Описание функциональной организации бизнес система

Функциональный подход положен в основу построения системы управления организации. Модель позволяет получить заданные результаты при построении организационной структуры, которая повышает конкурентоспособность организации в рыночной среде.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Герасимов Б. Н.

Построение систем управления организацией на основе процессного подхода
Разработка модели универсальной системы управления процессами предприятия
Моделирование системы управления организацией
Состав и структура элементов систем управления процессом и подпроцессом организации
i Не можете найти то, что вам нужно?

Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Presenting a system of organization management on the basis of functional approach

Functional approach forms the basis of setting up a system of organization management. The model proposed makes it possible to obtain specified results when setting up an organizational structure which improves the organization’s competitiveness in market environment.

Как Построить Систему в Компании? (Функциональная Модель Менеджмента)

Текст научной работы на тему «Представление системы управления организацией на основе функционального подхода»

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДХОДА

Международный институт рынка, г. Самара

Функциональный подход положен в основу построения системы управления организации. Модель позволяет получить заданные результаты при построении организационной структуры, которая повышает конкурентоспособность организации в рыночной среде.

Систему управления можно определить как часть (подсистему) организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей. Ее функции заключаются в восприятии определенных задач организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации.

Для управления функционированием организаций используются различные подходы. Количество применяемых подходов определяется сложностью и стоимостью задач, продолжительностью их решения. Например, при решении рутинных задач менеджер будет применять несколько подходов: структурный, маркетинговый, ситуационный и др.

При разработке сложных инновационных проектов должны применяться практически все научные подходы, описанные в [1]. Чаще всего упоминаются системный, ситуационный и процессный подходы. Однако, на наш взгляд, следует более эффективно использовать функциональный подход, так как организация и ее менеджмент содержат множество различных функций, которыми следует управлять.

Сущность функционального подхода заключается в том, что управленческая деятельность рассматривается как совокупность функций, которые нужно выполнить для реализации целей организации [2]. При этом создаются несколько альтернативных процессов (подпроцессов) для реализации этих функций и выбирается тот из них, который тре-

Вебинар по созданию функциональной архитектурной модели организации

бует минимума совокупных затрат за жизненный цикл процесса на единицу его полезного эффекта.

Признание естественной полифункциональности организации влечет ряд важных следствий для формирования желательной (идеальной) модели рыночной организации и модели взаимоотношений с другими организациями [2]. Главным здесь является решение относительно полноты организации. Поэтому необходим выбор из нескольких конкурирующих моделей желательного состояния, внутренней структуры и внешнего положения организации.

Функции управления — это виды деятельности, необходимые для осуществления управления (воздействия). В научной литературе достаточно много мнений по поводу ко -личества и содержания функций управления в организации. В различных работах количество функций колеблется от 4 до 12.

Исследования, проведенные с участием автора, показали, что на практике в управленческой деятельности существуют 9 функций, а именно: нормирование, прогнозирование, планирование, организация, учет, контроль, анализ, регулирование, координация [3]. Они могут быть неодинаково развиты, но, тем не менее, эти функции играют важную роль в решении задач управления в том или ином процессе организации.

Предлагается модель взаимодействия этих функций (рис. 1), выполненная в виде системного ориентированного графа.

В [3] представлены технологии каждой из перечисленных функций управления на уровне операций во избежание различных толкований их содержания. Функции управ-

Рис. 1. Взаимодействие функций управления

ления, связанные с одним подпроцессом, находятся в единстве и представляют собой функционально-управляющий блок.

В результате удалось выделить основные элементы экономических систем типа «организация»: цели (миссия, ценности), структура, задачи, ресурсы, технологии, результаты, объекты (процессы), менеджмент. Часть этих элементов имеют небольшой диапазон типов (цели, структура), другие отличаются практически в каждой организации.

Система «организация» — это совокупность ее элементов, которые находятся в непрерывном взаимодействии между собой и связаны с внешней средой [2]. На рис. 2 система «организация» представлена в виде онтологической картины.

Объектами, имеющими место быть в экономических системах (организациях), являются персонал, маркетинг, финансы, стратегия, операции, инновации, качество, информация, безопасность жизнедеятельности.

Внешняя среда — это объекты окружения организации, с которыми она считается и взаимодействует. Объекты внешней среды — поставщики, потребители, конкуренты, технологии, государственные органы, социальные и экономические факторы — достаточно хорошо описаны в литературе. Дадим характеристику четырех пространств внешней среды.

Пространство административной деятельности включает комплекс правовых актов всех уровней власти в стране. Государ -ство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего, через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое — через законодательные акты.

Пространство социума содержит социальную среду, т. е. людей, находящихся друг с другом в различных отношениях (стратах, проекциях). Это административные структуры, партии, семья и поселения, нации, классы, половые и возрастные страты и т. д.

Источник: cyberleninka.ru

Разработка функциональной модели системы

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель TO-BE). Также функциональная модель позволяет идентифицировать все информационные объекты, которыми оперирует предприятие в своей деятельности. Среда BPwin имеет достаточно простой и понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создать сложные модели в BPwin. Рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные в виде стрелок. Если щелкнуть по любому объекту модели левой кнопкой мыши, появиться всплывающее контекстное меню, каждый пункт которого соответствует редактору какого-либо свойства объекта [20]. Case средство верхнего уровня BPwin поддерживает методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель TO-BE). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людьми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования [12]. Рассматривая потоки информации необходимо указать, на то, что информация, которая участвует в рассмотрении бизнес-процесса, делится на четыре основные части: вход, управление, механизмы и выход. Входящая информация преобразуется процессом и результатом этих преобразований является информация на выходе [20]. С целью отображения взаимодействия с внешним миром построена контекстная диаграмма реабилитационного центра, которая является вершиной древовидной структуры диаграмм (рис. 4). Управление деятельностью учреждения осуществляется с помощью должностных инструкций, приказов министерства здравоохранения, приказов министерства экономики, распоряжений администрации президента. Механизмами являются человеческие ресурсы и материально-техническое обеспечение. Система «ГУ «РЛДРЦ» преобразует входы (специалисты, отчеты подведомственных организаций, пациенты) в выходы (отвесность в налоговую инспекцию, отчетность в министерство здравоохранение, отчетность в фонд соц. страхования, отчетность в статистику, перечисления в пенсионный фонд, денежные средства, оказание мед. услуг). Рис. 4. Контекстная диаграмма ГУ «РЛДРЦ» Контекстная диаграмма «ГУ «РЛДРЦ» является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействие с внешней средой. Связь и взаимодействие работ с внешним миром и между собой представлено в виде стрелок. После описания системы в целом проведено разбиение её на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции первого уровня [20]. На диаграмме декомпозиций первого уровня отражаются взаимосвязь отделов ГУ «РЛДРЦ» (рис.5). Диаграмма декомпозиции первого уровня состоит из следующих работ:

1. Администрация и отдел управления.
2. Бухгалтерия.
3. Отдел кадров.
4. Группа АСУ.
5. Административно-хозяйственное отделение.

Рис 5. Диаграмма декомпозиции первого уровня Каждые из работ, построенные на диаграмме декомпозиции первого уровня могут в дальнейшем быть детализированы до нужного уровня декомпозиции. Для отдела бухгалтерия построена диаграмма декомпозиция второго уровня, которая позволяет наглядно представить взаимосвязи отдела бухгалтерии (рис. 6). На диаграмме декомпозиции второго уровня для отдела бухгалтерии изображены следующие работы:

1. Главный бухгалтер.
2. Бухгалтер по заработной плате.
3. Бухгалтер по учету материальных ценностей.
4. Бухгалтер по финансовому учету.
5. Экономист.

Рис. 6. Диаграмма декомпозиции отдела Бухгалтерия Главный бухгалтер осуществляет руководство отделом, отдает приказы и распоряжения работникам бухгалтерии и экономистам. К главному бухгалтеру поступают письма подведомственных организаций. Исходящей документацией является: отчет в налоговую инспекцию, отчет в министерство здравоохранения. Бухгалтер по заработной плате ведет расчет заработной платы, перечисления в пенсионный фонд и предоставляет отчет в фонд социального страхования, налоговую инспекцию, а также в статистику. Бухгалтер по учеты материальных ценностей ведет учет товарно-материальных ценностей, а также предоставляет отчеты главному бухгалтеру и в МЗ ПМР. Бухгалтер по финансовому учету и экономисты занимаются валютными операциями, тарификацией, составлением штатного расписания и т.д. Далее была создана диаграмма в методологии IDEF3 (рис. 7). Рис. 7. Диаграмма IDEF3 «Обеспечение политики оплаты труда» Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия применяют диаграммы в методологии IDEF3. Цель разработчиков методологии IDEF3 – обеспечить специалиста (эксперта) предметной области инструментом структурного анализа, при помощи которого он сможет представлять знания о выполнении операций в системе ли организации в целом. Это метод, обеспечивающий аналитикам возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе. Цель может состоять как в документальном оформлении и распределении знаний о процессе, так и в идентификации противоречивости или несовместимости выполнения отдельных операций. Табель учета рабочего времени поступает в отдел кадров, где он непосредственно проверяется и подписывается. Затем документ поступает в бухгалтерию, после чего происходит расчет всех начислений с учетом удержек. На основе начислений и удержек формируется заработная плата всех сотрудников ГУ «РЛДРЦ».

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

Построение организационно-функциональной модели компании

Организационно-функциональная модель компании строится на основе функциональной схемы деятельности компании рис. 4.12.

Рис. 4.12. Функциональная схема компании

На основании миссии формируются цели и стратегии компании. С их помощью определяется необходимый набор продуктов и, как следствие — требуемые ресурсы. Воспроизводство продукции происходит за счет переработки ресурсов в основном производственном цикле.

Его компоненты формируют необходимые бизнес-функции для поставки ресурсов, производства продуктов и их распределения в места реализации. Для управления указанным процессом воспроизводства формируется совокупность компонентов менеджмента, которая порождает набор функций управления.

Для поддержания процессов воспроизводства и управления формируются наборы соответствующих функций обеспечения (охраны, технического оснащения, профилактики и ремонта и пр.). Такой подход позволяет описать предприятие с помощью универсального множества управленческих регистров (цели, стратегии, продукты, функции, организационные звенья и пр.). Управленческие регистры представляют собой иерархические классификаторы. Объединяя классификаторы в функциональные группы и закрепляя между собой элементы различных классификаторов с помощью матричных проекций, можно получить модель организационной структуры компании.

Для построения организационно-функциональной модели используется всего два типа элементарных моделей.

Древовидные модели (классификаторы) — точные иерархические списки выделенных объектов управления (организационных звеньев, функций, ресурсов, в том числе исполнительных механизмов для бизнес-процессов, документов и их структуры, и т.п.). Каждый элемент классификатора может быть дополнительно охарактеризован рядом атрибутов: тип, шкала, комментарий и т.п. Фактически, классификаторы представляют собой набор управленческих регистров, содержащих, в основном, неколичественную информацию, совокупность которых задает систему координат для описания деятельности компании. Количество таких списков-классификаторов определяется целью построения модели.

Матричные модели — это проекции, задающие систему отношений между классификаторами в любой их комбинации. Связи могут иметь дополнительные атрибуты (направление, название, индекс, шкала и вес).

В начальной модели применяется всего несколько классификаторов предметной области:

• основные группы продуктов и услуг компании;
• ресурсы, потребляемые компанией в ходе своей деятельности;
• функции (процессы), поддерживаемые в компании;
• организационные звенья компании.

В классификаторе функций обычно выделяют три базовых раздела:

• основные функции — непосредственно связанные с процессом преобразования внешних ресурсов в продукцию и услуги предприятия;
• функции менеджмента — или функции управления предприятием;
• функции обеспечения — поддерживающие производственную, коммерческую и управленческую деятельность.

Главной функцией компании является предоставление продуктов и услуг, поэтому сначала производится формальное описание, согласование и утверждение руководством предприятия перечня его бизнесов (направлений коммерческой деятельности), продукции и услуг. Из этого классификатора внешним контрагентам должно быть понятно, чем предприятие интересно рынку, а для внутренних целей — для чего нужен тот или иной функционал компании.

В результате этих операций производится идентификация функционала и создается единая терминология описания функций предприятия, которая должна быть согласована всеми ведущими менеджерами. При составлении классификатора оргзвеньев важно, чтобы уровень детализации функций соответствовал уровню детализации звеньев. После формирования всех базовых классификаторов с помощью матричных проекций производится их закрепление за оргзвеньями предприятия:

Процесс формирования матрицы проекций функций на оргзвенья на практике напоминает игру в крестики-нолики (рис. 4.10).

Стандартная практика построения моделей организационно-функциональной структуры компаний поддерживает два уровня детализации:

1. агрегированную модель;
2. детализированную модель.

Агрегированная модель — модель организационной структуры, учетные регистры которой имеют ограничение по степени детализации до 2-3 уровней.

Целью построения данной модели является предоставление информации об организационной структуре высшим руководителям компании для проведения стратегического анализа, анализа соответствия данной структуры стратегии и внешнему окружению компании. Модель может также предоставляться внешним пользователям (например, потенциальным инвесторам как иллюстрация к бизнес-плану, крупным клиентам и др.).

Детализированная модель — модель организационной структуры, детализация учетных регистров которой производится на более глубоких уровнях, чем в агрегированной модели. Степень детализации в модели обусловлена конкретными потребностями компании (создание определенных организационных регламентов).

Целью построения данной модели является предоставление информации о распределении функциональных обязанностей между подразделениями компании, а также об организации бизнес-процессов в компании. Построение детализированной модели позволяет создавать различные внутрифирменные регламенты: Положения об организационной структуре рис. 4.13.

Ниже приведен пример описания фрагментов организационно-функциональной модели производственного предприятия рис. 4.14 и торгового предприятия рис. 4.15. Приведенные матрицы проекций являются основой для выделения бизнес-процессов предприятия и их владельцев на последующих этапах создания ИС.

Рис. 4.13. Схема создания Положения об организационно- функциональной структуре компании

Рис. 4.14. Распределение функций по подразделениям производственного предприятия

Рис. 4.15. Распределение функций по подразделениям торгового предприятия

Функции подразделений производственного предприятия рассматриваются в рамках следующих функциональных областей:

• корпоративное управление;
• финансы;
• персонал;
• материальные ресурсы;
• заказы;
• производство;
• разработка продуктов;
• планирование;
• снабжение/закупки;
• качество;
• сбыт/продажи.

Распределение функций по структурным подразделениям в разрезе отдельных функциональных областей деятельности по управлению производственным предприятием представлено на рис. 4.14.

Функции подразделений торгового предприятия рассматриваются в рамках иных функциональных областей (см. рис. 4.15).

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru