процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты процесса и порядок управления процессом.
Документирование процессов организации должно осуществляться на основе определенных внутренних стандартов. Ниже рассмотрен пример структуры основного стандарта организации (авторами предложен термин — «шаблон регламента выполнения процесса»[XXXVIII]), предназначенный для документирования бизнес-про- цессов. При описании своих процессов владельцы процессов используют данный внутренний стандарт как основу или, другими словами, как шаблон для наполнения информацией по реальной деятельности.
Шаблон регламента выполнения бизнес-процесса предназначен для решения следующих задач: определение владельца процесса, его полномочий и ответственности по управлению процессом; спецификация границ процесса (поставщики/входы, клиенты/выходы); спецификация ресурсов, необходимых для выполнения процесса; описание технологии выполнения процесса, включая регламенты работ по взаимодействию с поставщиками и клиентами процесса; определение сотрудников, ответственных за выполнение каждой работы процесса (матрица ответственности); спецификация показателей процесса, продукта, удовлетворенности клиентов; регламентация работы владельца процесса по циклу PDCA.
Лекция 5: Регламентация и бизнес-процессы
Приводимый ниже пример шаблона является достаточно
сложным, комплексным. Поэтому мы рекомендуем адаптировать его с учетом специфики конкретной организации и поставленных целей. Данный шаблон был использован при выполнении проектов внедрения процессного подхода к управлению в нескольких российских компаниях.
Очень важно подчеркнуть, что представленный ниже шаблон регламента выполнения бизнес-процесса может быть использован при описании как процессов структурных подразделений, так и сквозных (межфункциональных) процессов орга
При описании сквозных процессов более подробно следует останавливаться на порядке выделения ресурсов владельцу процесса.
Регламентируемый процесс должен иметь одного владельца, целиком отвечающего за его выполнение и полученные результаты. Шаблон регламента позволяет описать деятельность владельца процесса по управлению процессом. Если процесс описывается с информационными целями, то раздел по управлению процессом можно не заполнять[XXXIX].
Регламентация бизнес-процессов
Подпроцесс
Подпроцесс
Рис. 3.31. Схема процессов организации
Документирование процессов осуществляется после того, как утвержден перечень бизнес-процессов организации, причем с детализацией на несколько уровней.
Использование рассматриваемого стандарта описания процессов целесообразно на 1—2
уровнях детализации, т.е. для достаточно крупных процессов (по численности сотрудников, числу участвующих подразделений, сложности технологии). На рисунке 3.31 показана схема процессов организации, которая включает: основные процессы, вспомогательные процессы, процесс управления.
Перед тем, как приступить к регламентации процессов, необходимо определиться, какие именно из процессов организации будут описаны при помощи шаблона регламента выполнения бизнес-процесса (внутреннего стандарта описания бизнес-про- цессов). После того, как перечень таких процессов составлен, рабочие группы по процессам приступают к регламентации своих процессов.
Используя шаблон, рабочие группы наполняют его информацией по своему процессу. Регламент разрабатывается для каждого процесса из утвержденной руководством предприятия сети процессов. Разработка регламента осуществляется рабочей группой под управлением владельца процесса. Владелец процесса одновременно является заказчиком работ и руководителем работ. Руководитель проекта по предприятию в целом координирует деятельность рабочих групп по разработке регламентов.
Источник: economy-ru.com
Регламентация деятельности – насколько детальными должны быть регламенты?
Регламентация деятельности позволяет сделать работу организации более надежной и предсказуемой. В большинстве случаев с помощью регламентация деятельности позволяет повысить зрелость существующих бизнес-процессов, потому что без регламента работа всякий раз может выполняться по разным маршрутам, что снижает качество бизнес-процесса и его результатов.
Регламентация деятельности — для разных процессов — разные инструменты
Типизация работ и выстраивание бизнес-процессов позволяет создать в компании работающий механизм, который будет устойчив к текучести персонала и другим негативным факторам. Однако, при регламентации деятельности возникает дилемма – с одной стороны, если регламент сделать очень общим, то он не формализует основных особенностей бизнес-процесса. А если, регламент сделать очень подробным, то возникает трудоемкая задача по управлению изменениями созданного регламента, да и контроль очень детального регламента достаточно сложен.
Ведь известно, что, закреплять в регламенте имеет смысл только то, что можно контролировать. Если контроля исполнения не будет или он будет затруднен, то регламент не будет исполняться. Поэтому найти золотую середину непросто. Для некоторых бизнес-процессов, которые часто выполняются и неизменны, может потребоваться глубокая детализация, тогда как для бизнес-процессов с высоким коэффициентом изменений регламентация деятельности может носить поверхностный характер.
В настоящее время появилось понятие «электронного регламента”, которое подразумевает собой систему класса BPM (Business Process Management), с помощью которой автоматизируются бизнес-процессы, и которая позволяет контролировать правильность их исполнения. Использование BPM систем может заменить создание регламента бизнес-процесса в графической или текстовой форме, поскольку сама система будет одновременно и регламентом и средством контроля бизнес-процесса.
В тоже время, для некоторых бизнес-процессов автоматизация с использованием BPM – систем не оправдана и для этих процессов проще написать общий регламент, и организационными методами контролировать его исполнение. Как правило, такие процессы исполняются редко и содержат в себе элемент творчества. Если процесс не выгодно автоматизировать, то можно его регламентировать не в текстовой форме, а в форме графических моделей, тогда это будет более удобно для восприятия и проведения изменений.
Примеры использования средств моделирования (например, ARIS или MS Visio) для регламентации деятельности очень часто встречаются в России. Общей ошибкой данных примеров часто является излишняя детальность описания бизнес-процессов? Потому что для некоторых компаний достаточно закрепить основные бизнес-процессы на верхнем уровне, для других необходимо наладить процедуры взаимодействия между подразделениями, тогда как третьим необходимо некоторые процессы формализовать до уровня рабочих мест.
Для понимания глубины регламентации бизнес-процессов и способов их регламентации необходимо составить перечень бизнес-процессов и оценить зрелость каждого из них. В дополнение к этому, необходимо помимо зрелости оценить частоту выполнения бизнес-процессов, число участвующих сотрудников и число изменений.
На основании этих критериев все процессы можно разделить на четыре группы:
- не требующих формализации;
- требующих формализации на уровне подразделений;
- требующих формализации на уровне рабочих мест;
- требующих внедрения электронных регламентов.
Распределив все процессы по данным группам можно определить план работ по регламентации деятельности, причем приоритеты могут быть выставлены через анализ проблематики бизнес-процессов.
Источник: koptelov.info
Регламентация внутренних процессов компании
Понятие регламентации внутренних процессов компании
Определение 1
Регламентация внутренних процессов компании – это процесс установления подробных правил, которые определяют порядок деятельности того или иного государственного органа, организации, учреждения и т.д.
Если на предприятии не проведена регламентация внутренних процессов, то ведение работы базируется на устоявшихся нормах и правилах, которые известны сотрудникам. В той или иной степени, результаты достигаются, но эффективность может быть весьма низкой. При таком способе организации невозможно избежать значительных потерь ресурсов различных видов:
- финансовых,
- человеческих (трудовых),
- материальных,
- временных и т.д.
Однако даже документирование такой работы (ее описание, оформление регламента) может не дать никакого положительного эффекта, если она не основывается на предварительном анализе или не сопровождается изменениями существующих процессов.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Стандарты серии ISO 9001 (и соответствующие ГОСТы Р ИСО 9001) устанавливают, что организациям нужно:
- разрабатывать, актуализировать и использовать для обеспечения функционирования внутренних процессов документированную информацию,
- регистрировать и сохранять применяемую документированную информацию, чтобы обеспечить уверенность в том, что внутренние процессы производятся в соответствии с запланированными способами.
Замечание 1
Следует различать регламенты и инструкции. Регламенты содержат в себе описание процессов взаимодействия между исполнителями, а инструкции – порядок действия для отдельных исполнителей в ходе реализации бизнес-процессов.
Цели осуществления регламентации внутренних процессов:
- анализ проблемных и узких мест, выявление потерь в ходе осуществления процессов и последующая разработка и реализация мероприятий, направленных на улучшение ситуации,
- стандартизация деятельности, обеспечение четкости и повторяемости процессов, реализация возможности управления ими,
- тиражирование опыта на другие организации (новые предприятия или филиалы компании),
- накопление массива знаний для передачи его новым сотрудникам (при приеме на работу, обучении, повышении квалификации),
- проведение внутренних аудитов.
«Регламентация внутренних процессов компании»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Если регламентация внутренних бизнес-процессов организации осуществляется в рамках внедрения процессного подхода, во внимание обязательно должны приниматься основные элементы бизнес-процесса. Иными словами, регламент должен содержать следующие сведения:
- деятельность, связанная с управлением процессом. В частности, должны быть описаны владелец процесса, присвоенные ему полномочия, технологии управления процессом (по крайней мере планирование процесса и отчетность по нему), система используемых при управлении показателей,
- входы процесса, включая требования в ним, а также инициирующие начало процесса события,
- выходы процесса, включая требования к ним, а также завершающие процесс события и получаемые результаты,
- деятельность, осуществляющая преобразование входов в выходы, или технология проведения процесса. В этот пункт включают ответственность персонала, а также выполняемые сотрудниками операции (их структура и взаимосвязь),
- необходимые для осуществления процесса ресурсы (включая персонал, инфраструктуру, информацию, оборудование и другие виды ресурсов).
Особенности регламентации внутренних процессов по уровням
Регламентацию внутренних бизнес-процессов можно разделить на два направления:
- регламентация внутренних процессов верхних уровней,
- регламентация внутренних процессов операционного уровня.
К регламентации процессов верхних уровне относится разработка, утверждение и согласование нормативно-методических документов, связанных с вопросами:
- порядка управления бизнес-процессами,
- порядка выполнения бизнес-процессов (входы, технология осуществления, выходы),
- требований к необходимым для выполнения процессов ресурсам.
В регламентах процессов верхнего уровня (иными словами, масштабных процессов) описывают деятельность руководителя, связанную с управлением процессом:
- полномочия и ответственность,
- технология управления процессом (в соответствии с функциями управления – планирование, мотивация, организация, контроль, включая методы принятия решений, связанных с процессом),
- система показателей, применяемая для управления процессом и формирования отчетности, отправляемой руководству более высокого уровня. Невозможно осуществлять управление без сформированной системы оценочных показателей.
Чтобы управлять процессами верхнего уровня, детальное описание технологий не требуется – достаточно укрупненных блоков деятельности. Ключевой задачей является отображение структуры подпроцессов и распределение ответственности за их реализацию по руководителям более низкого иерархического уровня.
Итак, при регламентации внутренних процессов верхнего уровня представляется важным:
- создание иерархической системы процессов,
- закрепление за руководителем ответственности за их выполнение,
- создание механизмов управления, в которую входит система показателей.
Регламентация бизнес-процессов операционного уровня связана с разработкой, утверждением и согласованием нормативно-методических документов, в которых описывается деятельность отдельных сотрудников в соответствии с уровнем выполняемых ими операций.
Когда производится переход от внутренних процессов верхнего уровня к внутренним процессам операционного уровня акценты смещаются в направлении регламентации технологии выполнения конкретного процесса. На операционном уровне регламентация отличается большей детализацией. Регламентация операционной деятельности может принимать различные формы, к примеру:
- операционная карта,
- должностная инструкция,
- рабочая инструкция.
Степень детализации определяется руководством предприятия в каждом конкретном случае индивидуально.
Источник: spravochnick.ru