Описание бизнес процесса закупки товара

Закупочной деятельности зачастую не придают должного значения в контексте управления компанией, и эта тема остается для многих непонятной. По этой причине закупки представляют собой проблему для большинства компаний, что неизбежно приводит к тому, что осуществляются они хаотично и неэффективно.

Из чего состоит закупочный процесс?

По своей сути, цель закупок – найти оптимальное соотношение количества, цены и качества, позволяющее удовлетворить потребности компании в рамках установленного бюджета.

Прежде, чем пытаться перестроить закупочный процесс в вашей организации, необходимо четко представлять себе, какие этапы данный процесс в себя включает.

Выявление потребности в закупке, выбор конкретного товара/услуги, формирование профессиональной команды закупщиков, планирование объемов и определений требований к качеству, разработка бюджета, отбор поставщиков, логистика, оценка качества работы, и, наконец, осуществление контракта ? все это требует наличия организованного процесса закупок.

Бизнес-процесс продажи и закупки товаров. Модуль 7. Урок 7.

Этапы закупочного процесса:

• выявление потребности;
• формирование заявки с подробным описанием предмета потребности;
• размещение запроса предложений;
• анализ коммерческих предложений, поданных в рамках запроса предложений;
• выбор наилучшего предложения на основании установленных критериев (цена, качество, наличие на складе);
• размещение заказа на поставку, который, будучи принятым продавцом, становится договорным соглашением, включающим ключевые условия поставки;
• проверка поставленных товаров или услуг на предмет комплектности и соответствия указанным требованиям;
• выставление поставщиков счета на оплату (если проверка не выявила несоответствий);
• сверка счета на оплату с заказом на поставку, заполнение необходимых учетных документов;
• оплата поставщику.

Зачем оптимизировать закупочный процесс?

Компании хотят ответа на единственный важный вопрос: как система закупок может повлиять на прибыль?

Ответ прост: при том, что в узком смысле «закупочная деятельность» подразумевает покупку товаров для нужд бизнеса, ее влияние на результаты бизнеса может быть очень существенным и распространяться не только на сам отдел закупок.

Вот как еще закупочная деятельность отразиться на работе компании:

Эффективность работы. Оптимизированная система размещения заказа на закупку обеспечит экономию времени, денег и позволит максимально увеличить движение наличности. Легкий и быстрый доступ к заказу на закупку, способность соблюдать рамки бюджета и прозрачность операций совершаемых сотрудниками компании позволят усовершенствовать закупочный процесс, и соответственно, обеспечить экономию.

Искоренение мошенничества. Мошенничество – одна из самых серьезных проблем, с которой сталкиваются компании. И в отсутствие четко организованного закупочного процесса, случаи мошенничества внутри компании будут частыми. И напротив, если компания вкладывает ресурсы в создание четкого процесса закупок, по каждой операции будет гарантированно оставаться документальный след, по которому можно будет выяснить, кто именно пытается обмануть компанию, тем самым удерживая остальных от вовлечения в мошеннические действия.

Связь бизнес-процесса закупок с другими процессами на предприятии

Легкий доступ к ключевой информации. Способствует не только повышению эффективности работы и прозрачности, но также помогает бизнесу понять, что можно усовершенствовать. Например, компания, имеющая доступ к истории закупок за определенный период, может отследить соответствующие тенденции, поведение поставщиков и использовать эту информацию при планировании и согласования бюджета на следующие заказы.

Контроль бюджета. Это еще одна серьезная проблема компаний. Прежде чем осуществить закупку, важно понимать, имеются ли достаточные средства для ее оплаты. Организованный закупочный процесс позволяет улучшить планирование и управление финансами, что, в свою очередь, обеспечивает возможность получать более выгодные цены, более эффективно планировать и, конечно, лучше контролировать денежный поток.

Как организовать процесс закупок?

Организованный закупочный процесс обеспечивает компании четкие рамки работы и позволяет подбирать оптимальные решения для конкретных потребностей компании.

Используйте технологии. Автоматизация закупочного процесса поможет сэкономить время, снизить риски, четко организовать бизнес-процессы, и сократить административные расходы. Например, внедрив функцию Procure-to-Pay (P2P), компания сможет быстрее обрабатывать, проще отслеживать статус заказов на поставку, и снизить трудозатраты.

Собирайте необходимые данные. Отдел закупок должен своевременно получать необходимый набор спецификаций на товары/услуги и запросы на закупку. Ведь если прайс-листы, перечень утвержденных поставщиков или детальная информация о продукте/услуге будут у сотрудников «под рукой», это позволит избежать лишних задержек.

Выстраивайте хорошие отношения с поставщиками. Старайтесь приносить пользу не только своей компании, но и поставщикам. Большинство поставщиков согласятся пересмотреть условия контракта, если будут уверены, что в будущем ваше сотрудничество с ними расширится. Кроме того, управлять рисками, в частности, если речь идет о бракованных товарах или задержке поставки, будет проще, если стороны находятся в добрых партнерских отношениях, а не в конфронтации. Благодаря сотрудничеству с надежными и благоприятно настроенными поставщиками, вам не нужно будет часто пересматривать список поставщиков и условия контрактов, вы сможете обсуждать цену, и вам не придется искать поставщика «в последний момент».

Создайте четкий алгоритм работы. Делегируйте обязанности в зависимости от способностей отдельных сотрудников из команды закупок, для выполнения как коммерческих, так и технических задач. Заведите таблицу показателей выполнения работы сотрудников, письменно зафиксируйте цели, задачи и стратегию отдела закупок, периодически пересматривайте их на уровне руководства. Пусть сотрудники отдела закупок присутствуют на важных совещаниях по продажам и работе с клиентами – тогда они будут понимать «кухню» и будут в курсе результатов работы различных групп внутри отдела продаж.

Роль отдела закупок

Отделу закупок отводится ряд ключевых обязанностей. И от того, насколько профессиональна команда закупщиков, зависит успех предприятия. Вот основные задачи отдела закупок:

• согласование потребностей в закупке товаров с отделами-пользователями;
• изучение рынка закупаемых товаров и услуг;
• выявление потенциальных поставщиков;
• анализ предложений;
• отбор поставщиков;
• оформление заказа на поставку;
• встречи с торговыми представителями;
• обсуждение цены и прочих условий поставки;
• работа с договорами;
• выявление и устранение проблем, связанных с закупками;
• ведение учетных данных по закупкам.

В вашей закупочной политике должны быть отражены основные аспекты:

• Сотрудники, которые уполномочены закупать необходимые компании товары;
• Товары, которые может заказывать этот сотрудник;
• Лимит расходов/рамки бюджета;
• Требования компании к конкуренции поставщиков;
• Критерии отбора поставщиков;
• Типы договоров, которые может заключать отдел закупок с выбранными поставщиками;
• Процедура разрешения конфликтов интересов;
• Позиция компании в отношении личных займов от поставщиков;
• Допустимость деловых подарков;
• Категории информации компании, которые считаются конфиденциальной;
• Процедура разрешения правовых вопросов.

Это пример простой закупочной политики, которая подойдет для мелкого или среднего бизнеса. Закупочная политика крупных компаний будет более обстоятельной.

Оценка поставщиков

Оценка поставщиков предшествует размещению заказа. Однако роль команды закупок не ограничивается лишь выбором лучшего поставщика. Ваши закупщики должны обеспечивать, чтобы ценность приобретаемых ресурсов с течением времени соответствовала расходам на них. Для этого необходимо периодически оценивать качество работы поставщиков.

Вот несколько критериев, на основании которых это можно сделать:

• сроки поставки;
• качество поставляемой продукции;
• комплектность поставок;
• ценовая политика;
• качество обслуживания;
• финансовая устойчивость поставщика;
• опыт аналогичных поставок;
• способность обеспечить соответствие спецификациям на заказ/товар/услугу;
• профессионализм торговых представителей и технического персонала.

Перевод: Кристина Мелюк, B2B-Center.

Источник: umestentorg.com

Закупки предприятия: как работать с поставщиками

Если бизнес работает в сфере производства или продаж, ему необходима бесперебойная система закупок. Рассказываем, как менеджеру или предпринимателю наладить организацию закупок на предприятии — сделать так, чтобы поставки приходили без задержек и не создавали переизбытка на складе, а еще были оплачены по лучшей цене.

Процесс закупки

• Тратится много времени на поиск и отбор. Конечно, можно сделать рассылку по купленной базе, но это потребует денег на отправку писем, а в ответ придется разбирать большое количество КП.
• Есть риск упустить выгодное предложение. Например, в базе поставщиков может не быть контактов новых предпринимателей, которые готовы сделать поставку со скидкой.
• Ответы поставщиков не формализованы. Структуры коммерческих предложений у всех разные, кто-то будет предлагать встретиться для уточнения запроса, другие не работают с электронным документооборотом.

Входящая система поиска подразумевает публикацию тендера с обозначенным техническим заданием. Преимущества такого подхода: площадок для таких конкурсов не много, как правило, инициативные поставщики о них знают. Все заявки на участие формализованы, а в большинстве площадок конкурс и вовсе практически автоматизирован — менеджер получает заявки, а сервис оформляет все предложения и документы в удобном наглядном виде.

Курс «Закупки предприятия. Работа с поставщиками»
Научитесь оценивать поставщиков, вести переговоры, рассчитывать товарный запас и планировать закупки у наших экспертов-практиков! Курс включает алгоритмы расчетов всех показателей, которые нужны для успешной работы.

Подробности и регистрация

Однако работа с тендерами не застрахует от недобросовестного поставщика: если не прописать максимально подробно условия закупки и характеристики товара, можно получить не то что нужно.

Проверка поставщиков. Как правило, этот этап нужно включать в закупку любого уровня, иначе можно получить некачественную продукцию или вовсе сорвать поставку.

• Анализ учредительной документации — нужно посмотреть, долго ли работает компания, какой у нее уставной капитал, кто учредители и с какими компаниями они связаны, изучить аффилированность учредителей.
• Изучить репутацию компании и ее участников. Проверяют сам бизнес, учредителей, директора, топ-менеджмент, дочерние компании. Важно узнать, не входят ли компания или связанные с ней организации в реестр недобросовестных поставщиков.
• Проанализировать финансовое состояние компании: есть ли у бизнеса задолженности или судебные разбирательства, посмотреть на рентабельность активов и инвестиций.

Кроме того, нужно посмотреть, есть ли у компании опыт работы с рынком закупщика, нет ли проблем с публикацией отчетности, проверить, не зарегистрирован ли бизнес по адресу массовой регистрации. Если закупщика смущает какой-то фактор, стоит отказаться от отношений с закупщиком или пересмотреть условия работы. Например, предложить оплату по факту и предусмотреть большие штрафы за несоблюдение сроков.

Переговоры и согласование условий договора. В организацию закупки входит не только создание самого процесса поставки, но и коммуникации. Менеджер должен уметь готовиться и проводить деловые переговоры, аргументировать свою позицию, обсуждать результаты взаимодействия с контрагентом и возможные изменения.

Основные методы закупок

Условно методы закупок на предприятии разделяют на четыре вида, в зависимости от объемов и регулярности.

Разовая закупка или закупка по мере необходимости. Обычно такой подход используют для поставки сразу на сборочную линию либо с целью перепродажи, то есть без долгого хранения на складе. Ее стоит использовать, если других вариантов нет: на разовые закупки тратится столько же времени, сколько на оформление долгосрочных отношений, поставщики не делают скидки, сложно договориться на работу по постоплате.

Регулярные небольшие закупки. С точки зрения поставщика такие отношения безопаснее, чем разовая большая закупка — он может планировать свою работу, учитывая постоянный спрос. Поэтому при долгосрочных отношениях можно договориться на скидку или другие преференции, например, бесплатную доставку до филиалов.

Для поставщика такой формат хорош отсутствием расходов на большой склад. Но есть риски остановки процессов, если поставщик не справится с задачей. Решается проблема договоренностью сразу с несколькими контрагентами.

Большие оптовые закупки. Подходят для крупных компаний с регулярным спросом. Как правило, корпорации договариваются с поставщиками о постоплате через несколько месяцев после получения товара или сырья. Так снижаются риски и повышается оборачиваемость капитала: к моменту оплаты закупки бизнес может уже продать товар. Недостаток подхода — как правило, требуются складские помещения, чтобы накопить необходимый запас на случай проблем с контрагентами.

Получение товара по мере необходимости. С поставщиками можно договориться на поставку по запросу:

• Контрагент берет обязанность привезти товар в течение конкретного срока после получения заявки.
• Точно количество товара не устанавливается, вместо нее есть «вилка» от и до, в зависимости от потребности заказчика.
• Иногда прописывается необходимый минимум товара в какой-то срок, который нужно заказать для пролонгации таких отношений.

Такой формат удобен для закупщика, не всегда комфортен для поставщика, которому сложно планировать производство или свои закупки. Поэтому на формат закупок по мере необходимости согласится не каждый контрагент.

На что обращать внимание при выборе поставщика

Ключевые факторы выбора поставщика: соответствие товара заявленным требованиям в документации к закупке, стоимость договора и сервисные нюансы, то есть насколько удобно заказчику работать и получать товар. В долгосрочных отношениях обращают внимание на количество и качество ошибок контрагента — если есть нерегулярные просрочки на 1—2 дня, скорее всего, это не критично. Но если поставщик постоянно задерживает товар или привозит много брака, лучше найти нового.

Кроме этого, следует обращать внимание и на другие аспекты:

• Как быстро поставщик может доставить товар в случае необходимости.
• Может ли он увеличить количество товара.
• Насколько комфортно организованы процессы оформления документации и взаимодействия с закупщиками.
• Оперативно ли контрагент решает проблемы.
• Финансовое состояние поставщика.
• Наличие сервисного обслуживания.

По совокупности этих факторов и стоит принимать решение о сотрудничестве.

Процесс закупки на предприятии, даже если оно небольшое — сложная и многоступенчатая система. Ее желательно выстраивать сразу без ошибок: проанализировать потребности, найти надежных поставщиков, добиться лучшей цены и управлять закупками эффективно.

Подпишитесь
на полезные статьи

Источник: uprav.ru

Как повысить эффективность системы закупок

С одной стороны, закупки — важный процесс для любой организации, которая зависит от внешних поставщиков сырья С другой – болевая точка финансовых и управляющих директоров: ведь всегда есть риск выбора недобросовестного поставщика. Как провести аудит своей системы закупок и сократить расходы, рассказываем в статье.

Возьмем некую идеальную стандартную закупку. Бизнес-подразделение нуждается в закупке определенных товаров или услуг. Оно:

1. Составляет спецификацию или техническое задание;
2. Проводит анализ рынка и делает запрос коммерческих предложений;
3. Передает в отдел закупок список возможных контрагентов и уточненное техническое задание.

1. Проводит анализ рынка и привлекает представителей бизнеса (на ротационной основе по возможности) для общения с потенциальными поставщиками и подрядчиками;
2. Проверяет юридическую чистоту поставщика, его финансовое положение и репутацию. Оценивает, не противоречит ли заключение контракта с ним, например, политике выбора поcтавщиков головной компанией. Все это делается для того, чтобы в случае проблем с налоговой организация смогла подтвердить должную осмотрительность при заключении сделки;
3. Ранжирует поставщиков и представляет результаты своей работы бизнес-подразделению;
4. После этого проводится встреча, на которой отдел закупок и бизнес-подразделение совместно выбирают поставщика или договариваются запросить у ряда поставщиков дополнительную информацию.

Вот некоторые маркеры, по которым можно определить, что закупочный процесс работает недостаточно эффективно:

1. Бизнес-подразделение не получает обратной связи по итогам тендера, и информация о нем нигде не фиксируется и не хранится.
2. Выбранные поставщики, несмотря на приличный опыт, не справляются с поставленными задачами.
3. Происходит перезатаривание на складах.
4. Отсутствует понимание уровня рисков при взаимодействии с тем или иным поставщиком.

Чек-лист: как провести аудит закупок в своей компании

Аудит закупочной деятельности – это синергия строгих аудиторских фреймворков и «вольной» консультационной составляющей:

• В первую очередь, это проверка процесса отбора поставщиков и разработка рекомендаций по его улучшению. На этом этапе в фокусе находится сам бизнес-процесс.
• Во-вторых, это ретроспективный анализ: договорной базы, базы отыгранных конкурсов, ее кластеризация и проверка отдельных кейсов на наличие договорных тендеров и возможной невнимательности в отношении предоставленного опыта поставщика или его производственно-технической базы.

Аудит позволяет обновить регламент процесса отбора поставщиков, а также настроить процессы их оценки и выбора. В целом, аудит закупок крайне желательно проводить перед автоматизацией, так как ошибки при его переводе в цифру могут стоить организации лишних несколько десятков, а то и сотен тысяч.

А теперь немного подробнее о том, как провести аудит закупок в своей компании:

Диагностика

Проведите интервью с ответственными лицами и определите цели закупочного процесса. Конечно, если интервью проводит руководство, риск сокрытия фактической ситуации выше, чем при проведении коллегами того же уровня или даже сторонним человеком. Во время интервью определите триггерное событие начала бизнес-процесса и его результаты, сформируйте пул проблем.

Проанализируйте систему мотивации топ- и мидл-менеджмента: в какой части формируются критерии эффективности расходов и включаются ли они в KPI. Таким образом, любые показатели эффективности могут либо мотивировать, либо демотивировать к «рачительным» закупкам.

Формирование выборки и анализ

Сформируйте выборку закупок прошлых лет по направлениям закупок (ТМЦ, услуги), сгруппируйте их по отдельным кластерам.

Так, например, закупочные процедуры по рекламе можно разделить на ATL, BTL и др. направления. Подобная кластеризация позволит выработать единую схему оценки тематических конкурсов.

Проанализируйте и сформулируйте проблемное поле по конкретным закупочным процедурам. Как правило, сначала формируется список точечных проблем, которые получены в рамках интервью:

• отсутствие форм заявок или их систематическое игнорирование;
• неэффективная система планирования складских запасов или ее полное отсутствие;
• формальность или отсутствие регламентов распределения заявок по времени исполнения и срочности;
• отсутствие ответственных за заказ и получение закрывающих документов и др.

Далее проводится сам анализ закупочной документации. На этом этапе, помимо технического задания, стоит также посмотреть на «следы» выбора поставщика: все цепочки писем, протоколы переговоров и т.д. Если такие документы в компании отсутствуют, следует более пристально изучить поставщика, который был выбран, и посмотреть, какие были альтернативы. Приверженность одному и тому же поставщику, например, может свидетельствовать о наличии сговора.

Анализ рынка

После ретроспективного анализа проведите анализ рынка, сделайте срез текущей ситуации, опросите поставщиков о ценовой политике прошлых лет для верификации или опровержения полученных гипотез. Составьте расширенный перечень поставщиков и занесите его в единую базу.

Разработка ТЗ на автоматизацию

Проведите расчет финансовой модели по автоматизации и экономическому эффекта от ее внедрения в рамках данного бизнес-процесса. В рамках технического задания структурируются все необходимые элементы: модули автоматизированных маршрутов согласования поставщиков, протоколирования переговоров и фиксации полученных предложений, а также историй взаимодействия с поставщиком в виде приложения к его карточке.

Зачастую выстраивание таких систем происходит на основе кастомизированных платформ, либо уже используемой в компании IT-платформ.

Обновление регламентов и внедрение

Финальный этап – обновление регламентов, подготовка основы для автоматизации. Соберите единые справочники закупаемых товаров и услуг, унифицируйте форму подачи заявки, распределите зоны ответственности, подготовьте должностные инструкции для сотрудников. Проведите итерационные летучки, онлайн-демонстрации и совещания для имплементации.

Провести аудит системы закупок:

На что обратить внимание при анализе закупок

Начинать лучше со скрининга контрактной базы прошлых периодов – его лучше всего проводить за период в 3-4 года. На этом этапе определите тренд в процессах (например, расширение или сужение пула поставщиков по отдельным видам продукции или услуг) и создайте классификатор типов закупок и возможных заказов в рамках подразделений.

Отдельному направлению закупок – для производства, административных и коммерческих целей – присваивается отдельный номер, который далее дробится на более низкие уровни. Например, в рамках закупок производства номенклатура может делиться на следующие подгруппы: сырье, полуфабрикаты, запчасти, добавки и т.д.

Здесь особенно важно привязать определенные типы заказов к бизнес-подразделениям. Очень часто одни типы закупок свойственны конкретным подразделениям, а другие – почти всем. Например, покупка услуг страхования относится к определенному подразделению, а административные расходы свойственны всем. Такой сравнительный анализ позволяет выявить разночтения или несостыковки в формировании технического задания в рамках одной компании.

Неидеальный бизнес-процесс чреват некорректно сформированным техническим заданием. Так, крупный застройщик проанализировал свои требования к закупаемым инжиниринговым системам и выяснил, что, уточнив определенные спецификации, он может сократить расходы на 7,5%(!).

Немаловажный элемент – своевременность проведения закупок и анализ входящих коммерческих предложений. Проводимые тендерные комитеты, увы, не являются панацей от выбора непрофессионального или неготового к выполнению заказа поставщика: в 50% случаев такие конкурсы либо отменяются (невозможно решиться на выбор), либо выбирается поставщик с наименьшей ценой (хотя бы cost-effective). Важна тщательная предкомитетная подготовка.

Очень часто при смене топ-менеджмента требуется скрининг договорной базы. В нашей практике было немало случаев, когда обнаруживалось, что компания регулярно заключала крупные контракты всего с тремя поставщиками. Часто это указывает на то, что отдел закупок игнорирует анализ рынка. Хотя встречаются и исключения: когда поставщиков на рынке и правда немного — битум, например, далеко не FMCG-продукт.

Если провести аналитику и дополнить техническое задание, то можно увеличить базу поставщиков на 20% и снизить суммарную стоимость закупок на 10-15%.

Так, строительная компания с известным именем поняла потребность в:

• ревизии имеющихся остатков ТМЦ – многие из них не были востребованы годами, при этом новые закупались на регулярной основе;
• в унификации маршрутов получения закрывающих документов – многие из них терялись и заново создавались по несколько раз чуть ли не ежегодно.

Номенклатура позиций на складе сократилась на 30%, процесс закупки и получения документов ускорился в 3 раза, а процент недополученных в период документов сократился с 40% до 5% (с учетом ошибок контрагентов).

Источник: delprof.ru