках которой важные сведения о деятельности каждого сотрудника будут доноситься до остальных сотрудников. Также работники должны участвовать в горизонтальных коммуникациях, донося сведения до тех коллег, кого они касаются прямым или косвенным образом.

Вторая причина возникновения коммуникационных проблем – это неумение руководителями координировать работу подчиненных, управлять информационными потоками и информацией. Чтобы уменьшить риски по этой причине, менеджеры должны изучать процессы управления информацией, овладевать приемами информационного менеджмента как по отношению к внешней информации, так и к информации, получаемой от работников компании (внутренней).

Третья причина противоположна первой и заключается в переоценке роли коммуникаций. В таком случае коммуникации начинают восприниматься не как инструмент достижения цели, а как самоценность. Эффективность снижается за счет увеличения временных затрат на коммуникации, передачи избыточных данных.

«Проблемы коммуникаций в современных организациях»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Четвертая причина связана с качеством и достоверностью информации. Когда информация передается, на каждом этапе неизбежно возникают искажения:

• при трансформации мыслей и образов в вербальную форму,
• при трансформации слов в мысли и образы у принимающей стороны.

Даже при отсутствии языкового барьера каждый человек вкладывает в слова собственный оттенок значения, зависящий от его знаний, жизненного опыта и личностных особенностей. Поэтому даже когда озвучивается всего одно слово, может произойти искажение восприятия. Полное устранение этой проблемы невозможно, но снижение ее остроты может быть достигнуто путем обсуждения, построения обширного контекста. Целесообразно перед началом обсуждения важных вопросов оговорить термины и понятия, вкладываемые в них значения. Полезен и прием обратной связи, резюмирования, воплощающийся в вопросы типа «Правильно ли я понимаю, что…», «Ты имеешь в виду, что …».

Последствия проблем коммуникации в современных организациях

У проблем коммуникации есть несколько ярко выраженных негативных последствий:

• нарушение координации деятельности компании, снижение эффективности планирования. Одна и та же работа может дублироваться несколькими работниками,
• имиджевые потери организации. Это прямо или косвенно снижает эффективность деятельности, прибыльность, рентабельность – а соответственно и устойчивость. Например, один менеджер начинает работать с клиентом. Спустя небольшое время с ним же связывается другой менеджер, и клиенту приходится заново объяснять свою потребность. Это неизбежно снизит удовлетворенность от обслуживания (вплоть до полного отказа от сотрудничества),
• затруднение адаптации новых работников. В условиях плохо организованных коммуникаций им приходится тратить много времени на то, чтобы понять процессы, выяснить, кто за что отвечает и чем должны заниматься они сами. Сотрудники, которые уже работают в организации, не узнают своевременно о появлении нового человека, о его полномочиях, правах и обязанностях, и, соответственно, не содействуют его вливанию в коллектив.

Чтобы избежать указанных негативных явлений, следует соблюдать ряд условий:

• точно определять каналы связи и оповещать сотрудников об их использовании. Так, во многих компаниях внедрены системы электронного документооборота, корпоративные чаты в мессенджерах и т.д. – все сотрудники должны иметь доступ к ним и регулярно просматривать сообщения,
• максимально сокращать и упрощать линии коммуникации. Чем больше шагов проходит информация, тем дольше она не будет донесена до адресата и тем выше риск искажения,
• сотрудники, выполняющие роль коммуникативного центра, должны иметь адекватную компетенцию,
• в системе должна действовать защита от коммуникационных перебоев.

Популярным мероприятием, нацеленным на предотвращение проблем в коммуникациях, является организация комплексной системы внутренних коммуникаций и единого информационного пространства.

Источник: spravochnick.ru

Проблемы внутренней коммуникации в организации

Журавлева, А. С. Проблемы внутренней коммуникации в организации / А. С. Журавлева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 47 (337). — С. 119-121. — URL: https://moluch.ru/archive/337/75517/ (дата обращения: 21.05.2023).

В статье рассмотрены основные факторы, способствующие возникновению проблем во внутренней коммуникации между сотрудниками организации. Рассмотрен опыт советского прошлого, а также мотивационные составляющие, улучшающие коммуникацию в коллективе.

Ключевые слова: внутренняя коммуникация, мотивация сотрудника, интересы сотрудника и подчинённого.

The article examines the main factors contributing to the emergence of problems in internal communication between employees of the organization. The experience of the Soviet past, as well as the motivational components that improve communication in the team.

Keywords: internal communication, employee motivation, employee and subordinate interests.

Под общением понимают процесс обмена информацией между отправителем и получателем. Эффективность коммуникации определяется, объективностью получения необходимой люди информацию в нужное время адресатом.

Звенья управления и коммуникации состоят из передачи сообщения от начальства сотрудникам. Большую часть коммуникации занимают распоряжения руководства по выполнению какого-либо задания. Коммуникация может включать так же получение руководителем сообщения от сотрудника, т. е. обратную связь, коучинг; передача сообщения от сотрудников начальству. Данный канал коммуникации позволяет, сотрудникам передавать начальству отчёты о проведённой работе. Сообщения сотрудников могут состоять из интересных идеи и предложения по развитию компании; передача сообщения проходит на одном уровне. (менеджер-менеджеру, руководитель-руководителю.) Примером могут служить два участника рабочей группы обсуждающих проект, над которым они сейчас работают [1,2].

Строгая иерархия способствует, возникновению проблем. Одна из распространенных проблем — это «фильтр сообщений». «Фильтр сообщений» представляет собой невозможность рассмотрения сообщений от сотрудников более низких уровней топ-менеджерам, так как миддл-менеджеры считают эти сообщения незначительными. Рассмотрим пример, новый сотрудник хочет отправить топ-менеджеру сообщение, что нынешняя система обучения новичков неэффективна. Вследствие того, что проблеме не уделено

внимание его непосредственный руководитель не считает, что мнение новичка имеет значение и не передаёт его выше по иерархии. В итоге, проблема не решена и среди новичков большая текучка.

Другой распространённой проблемой является «эффект молчания», то есть, замалчивание важнейшие проблемы в организации. Примером может выступать отсутствие интереса в постоянном трудоустройстве, однако данную проблему не обсуждают.

Различие во взглядах менеджеры и сотрудники приводит к проблемам в общении, на такие вопросы, как [3]:

– доступное время. Менеджеры имеют разные мнения по вопросам планирования и организации работы;

– авторитет, навыки и способности сотрудника. У руководствующего звена велика вероятность проявления повышенных требований к новичкам, либо противоположность, когда руководитель занимается микроменджментом опытного сотрудника;

– барьеры для производительности. Менеджеры не придают барьерам производительности большого значения и не принимают их за проблему, либо не знают об их существовании. Примером может служить система компенсаций с установленным потолком, у сотрудников нет мотивации продолжать работать после выполнения плана;

– стиль управления менеджера. В управлении один из менеджеров считает, что необходимо давать сотрудникам большую свободу, стиль управления другого предполагает, что сотрудники выполняли все в точности, как он сказал;

– гендерная разграниченность. Женщины и мужчины и по-разному подходят к процессу менеджмента. Женщины больше работают в сфере поддержания хороших отношений, мужчинам важна динамика власти.

Для лучшего понимания возникновения сложностей в коммуникации представим себе рядового сотрудника организации. Ежедневно он каждый день приходит на работу, выполняет свои профессиональные обязанности и уходит домой.

Работа в организации для сотрудника — это источник средств к существованию, но никак не место, к которому он привязан, где ему хорошо. Что скорее всего ведёт к недовольству таким пассивным сотрудником руководителя, который хочет в своём составе иметь не личности, а винтики в системе производства [4].

Ключевым вопросом является примирение интересов сотрудников и руководителей организации. Данная проблема заинтересовала исследователей ещё в 60–70-е годы 20 века, когда и было выдвинуто огромное количество теорий, многие из которых в дальнейшем были забыты. Однако, теории, выделяющие ведущее значение качественным внутренним коммуникациям, в современности пользуются большой популярностью и на практике оказываются действенней, чем другие.

Внутренняя коммуникация состоит из потока информации интеллектуального или эмоционального содержания, целю которого стоит ослабление негативных моментов во взаимоотношениях руководства и служащих и усиление/поддержание позитивных. Внутренние коммуникации позволяют устанавливать добропорядочные отношения между сотрудниками, между сотрудниками и администрацией/руководителем, кроме этого, они способствуют обеспечению условий эффективного и эмоционального соучастия и благоприятного климата в коллективе. Больших успехов в налаживании внутренних коммуникаций в своё время добились США и Япония.

Ещё в середине ушедшего 20 века один из основателей японской компании «Сони», нынешнего лидера в области электроники, видеотехники и лазерных технологий, Акио Морита говорил: «Никакая теория, программа или правительственная политика не могут сделать предприятие успешным, это могут сделать только люди». С этим согласились многие ведущие страны мира: США, Япония, Германия, Франция, Великобритания, но Россия упрямо не желает принять данный постулат [6,7].

Россия обладает опытом поддерживания внутренней в организации коммуникации, в коммунистическое время в качестве поощрения использовали доски почёта, грамоты, цветы. Подобные знаки внимания так же стоит относить к своеобразной внутренней коммуникации, что в настоящее время почти не используется, однако, подобные меры давали положительные результаты. Современное положение дел открывает остро проблему внутренних коммуникаций в деятельности российских компаний.

Среди прочих выделяется несколько теорий мотивации: довольна известная и наиболее влиятельная — иерархия потребностей Э. Маслоу, теория ожиданий (согласно данной теории, именно ожидание вознаграждения активизирует поведение), теория Макгрегора и т. д.

Наиболее перспективной выглядит теория, выдвинутая Дэвидом Макклеландом, и двухфакторная теория мотивации Ф. Герцберга. Д.Макклеланд выделившего три категории мотивов, побуждающих человека: потребность в принадлежности к какой-либо группе, потребность во власти и потребность в успехе или достижении целей. Эта теория может быть использована для улучшения организационного климата, составной частью которого является мотивация персонала.

Ф. Герцберг разработал мотивационно-гигиеническую модель, результатом которой явилась серия интервью с 200 инженерами и бухгалтерами, которых попросили подробно описать события, заставившие их чувствовать полное удовлетворение или неудовлетворение от работы. Данные исследования показали, что людям присущи два вида потребностей: психологический рост и попытка избежать страданий. Соответственно, мотивируют сотрудника два фактора: «гигиенические» — благоприятные условия труда (статус, жалованье, межличностные отношения и прочность положения) и мотиваторы, характеризующие суть работы (выполнение задания, признание успеха, рост ответственности, возможность профессионального роста).

Управление представляет собой мотивацию других людей на труд. В практике организаций вынуждены побуждать каждого из работников вносить свою лепту в общее благо». Поэтому в период СССР передовикам производства давали грамоты и вешали их фотографии на доски почёта. Несомненно, наиболее сильным мотивом является повышение заработной платы, однако и небольшое внимание к достижениям и идеям сотрудников не остаётся незамеченным.

Российские компании сталкиваются с проблемой внутренних коммуникаций в связи с тем, что декларированные принципы, и их реальное воплощение в деятельность корпорации не производится. Акцентирование внимания на внешних атрибутах корпоративной культуры: фирменной одежде, логотипах, девизах стало распространённой чертой большинства российских организации. Реализация современных тенденции: создание миссий организации, корпоративных ценностей, идут в разрез с общей реальной ситуацией внутри организации, в которой не заботятся о своих сотрудниках.

Чтобы повысить лояльность работников при помощи внутренних коммуникаций, нужно чётко осознать одну истину: внутренний и внешний PR — разные вещи. То, что эффективно во внешних коммуникациях — стратегии «умолчания», «перестановки акцентов» и «смещения фокуса внимания» — «внутри» не работает.

Одним из вариантов разрешения проблем коммуникации выступает стратегия формирования единого информационного пространства, которая несёт в себе:

– устранение разрывов в коммуникации как по горизонтали, так и по вертикали власти, что повышает уровень взаимопонимания;

– ведение диалога с персоналом организации. Мнение каждого работника должно доходить до вышестоящих сотрудников, учитываться, а также сотруднику важно иметь инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи;

– готовность руководителей к диалогу;

– обучение политики корпорации в сфере обучения и развития персонала;

– организация общих стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Что является одной из основных задач коммуникации в корпорации. При отсутствии решения данной проблемы ущербу может подвергаться репутация фирмы. Функционирование любой компании связано с конфликтными моментами, обсуждение проблем внутри организации позволяет не подвергать риску репутацию фирмы. Руководству необходимо обеспечить возможность обсудить острых моментов с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

«Мы стараемся многое перенять у западных компаний, стараемся подражать им в умении получать прибыль, но никак не можем понять одного — в основе всего должно существовать взаимное уважение и осознание того, что компания принадлежит работникам, а не только небольшой кучке руководителей, — говорил все тот же основатель компании «Сони» Акио Морита. Однако, зарплатная пропасть между работниками и руководителями способствует нагнетанию обстановки.

При рассмотрении сути проблемы внутренней коммуникации в российских организациях, то, стоит отметить, что наша страна на данном этапе не создаёт предпосылки для её развития, такие как здоровая конкуренция, благоприятная деловая среда, прозрачность финансовых потоков [8].

Наконец, стоит отметить, что главная проблема и отдельного предприятия, и нашего государства в целом не в отсутствии внутренней коммуникации как таковой, а в недостатке понимания того, что человек является ключом к процветанию как отдельной компании, так и страны в целом.

1. Барышников, Н. В. Основы профес. межкультурной коммуникации: Уч. / Н. В. Барышников. — М.: Вузовский учебник, 2017. — 192 c.
2. Барышников, Н. В. Основы профессиональной межкультурной коммуникации: Учебник / Н. В. Барышников. — М.: Вузовский учебник, НИЦ Инфра-М, 2013. — 368 c.
3. Ванд, Л. Э. Теоретические основы духовной коммуникации / Л. Э. Ванд, А. С. Муратова. — М.: Ленанд, 2013. — 448 c.
4. Гавра, Д. Основы теории коммуникации. / Д. Гавра. — СПб.: Питер, 2011. — 288 c.
5. Гавра, Д. П. Основы теории коммуникации: Учебное пособиеСтандарт третьего поколения / Д. П. Гавра.. — СПб.: Питер, 2011. — 288 c.
6. Гнатюк, О. Л. Основы теории коммуникации (для бакалавров) / О. Л. Гнатюк. — М.: КноРус, 2015. — 128 c.
7. Гойхман, О. Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О. Я. Гойхман, Л. М. Гончарова, В. И. Дубинский. — М.: Инфра-М, 2018. — 253 c.
8. Гончарова, Л. М. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О. Я. Гойхман, Т. А. Апарина, Л. М. Гончарова, В. И. Дубинский. — М.: НИЦ Инфра-М, 2013. — 352 c.

Основные термины (генерируются автоматически): сотрудник, внутренняя коммуникация, коммуникация, проблема, передача сообщения, возникновение проблем, обратная связь, россия, США, Япония.

Источник: moluch.ru

Проблемы деловой коммуникации в организации

В статье рассматриваются понятия «коммуникация», «деловая коммуникация», «коммуникационная компетентность». Дается краткая характеристика письменной и устной деловой коммуникации, указаны их преимущества и недостатки, а также условия осуществления эффективной деловой коммуникации.

Ключевые слова: деловая коммуникация, деловая переписка, коммуникационная компетентность, коммуникация.

Коммуникация возникла в обществе с целью обмена информацией для взаимопонимания и согласованного действия людей в различных областях человеческой деятельности. Без нее невозможно существование ни одной организации. Если ликвидировать каким-то образом потоки сообщений, циркулирующих в организации, она прекратит свое существование.

Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, она является важным рабочим инструментом для интеграции организационных подразделений. Коммуникация является средством, с помощью которого повышается эффективность работы организации, реализуются поставленные работ­никами цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкури­рующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами. Четко действующие коммуникации в организациях помогают решению всех проблем, с которыми сталкивается организация.

Коммуникация является объектом исследования многих наук: социологии, политологии, культурологии, психологии, лингвистики, информатики и др.

В настоящее время термин «коммуникация» имеет несколько значений:

1) средства связи любых объектов материального и духовного мира; 2) общение, передача информации от человека к человеку (межличностная коммуникация); 3) общение и обмен информацией в обществе (социальная комму­никация).

Распространенным понятием коммуникации чаще всего выступает информационный обмен между людьми, их группами, организациями. Коммуникация – «передача информации от человека к человеку; тип взаимодействия между людьми, предполагающий информационный обмен» [1, с. 7].

Одним из видов коммуникации является деловая коммуникация, под которой понимается «процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и при» [2, с. 15]. От эффек­тивности деловой коммуникации зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом, их стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений. Для эффективной коммуникации необходимо, чтобы партнеры понимали друг друга, то есть говорили на одном языке, имели общий социальный опыт. «Коммуникация есть способность человека вступать в контакт с другими людьми и добиться того, чтобы его поняли», считает Джон Адаир [3, с. 13]. Ученый выделяет следующие составляющие коммуникации [3, с. 15]: социальный контакт (люди, участвующие в процессе коммуникации, должны находится в контакте друг с другом), общее средство (обе стороны в процессе должны пользоваться общим языком или средствами коммуникации), передача (сообщение должно быть четко передано), понимание (сообщение должно быть получено, правильно понято и интерпретировано).

Деловая коммуникация предполагает реали­зацию следующих условий:

– обязательность контактов всех участников общения независимо от симпатий и антипатий;

– соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета;

– взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата, и при реализации личных намерений;

– коммуникативный контроль участников взаимодействия, в том числе высокий (игра, манипулирование, камуфляж);

а) конвенциональные ограничения, то есть соблюдение правовых, социальных норм, следование регламентации (например, действия по инструкциям, протокол, соблюдение правил внутреннего распорядка, следование традициям предприятия и пр.);

б) ситуативные, то есть с учетом ситуации делового общения (например, деловая беседа, совещание, презентация, переговоры и пр.) взаимодействовать целенаправленно, в заданном регламенте, используя адекватные коммуникативные средства, создавая соответствующую пространственную среду и достигая прагматического ожидаемого результата;

в) эмоциональные, то есть независимо от степени напряженности деловой атмосферы прояв­лять стрессоустойчивость – управлять собой, демонстрировать эмоциональную культуру;

Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций является письменная и устная речь.

Деловая коммуникация условно делится на прямую (непосредственный контакт, то есть беседы, совещания, собрания, деловые встречи, конференции) и косвенную (когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Главное достоинство устной коммуникации состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Собеседники вовлечены в непосредственный контакт со слушающими и должны добиться, чтобы их поняли.

Конечно же, устная речь, в отличие от письменной, способна передать тончайшие оттенки мысли и чувства, использовать эмоциональные средства воздействия, тем самым усилив эффект внушения. Во время устного выступления можно воздействовать на слушателей путем использования речевых, интонационных, мимических средств, жестов, а также своим обликом и манерой поведения. Слово известно своей силой. Им можно оказать как конструктивное, так и деструктивное воздействие.

Однако устная речь является недостаточно эффективным средством воздействия. При устной коммуникации могут возникнуть проблемы на каждом из уровней оформления устного текста, связанные с определением предмета беседы, неумением вникнуть в суть этого предмета, осмыслить его, разобраться в логической структуре сообщения, использовать адекватные способы выражения содержания отсутствием или недос­таточной развитостью языковых и речевых умений [4, с. 231].

Иногда хорошие специалисты не могут выразить свою мысль, боясь показаться косноязычным. Еще одной причиной неэффективной устной коммуникации является то, что чаще всего люди не умеют слушать. Как говорится в древней китайской пословице: «услышишь – забудешь, увидишь – запомнишь, сделаешь – поймешь». Американский специалист по коммуникационным взаимодействиям А. Мехребиен установил, что 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38 % – через интонации и модуляции голоса и только 7 % остается содержанию слов, воспринимаемых получателем информации в процессе устной коммуникации [5, с. 179]. Поэтому при решении наиболее важных управленческих вопросов целесообразно прибегнуть к письменной форме коммуникации.

Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменное сообщение часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения.

Помимо этого, полученное сообщение не требует мгновенного восприятия, с ним можно ознакомиться в любое время, в связи с этим происходит экономия времени. Т.к. больше внимания уделяется сознательному восприятию информации, то письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, чем устная коммуникация.

Письменные сообщения дают возможность длительного хранения содержащейся в них информации, на которую можно сослаться позднее и подтвердить документально. Эффективна письменная коммуникация с людьми, находящимися на расстоянии, с которыми сложно установить непосредственный контакт.

В сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать. В настоящее время деловая коммуникация невозможна без использования Интернета, который намного облегчает и ускоряет ее. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения, которого придерживаются в деловой среде. А электронные сообщения все больше вытесняют сообщения на бумажных носителях.

Однако нужно отметить и недостатки письменной коммуникации. Восприятие сведений в сообщении напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путаным. Письменное сообщение не может передать интонацию голоса и жестикуляцию, а также нет мгновенной обратной связи. Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.) – временные, финансовые, материальные.

Дж.М. Лейхифф и Дж.М. Пенроуз предлагают 10 характерных особенностей, которые делают письменные коммуникации эффективными [7, с. 140–167]:

1. Тактичность. При составлении текста необходимо:

– обращаться к личности, а не к категории;

– избегать указаний на пол. Одним из способов является использование множественного числа. Например: «Служащие будут продвигаться по службе на основании их способностей и трудового стажа» вместо «Любой служащий будет продвигаться по службе, исходя из его способностей и трудового стажа»;

– сконцентрировать внимание на восприятии получателя.

2. Персональность. При написании текста необходимо передавать позицию «вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах вашего адресата, а не на своих собственных.

3. Позитивность. Эффективные письменные коммуникации должны иметь позитивный тон.

4. Энергичность, активность.

5. Цельность. В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. При составлении предложения необходимо убедиться, что в нем нет нескольких не связанных друг с другом мыслей.

6. Связность. Сведения, изложенные в тексте, должны быть логически связаны.

7. Ясность. Эта особенность включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.

8. Краткость. В сообщении не должно быть многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.

9. Удобочитаемость. Текст должен легко пониматься читающим, если будет написан ясным стилем. Авторы предлагают применять Индекс туманности Ганнинга, который используется как индикатор, показатель для определения уровня образования адресатов [7, с. 161–164].

10. Элементы унификации. Унифицированное сообщение свободно от двух недостатков – грамматических ошибок и проблем с форматом.

В управленческой деятельности большую роль играет деловая переписка, которая становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации. Деловая переписка в последнее время все больше расширяется и завоевывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и обладает своим функциональным стилем.

В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Немаловажную роль в создании делового письма играет его строгая архитектоника, которую образуют реквизиты: эмблема организации, адресат, наименование организации адресата, справочные сведения, дата, регистрационный номер, текст письма (включая обращение), подпись. Все это – важный набор элементов, необходимых для делового контакта. Деловое письмо предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт деловой коммуникации.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией. Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки, правила создания, оформления и организации работы с документами. И нужно помнить, что любой документ, созданный в организации является элементом ее имиджа.

Для того чтобы коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность. Коммуникативная компетентность – это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия и собственно взаимодействия в деловой сфере, уникальный сплав теории и практики общения [6, с. 25]. Понятие коммуникативной компетентности предполагает, что человек осознает следующие аспекты собственной личности:

• собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;
• свои перцептивные умения, т.е. способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления стойких предубеждений в отношении тех или иных проблем, личностей, социальных групп;
• готовность воспринимать новое во внешней среде;
• свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и культур;
• свои чувства психические состояния в связи с воздействием факторов внешней среды;
• свои способы персонализации внешней среды, т.е. те причины и факторы, в соответствии с которыми по отношению к каким-то элементам внешней среды проявляется чувство хозяина;
• уровень своей экономической культуры, проявляющейся по отношению к элементам среды обитания.

Литература

1. Коновченко С.В. Общество – средства массовой информации – власть. Ростов н/Дону: СКАГС. 001. 208 с.

2. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб.: «нание, 2001.

3. Адаир Дж. Эффективная коммуникация. М.: Изд-во Эксмо, 2003. 240 с.

4. Основы теории коммуникации: Учебник / Под ред. проф. М.А. Василика. М.: Градарики, 2005. 615 с.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1992. Ч. 2. Гл. 6. Коммуникации.

6. Спивак В.А. Современные бизнес – коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. 448 с.

7. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес коммуникации. Стратегии и навыки. СПб.: Питер, 2001.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru