В материале упоминается COVID-19. Доверяйте проверенной информации из экспертных источников — изучите ответы на вопросы о коронавирусе и вакцинации от врачей, учёных и научных корреспондентов.
Пандемия не сбавляет обороты, поэтому все сейчас вынуждены приспосабливаться к опасным и неудобным условиям. Работу никто не отменял, а многим компаниям рано или поздно понадобится отправить сотрудника в командировку. Но одних профилактических мер в виде маски и перчаток недостаточно, чтобы обезопасить себя и других работников.
Рассказываем, что теперь нужно учитывать при подготовке к деловым поездкам и как спланировать путешествие сотрудника, чтобы он точно доехал до важной встречи и вернулся с неё здоровым.
Проверьте, какие ограничения действуют в стране или в регионе
В каждом государстве справляются с пандемией по-разному в зависимости от ситуации. Например, где-то введён локдаун и страна вообще закрыта для въезда, а где-то действуют строгие ограничения, но въезд с деловыми визитом разрешён. Перемещения внутри страны тоже могут быть ограничены – то есть ваш сотрудник попадёт в страну, но может застрять где-то на внутренних рейсах, если ему надо в другой город.
ЛАЙФХАК ПО ПЕРЕГОНУ АВТО ИЗ ВЛАДИВОСТОКА. LIFEHACK ЗЕЛЕНЫЙ УГОЛ. ЗАЩИТА АВТОМОБИЛЯ.
Если командировка предстоит за рубеж, проверьте все ограничения по передвижению на официальных сайтах местного правительства. И так как авиакомпании продают билеты даже в страны, с которыми закрыто авиасообщение, это может запутать. Поэтому не полагайтесь на возможность купить билет, обязательно проверяйте, разрешен ли в страну въезд.
Если же посылаете работника в российский город, информацию о действующих правилах въезда можно узнать на сайте Ростуризма.
Узнайте, что нужно сделать сотруднику перед приездом и после него
Отрицательный ПЦР-тест на коронавирус требуют при въезде практически во всех странах. Результат нужно получить максимум за три дня до поездки. Ваш сотрудник должен сделать тест, иметь на руках его результат, но все равно быть готовым сдать его снова в аэропорту после прилёта и отправиться на изоляцию, пока анализ не будет готов.
Подумайте заранее, кто будет оплачивать расходы на тесты. Логичнее, если работодатель возьмёт их на себя и сотруднику не придётся тратить собственные деньги. Вы можете даже закрепить это правило в локальном акте организации или тревел-политике.
Кстати, не забудьте проследить и за тем, чтобы по возвращении в Россию из заграничной командировки работник также сдал тест на коронавирус в течение трёх дней, иначе ему грозит штраф.
Если же деловая поездка будет внутри страны, придётся узнавать про конкретный город и регион, поскольку единого режима сейчас нет. Везде свои правила, которые зависят от тяжести эпидемиологической ситуации – где-то введен только масочный режим, а где-то действует комендантский час, прибывающим необходима справка об отсутствии контактов с заражёнными и отрицательный анализ ПЦР. Лучше всего проверять информацию на официальном сайте местной администрации.
Почему стоить открыть свою частную школу или репетиторский центр?
Заполнить анкету путешественника во многих странах сейчас обязаны все, кто прибывает из-за границы. Здесь сотрудник указывает свой рейс, где будет жить во время командировки, а также посещал ли он недавно страны с критическим количеством заболевших.
Можно подготовиться заранее и скачать анкету на сайте посольства или консульства страны. Тогда вопросы в форме не вызовут у вашего работника лишних трудностей.
В большинстве стран есть также приложения, которые отслеживают контакты с заболевшими и публикуют всю актуальную информацию по коронавирусу. Весь список приложений собран по ссылке .
Оформите сотруднику страховку, которая включает лечение от коронавируса
Вообще, в стандартный полис для выезжающих за рубеж обычно включено лечение вирусных и инфекционных болезней, например гриппа и пневмонии. Коронавирус относится именно к этой категории, поэтому расходы на его лечение сюда тоже входят.
Но в договорах у некоторых страховых компаний обозначено ограничение, что в условиях форс-мажора медицинское обслуживание они не оплачивают. Пандемия COVID-19 считается как раз таким непредсказуемым событием, так что вашему сотруднику в случае болезни могут отказать в выплате.
Обязательно проверяйте договор страховки, звоните на горячую линию компании или покупайте новую – сейчас большинство страховщиков предлагает полисы, включающие лечение коронавируса.
Бронируйте билеты и гостиницы с бесплатной отменой или гибкой политикой возврата
Прежде чем бронировать билет на самолёт или поезд, а также заказывать номер в гостинице, убедитесь, что у организации гибкие правила отмены заказа или возврата денег. Сейчас обстоятельства могут измениться за один день – например, из-за болезни того же сотрудника или введения более жёстких ограничений в стране.
О возможностях менять условия бронирования и возвращать деньги за авиабилеты читайте на официальном сайте вашего перевозчика или Международной ассоциации воздушного транспорта. Всю информацию о билетах на поезд ищите на сайте железнодорожной компании, а в гостиницу можно просто позвонить.
Если в командировку внутри страны едет несколько сотрудников, поселить их в один номер для экономии не дадут. По рекомендации Роспотребнадзора, гостиницы и отели размещают в двухместные номера только родственников. Так что бронируйте сразу несколько одноместных, чтобы избежать проблем.
Убедитесь, что ваш сотрудник знает всё про меры безопасности во время пандемии
Конечно, за год пандемии уже каждый выучил, что в общественных местах необходимо носить маски. Но некоторые люди относятся к этому несерьёзно и не выполняют элементарные требования.
Перед отъездом поговорите с сотрудником и убедитесь, что он понимает, зачем нужны правила, и осознает риск. Предупредите, чтобы в местах скопления людей, он надевал маску и перчатки, пользовался антисептиком для рук и соблюдал социальную дистанцию.
Обязательно проговорите, что делать, если он вдруг почувствует, что заболевает – не нужно надеяться, что всё пройдёт само. Крайне важно обратиться за медицинской помощью, чтобы обезопасить и себя, и окружающих. А в случае болезни он должен знать, как воспользоваться медицинской страховкой.
Чтобы быть уверенным, что вы организовали командировку правильно и ничего не напутали с документами, перед отправкой сотрудника обязательно изучите бесплатный гайд от онлайн-сервиса для организации командировок OneTwoTrip . В нём собран чек-лист всех необходимых документов и доступно объяснено следующее:
- нюансы оформления командировки (если она вдруг выпадает на праздничный или выходной день);
- отличия в оформлении зарубежных и российских командировок;
- зачем нужен каждый из документов и кто имеет право его подписывать;
- что будет, если сделать всё не так и нарушить правила.
Скачивайте бесплатный файл PDF с нужной и важной информацией , которая поможет избежать непредвиденных ситуаций, сохранить деньги, время и нервы.
Источник: dzen.ru
30 лучших советов для деловых поездок
На протяжении всей вашей карьеры вам может понадобиться совершать деловые поездки. Поскольку вы будете встречаться с людьми или посещать важные мероприятия, вы хотите, чтобы каждый аспект вашей поездки прошел успешно. Знание лучших способов подготовки к поездкам поможет вам уменьшить стресс, произвести хорошее впечатление и получить удовольствие от пребывания вдали от дома. В этой статье мы приводим 30 советов для деловых поездок, которые обеспечат вам беспроблемное путешествие.
Что такое деловая поездка?
Деловая поездка — это поездка, которую вы совершаете по рабочим причинам. Сюда не входят поездки по личным причинам, например, в отпуск или на каникулы. Вы можете совершать эти поездки в одиночку или с другими коллегами. Некоторые примеры причин для деловых поездок включают:
- Мероприятия, такие как конференции, лекции или выставки
- Личные встречи для налаживания контактов или продаж
- Поездки компании, направленные на повышение лояльности или энтузиазма сотрудников
Советы по бронированию и подготовке
Используйте следующие советы для подготовки к следующей деловой поездке:
Выберите предпочтительный вариант перелета
Старайтесь бронировать варианты перелетов, которые минимизируют время в пути, например, прямые или беспосадочные рейсы. Имейте в виду, что беспосадочный рейс не делает остановок во время путешествия, в то время как прямой рейс может делать остановки, но вам не придется покидать самолет. Вы также можете попробовать забронировать утренний рейс или рейс в середине дня, что даст вам дополнительное время, если вы столкнетесь с задержками или отменой рейса.
Подайте заявку на участие в программах для путешественников
Если вы собираетесь часто путешествовать по работе, рассмотрите возможность участия в некоторых программах для путешественников, таких как TSA Pre-Check или Global Entry. Эти программы могут помочь вам быстрее пройти через службы безопасности или таможенные очереди, что сделает ваше пребывание в аэропорту более спокойным и потенциально менее стрессовым.
Присоединяйтесь к программам лояльности
Если вы часто путешествуете, вы можете воспользоваться программами лояльности или поощрения предпочитаемых вами туристических брендов, таких как авиакомпании, отели или компании по прокату автомобилей. Старайтесь всегда использовать одни и те же компании, а также запасные варианты, если эти варианты недоступны. Ваша лояльность может помочь вам быстро набрать баллы или мили, которые вы можете обменять на целый ряд преимуществ для путешествий, таких как повышение класса обслуживания, авиабилеты и приоритетное обслуживание.
Составьте маршрут
Составьте маршрут вашего расписания на время поездки, включая перелеты, встречи и другие мероприятия, которые вам необходимо посетить. Этот маршрут должен включать важные детали поездки, такие как номера подтверждения и посадочные талоны. Храните цифровые и физические копии маршрута, чтобы всегда иметь к нему доступ.
Загрузите все необходимые приложения
Подготовьтесь ко всем аспектам полета, загрузив на свой телефон все необходимые приложения. Эти приложения зависят от ваших потребностей, но могут помочь вам отслеживать важные детали путешествия или получить больше удовольствия от поездки. Примеры:
- Приложения авиакомпаний, отелей или проката автомобилей
- Развлекательные или потоковые приложения
- Приложения для совместного использования поездок
- Приложения для бронирования ресторанов
Знайте процедуры посадки в самолет вашей авиакомпании
У авиакомпаний разные процессы посадки, и знакомство с ними иногда может помочь вам занять более выгодное место в самолете. Узнайте, какие шаги необходимо предпринять, чтобы стать одним из первых на борту самолета, что поможет вам легче хранить багаж или быстрее покинуть самолет.
Сохраните номера служб поддержки клиентов
Сохраните номера служб поддержки всех авиакомпаний, отелей и прокатных компаний, услугами которых вы будете пользоваться. Хранение контактных данных в телефоне или маршрутном листе дает вам быстрый доступ к ним на случай, если вам понадобится позвонить из-за изменения планов.
Советы по упаковке
Используйте следующие советы, чтобы сделать упаковку более эффективной и обеспечить себя всем необходимым:
Выбирайте ручную кладь
При совершении коротких поездок (менее одной недели) предпочтительнее использовать ручную кладь. Ручная кладь снижает вероятность потери багажа и помогает быстрее покинуть аэропорт, поскольку вам не придется ждать в багажном отделении. Если вы должны сдавать багаж, возьмите с собой самые необходимые вещи в ручной клади, чтобы не потерять их.
Составьте упаковочный лист
Составьте основной список необходимых вещей, к которому вы сможете обращаться при подготовке к каждой поездке. Вы можете наметить типы одежды, которые необходимо включить, и аксессуары, такие как зарядные устройства, туалетные сумки и электроника. После того как вы собрали вещи, просмотрите этот контрольный список, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли.
Возьмите с собой самое необходимое
Когда вы много путешествуете, вы узнаете, что нужно брать с собой в каждую поездку. Если вы купите дубликаты этих предметов, то сможете ускорить процесс упаковки вещей для следующей поездки, оставив их в багаже. Примеры того, что вы можете взять с собой, включают в себя:
- Аксессуары для электроники
- Туалетные принадлежности для путешествий
- Предметы, связанные с работой, такие как канцелярские принадлежности и визитные карточки
Собирайте вещи эффективно
Избегайте чрезмерной упаковки, которая может сделать ваш багаж слишком тяжелым или заставить вас сдавать чемоданы в багаж. Сократите свой упаковочный список, планируя наряды на каждый день и выбирая вещи, которые можно легко сочетать между собой или носить повторно. Если вам приходится брать с собой громоздкие предметы одежды, постарайтесь надеть их в самолете, чтобы сэкономить место в багаже.
Создайте аварийный комплект
Создайте небольшой набор, наполненный предметами, которые могут понадобиться для различных сценариев, поскольку никогда не знаешь, с какими ситуациями можно столкнуться во время путешествия. Они не обязательно должны охватывать кризисные ситуации, но могут помочь вам чувствовать себя более подготовленным и избежать необходимости поиска чрезвычайная ситуация пункты. Вы можете включить:
- Бинты
- Безрецептурные лекарства
- Салфетки
- Дезинфицирующее средство для рук
- Портативный пятновыводитель
Изучите место назначения
Собирая вещи и планируя наряды, узнайте как можно больше о месте назначения. Изучите прогноз погоды, чтобы упаковать подходящую одежду — вы же не хотите, чтобы вам пришлось покупать что-то в последнюю минуту, например, зимнее пальто. Вы также должны знать дресс-код для любых мероприятий, которые вы будете посещать, чтобы выглядеть профессионально.
Инвестируйте в качественный багаж
Если вы часто путешествуете, покупайте более качественный багаж, который прослужит долго. Легкие и прочные варианты позволяют вам чувствовать себя комфортно при ношении, и они могут выдержать удары во время путешествия. Современный багаж часто имеет такие функции, как зарядные компоненты или четыре колеса вместо двух, что может облегчить нагрузку при транспортировке багажа в аэропорту.
Заряжайте свою электронику
Перед полетом убедитесь, что полностью зарядили все электронные устройства, которые планируете использовать в аэропорту или в самолете. Это оживленные места, поэтому вы не можете гарантировать, что у вас будет доступ к выходу. Вы также можете рассмотреть возможность приобретения портативного источника питания, который позволит вам заряжаться на ходу.
Советы в аэропорту и во время полета
Вы можете использовать следующие советы для улучшения опыта деловых поездок:
Зарегистрируйтесь заранее
Часто вы можете зарегистрироваться на рейсы до прибытия в аэропорт через веб-сайт или приложение вашей авиакомпании. Эти варианты также предоставляют вам цифровой посадочный талон, что может показаться вам более удобным. Ранняя регистрация поможет вам избежать очередей на регистрацию и сразу пройти в службу безопасности, что поможет упростить ваше путешествие по аэропорту.
Приезжайте пораньше
При путешествии внутри страны общее правило заключается в том, чтобы прибыть в аэропорт не менее чем за 60-90 минут до запланированного вылета. Для международных поездок аэропорты обычно рекомендуют прибывать не позднее чем за два часа до вылета. Раннее прибытие поможет вам не беспокоиться о том, что вы опоздаете на рейс, и даст больше времени на проверку багажа, прохождение контроля безопасности и перекус.
Ускорьте прохождение службы безопасности
Вы не можете гарантировать короткую очередь в службе безопасности, но вы можете предпринять шаги, чтобы упростить этот процесс. Когда вы встанете в очередь, держите в руках посадочный талон и удостоверение личности, чтобы отдать их агенту службы безопасности. Когда вы идете на досмотр, уберите все необходимые вещи и положите их в корзины. Заблаговременное принятие этих мер поможет вам и вашим попутчикам двигаться быстрее.
Будьте добры
Относитесь доброжелательно ко всем, с кем вы общаетесь во время путешествия. Путешествие может быть стрессом, поэтому это поможет не только вам чувствовать себя счастливее, но и окружающим вас людям. В некоторых случаях, благодаря вашему позитивному настрою и дружелюбию, работники выхода на посадку или бортпроводники могут предложить вам дополнительные привилегии.
Хорошо одевайтесь
Одетые в деловую одежду, вы сможете сразу после полета отправиться на любое профессиональное мероприятие, если это необходимо. Кроме того, если вы будете хорошо относиться к агентам на выходе и экипажу самолета, будучи одетым в профессиональную одежду, это может произвести положительное впечатление при дальнейшем взаимодействии.
Воспользуйтесь преимуществами залов ожидания
Если вы получили доступ к привилегиям зала ожидания в аэропорту или приобрели абонемент в зал ожидания, пользуйтесь этими удобствами во время путешествия. Залы ожидания предлагают спокойную обстановку для отдыха или работы во время ожидания посадки на рейс, а также питание и другие преимущества.
Делайте упражнения в полете
При длительном перелете вы можете сделать простые упражнения, чтобы избежать неприятных ощущений впоследствии. Один из простых советов — взять с собой теннисный мяч, который можно подложить под ноги или бедра, чтобы помассировать мышцы и предотвратить чувство скованности или болезненности от долгого сидения. Вы также можете время от времени ходить в туалет, чтобы размять ноги.
Оставайтесь гидратированными
Воздух в самолетах сухой, что облегчает обезвоживание. Когда вам предлагают напитки, старайтесь выбирать воду, а не газировку, алкоголь или кофе, чтобы лучше увлажнить организм. При международных перелетах особенно важно увлажнять воздух, поскольку это может помочь бороться с последствиями смены часовых поясов.
Советы после полета
Вот несколько советов, которые вы можете использовать после прибытия в пункт назначения для более успешной деловой поездки:
Просите о повышении класса обслуживания
Бронирование арендованного автомобиля премиум-класса может быть дорогостоящим, но вы можете получить его по более низкой цене, если у компании есть свободный автомобиль на момент вашего прибытия. Всегда излагайте свою просьбу вежливо и готовьтесь к переговорам.
Вы также можете попросить о повышении класса номера в отелях, но обращайтесь к портье, когда они не заняты. Например, вы можете сказать, Я знаю, что отель сейчас не заполнен, не могли бы вы повысить класс моего номера до люкса?? Если в отеле есть свободные номера, и вы говорите об этом уважительно, это может увеличить ваши шансы на повышение категории номера — иногда без дополнительной платы.
Высыпайтесь
Достаточное количество сна помогает вам оставаться сосредоточенным и внимательным во время деловых ситуаций. Вы можете взять с собой вещи, которые помогут вам легче заснуть как в самолете, так и в гостинице, например, одеяло, подушку или беруши. Чтобы свести к минимуму реактивный сбой, не спите, ориентируясь на местное время, а не на время дома, и не ложитесь поздно спать на следующее утро.
Соблюдайте распорядок дня
Внесение изменений в привычный распорядок дня поможет вам чувствовать себя более комфортно вдали от дома и уменьшить стресс. Например, старайтесь завтракать или заниматься спортом в то же время, что и обычно. Соблюдение одного и того же режима сна также поможет вам лучше высыпаться, что обеспечит вам бодрость и готовность к работе во время поездки.
Делайте здоровый выбор
Путешествие может быть утомительным, но здоровые привычки помогут вам чувствовать себя менее напряженно и более энергично. Остановитесь в продуктовом магазине и купите питательные продукты, которые можно хранить в холодильнике отеля, чтобы не перекусывать нездоровой пищей. Если у вас есть свободное время, постарайтесь немного позаниматься спортом, будь то тренажерный зал в отеле или прогулка по окрестностям отеля.
Отслеживайте свои расходы
Вам может понадобиться отслеживать свои покупки, независимо от того, пользуетесь ли вы корпоративной картой или получаете компенсацию от работодателя. Старайтесь сохранять все физические и цифровые квитанции и фотографировать их на случай, если они потеряются.
Готовьтесь к прогулкам
Во время командировки у вас будут мероприятия, которые вам необходимо посетить по работе. Обязательно изучите людей, с которыми вам предстоит встретиться, или места, которые вы посетите. Прибыв в отель, ознакомьтесь с окружающей обстановкой и определите, сколько времени займет дорога до мероприятий. Вы также можете спросить у портье о любых дорожных условиях, которые вам необходимо учитывать.
Выделите время для развлечений
Постарайтесь воспользоваться любым свободным временем, которое у вас есть во время посещения врача. Вы можете запланировать посещение известных или популярных достопримечательностей, но при этом постарайтесь спланировать свой досуг таким образом, чтобы это не повлияло на ваши обязанности. Уделяйте время себе во время деловых поездок, чтобы сделать их еще более приятными.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Как подготовиться к деловой поездке? Советы от биздевов ISPsystem
