Репозиторий бизнес процессов это

BPM (Business Process Management) – одна из современных управленческих методик, включающая в себя:

• идеологию, представляющую деятельность организации как совокупность бизнес-процессов (процессный подход)
• программное обеспечение управления бизнес-процессами
• принципы гибкой разработки.

Принципиальным отличием процессного подхода от функционального является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения. Выделение части деятельности как отдельного объекта – бизнес-процесса – дает возможность управлять этим объектом: проектировать, регламентировать, оптимизировать, планировать и контролировать показатели результативности и эффективности процесса.

BPM-система – это программное обеспечение, позволяющее на основе модели бизнес-процесса и ее привязки к реальным системам отслеживать прохождение процесса и оптимизировать его.

BPM-системы обеспечивают полный цикл управления бизнес-процессами:

• Моделирование
• Выполнение
• Мониторинг

Функции BPM-системы: моделирование бизнес-процессов

В BPM-системах поддерживается:

• Графическое средство моделировании бизнес-процессов на языке, понятном бизнесу
• Возможность построения бизнес-процессов в виде последовательности задач. В процесс могут включаться как задачи, ориентированные на исполнение сотрудником (human task), так и задачи, исполняемые системой автоматически (system task)
• Бизнес-правила, с помощью которых описываются условия перехода между узлами процесса
• Настройка ролей участников процесса и гибкая система прав доступа, зависящих от роли участника процесса
• Репозиторий бизнес-процессов
• Возможности моделирования как «жестких», строго регламентированных бизнес-процессов, так и динамических бизнес-процессов, выстраиваемых по ходу выполнения

Функции BPM-системы: выполнение бизнес-процессов

• Современные BPM-системы позволяют не только моделировать бизнес-процессы, но и «выполнять» разработанные процессы, обеспечивая согласованную работу различных участников бизнес-процессов через веб-портал

• Отметка о выполнение задач, ориентированных на исполнение сотрудником (human task), проставляется в системе сотрудником, которому назначена задача
• Отметка о выполнении задач, выполняемых системой, проставляется автоматически в результате выполнения задачи системой (например, задача «консолидация заявок»)

Функции BPM-системы: мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов:

• обеспечивает возможность сбора метрик процесса (длительность, ресурсы и т.п.)
• позволяет проводить сравнительный анализ эффективности процессов в различные периоды времени
• оперативно выявлять «узкие места» бизнес-процессов
• управлять бизнес-процессами в режиме реального времени, владельцы процессов могут в режиме реального времени отслеживать визуальную картину исполнения процесса (исполняемые задачи выделяются красным цветом)

Пример работы в BPM-системе

В компании ежемесячно готовится финансовый отчет для акционеров компании. Это входит в обязанности отдела бухгалтерии. Когда отчет готов, один из членов высшего руководства должен утвердить документ до его отправки для всех акционеров.

Моделирование бизнес-процесса в BPM-системе:

• В репозитории BPM-системы владелец процесса создает бизнес-процесс (шаблон), состоящий из двух human task: «Подготовить ежемесячный финансовый отчет» и «Проверить ежемесячный финансовый отчет». Указываются исполнители или группа исполнителей, а также сроки для каждой задачи.

Выполнение бизнес-процесса в BPM-системе:

• Владелец процесса в расписании BPM-системы планирует автоматический запуск процесса первого числа каждого месяца. При наступлении первого числа в списке задач бухгалтера, которому назначена задача «Подготовить ежемесячный финансовый отчет», появляется эта задача. Чтобы исполнитель ее не пропустил, он получает автоматическое уведомлении о назначении задачи по e-mail.
• Бухгалтер готовит отчет, выкладывает его в заданную папку, указанную в описании задачи, и переводит задачу в BPM-системе в статус «завершена».
• У руководителя бухгалтера, которому назначена вторая задача, в списке задач автоматически появляется задача «Проверить ежемесячный финансовый отчет». Чтобы исполнитель ее не пропустил, он получает автоматическое уведомлении о назначении задачи по e-mail. К задаче приложена ссылка на отчет.
• После проверки отчета руководитель должен перевести свою задачу в статус «завершена».

Мониторинг бизнес-процесса в BPM-системе:

• Владелец процесса в списке своих выполняющихся процессов может наблюдать, на каком этапе находится выполняющийся экземпляр процесса. После того, как вторая задача завершена, экземпляр процесса автоматически переводится из взгляда выполняющихся процессов во взгляд завершенных процессов.
• При необходимости владелец процесса может получить статистику о скорости прохождения каждого этапа процесса и других метриках процесса.

В каких случаях применим BPM?

• Деятельность организации имеет выраженный процессный характер
• В организации существуют процессы, растянутые во времени
• В выполнение процессов вовлечено много людей, разнесенных географически
• При выполнении процессов происходит обмен информацией между несколькими информационными системами.

Отличия BPM-систем от систем workflow, реализующих документооборот

BPM-системы выросли из workflow, потому что оба эти класса систем основаны на понятии процесса. Но их коренное различие заключается в том, что:

• workflow сосредоточено на движении – передаче документов, фиксировании результата на каком-либо этапе

в workflow важно, чтобы процесс шел по правильному пути, но в рамках workflow не решается задача непрерывного мониторинга процесса, прохождения процесса, скорости и затрачиваемых ресурсов

• BPM сосредоточено на результате

поэтому BPM обладает функциональностью мониторинга и сбора метрик прохождения процесса, которые могут использоваться для оптимизации процессов

• Workflow – это только задачи, выполняемые сотрудником (согласование, утверждение документа). В ВРМ-системе в процесс включаются также задачи, выполняемые автоматически, без участия человека.

Таким образом, процесс в BPM описывается шире, не ограничиваясь рамками workflow

• Бизнес-описание процесса в системах workflow примитивно, средства визуализации отсутствуют, нет языка моделирования бизнес-процессов. BPM включает средство моделирования на языке, понятном бизнесу.

Таким образом, процессы в BPM описываются более понятно и прозрачно

• BPM позволяет гибко менять процессы. Возможности workflow по гибкой настройке процессов ограничены.

Изменение процессов в workflow-систем требует вмешательства разработчика. Изменения в BPM-системах выполняются бизнес-аналитиками с помощью средства моделирования процесса.

• Workflow предназначены только для жестко структурированных потоков работ. Возможность выстраивания динамических процессов, как в BPM, отсутствуют.
• Системы workflow ограничены в своем применении для связанных друг с другом, протекающих одновременно, бизнес-процессов – для этого предназначен BPM

Источник: xn--h1adgdebxi5g.su

Репозиторий и среда моделирования процессов

Представьте, что вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно – у вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл, начинаете рисовать схему процесса, затем сохраняете ее, включаете в регламент, согласуете его с руководителями и т. п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре.

Кроме вас еще несколько руководителей и специалистов компании время от времени мастерят регламенты процессов. В результате в организации появляется множество схем, описанных в различных форматах и инструментах. Они хаотично хранятся в файлах на компьютерах разных пользователей. Как можно оценить такое положение дел? Неужели так работать удобно?

Скорее всего, нет. Сложившуюся ситуацию можно охарактеризовать так:
• процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;
• единого стандарта моделирования процессов нет;
• единого места для хранения схем процессов нет;
• внесение изменений в регламентирующие документы требует ручной работы;
• доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;

• информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.

С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов, но не готово развивать и поддерживать такую работу, осознавая запутанность существующей практики моделирования и регламентации процессов.
В таких условиях нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором.
А если в вашей компании полный порядок, означает ли это, что:
• создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;
• все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;
• выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MS Word или MS Excel;
• в базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в формате PDF и т. д.);
• обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний портал)?

Ответы «да» говорят о том, что в компании создан электронный репозиторий бизнес-процессов. Он может быть сформирован с использованием среды моделирования бизнес-процессов.

Итак, репозиторий – это специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании.

Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен – это база знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:
• быстро актуализировать модели бизнес-процессов;
• с минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы:
– регламенты выполнения бизнес-процессов;
– регламенты управления бизнес-процессами;
– технологические инструкции;
– положения о подразделениях;
– должностные инструкции сотрудников;
– прочее;
• быстрый и легкий доступ к информации по процессам через интерфейс;
• возможность использовать накопленные знания для автоматизации;
• возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;
• прочее.

Если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов в разных регионах и городах.
Создание электронного репозитория бизнес-процессов – это инвестиция в будущее компании. Почему? Судите сами: внедряя репозиторий, вы:
• выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;
• приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами, создаете в компании культуру процессного управления);
• делаете систему управления прозрачной;
• получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых персонажей» («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).

Особенно интересно связать процессы репозитория с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективностью их выполняет? Модели бизнес-процессов в репозитории могут прояснить ситуацию. Сразу станет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах применяются.
Репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий. Успех зависит от последовательного и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.
При выборе среды моделирования, которая позволит создать репозиторий бизнес-процессов организации, важно обратить внимание на следующие ее возможности:
• простота и интуитивная понятность интерфейса;
• легкость моделирования бизнес-процессов;
• хранение информации о деятельности компании в базе данных (например, в СУБД MS SQL Server);
• расширение объектной модели для описания различных атрибутов процессов и т. д.;
• размещение моделей на портале организации;
• работа в многопользовательском режиме.

Пример. Вы описываете процесс обслуживания оборудования. Для ряда операций нужно вывести в регламент текстовое описание, фотографии агрегатов, список используемых расходных материалов и т. д. Это легко сделать, используя возможности среды моделирования. После внесения информации в систему готовый регламент обслуживания оборудования генерируется в виде файла MS Word за считанные минуты.

Теперь предположим, что при выполнении технического обслуживания отмечена возможность более быстрого и технологичного выполнения какой-то операции. Мастер и механик обсуждают эту ситуацию, формализуют знания и заносят информацию в репозиторий процессов. В дальнейшем сотрудники другой смены (других филиалов, новые сотрудники и т. д.) смогут не только ознакомиться с регламентом выполнения процесса, но и посмотреть рекомендации по наиболее эффективному способу выполнения работы. Со временем этот способ можно будет внести в регламент в качестве обязательного.
Описанная ситуация годится для любого бизнес-процесса независимо от объекта деятельности.
Говоря о практическом использовании репозитория, следует отметить, что:
• для поддержания репозитория требуются квалифицированные специалисты;
• работать с репозиторием нужно по определенным, четко установленным правилам.

Качество информации в репозитории зависит от квалификации сотрудников, моделирующих процессы. Кроме того, эту информацию нужно постоянно актуализировать.
Руководство компании должно понимать: можно купить программу для бизнес-моделирования, потратив некоторую сумму, но купить репозиторий нельзя, его нужно создать и поддерживать силами организации. Приведу аналогии: если не делать ремонт, то крыша склада прохудится, а товар испортится. Если не менять изнашивающиеся детали оборудования, то оно встанет. Если не использовать на практике и не актуализировать информацию о бизнес-процессах в репозитории, то он быстро станет ненужным хранилищем мертвого массива данных.
Важно знать основные возможности среды моделирования процессов, которую предполагается использовать для создания репозитория. Современные программные продукты, предназначенные для описания процессов, как правило, хранят информацию в промышленной базе данных (например, в СУБД MS SQL-Server). Эти системы позволяют создавать сложные, иерархические справочники процессов, подразделений и должностей, документов. С системой могут одновременно работать несколько пользователей. Информация о внесенных изменениях сохраняется.
При помощи среды моделирования процессов формируется так называемая объектная модель организации. Она должна постоянно поддерживаться в актуальном состоянии. Ценность модели в том, что она позволяет формировать регламентирующие документы разного типа и другие необходимые отчеты, дающие ответ почти на любой вопрос о деятельности организации. Модель деятельности компании становится прозрачной для руководителей. Сотрудникам доступна информация о процессах (графические схемы, описания входов/выходов, требования к срокам и т. д.).
Потенциал среды моделирования должен быть адекватен поставленным задачам. У более сложных и дорогих систем больше возможностей, но не все они востребованы в организации, в том числе из-за отсутствия подходящих специалистов. Даже в самих компаниях, поставляющих системы моделирования, количество профессионалов, глубоко разбирающихся в функционале системы и умеющих его использовать, весьма ограничено. Найти таких специалистов на рынке непросто. Поэтому мощные функциональные возможности среды моделирования могут оказаться ненужными.
Но и покупка слишком простого или морально устаревшего программного обеспечения для моделирования процессов может привести к снижению эффективности деятельности по описанию и регламентации процессов организации.
В исследовании BPTrends приводится любопытная диаграмма (см. рис. 4.2.2) по свойствам среды моделирования процессов, наиболее важных для пользователей.
На первом месте – «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Речь идет о базе данных, в которой хранится комплексная модель организации. На втором месте упомянута возможность создавать сложные иерархические модели процессов. На третьем – использование стандартной нотации или языка моделирования.

Рис. 4.2.2. Какие три свойства средств моделирования процессов вы считаете самыми важными?

В современных компаниях среда моделирования бизнес-процессов – один из базовых инструментов, обеспечивающих развитие и совершенствование системы управления.
Обратите внимание, что только 10 % опрошенных считают важной способность легко переходить от модели к коду программного обеспечения. Для остальных важнее оказались другие требования. Например, 36 % указали на «Способность создавать простые модели процессов», а 56 % – на «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Эти факты говорят о том, что компаниям, которые используют моделирование процессов для анализа, оптимизации и документирования (регламентации), нужны:
• простая, но стандартная нотация моделирования;
• надежный инструмент, позволяющий создавать сложные, многоуровневые модели процессов и хранить их в репозитории (базе данных).

Методики описания процессов

Чтобы успешно выполнить проект по созданию системы работы по описанию процессов, нужны нормативно-методические документы (методики, стандарты), среди которых:
• стандарт описания бизнес-процессов («Соглашение о моделировании бизнес-процессов»);
• стандарт управления изменениями модели организации;
• инструкция по администрированию среды моделирования;
• прочее.

К сожалению, вопрос методического обеспечения проекта не всегда учитывается руководителями, принимающими решения о приобретении и внедрении среды моделирования процессов.

Источник: lektsia.com

Библиотека

Электронный репозиторий бизнес-процессов: инвестиция в будущее компании

Оценки за материал: 5.00 (3)

В статье В.В. Репина рассматриваются вопросы создания электронного репозитория бизнес-процессов компании на платформе «Business Studio» 3.6.
На правах рекламы.

Нужен ли Вашей организации репозиторий бизнес-процессов?

Представьте себе ситуацию, когда Вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно — у Вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл, и начинаете «рисовать» схему процесса.Сохраняете схему, включаете в регламент, согласуете его с нужными руководителями и т.п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре и т.д.

Кроме Вас в компании еще несколько руководителей и специалистов время от времени «мастерят» регламенты процессов. В результате, в организации присутствует множество схем, описанных в разных форматах и инструментах. Они хранятся в файлах хаотичным образом на компьютерах различных пользователей.

Рис. 1. Знакомая ситуация?

ДА. Как можно ее оценить? Неужели так работать удобно? Скорее, нет. Ситуацию в компании можно охарактеризовать следующим образом:
• процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;
• единого стандарта моделирования процессов нет;
• единого места для хранения схем процессов нет;
• внесение изменений в регламентирующие документы требует занудной ручной работы;
• доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;
• информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.

С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов, но не готово развивать и поддерживать такую работу, ощущая сложность и запутанность существующей в компании практики моделирования и регламентации процессов.

Если ситуация такова, то компании нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором.

НЕТ. Есть основания полагать, что у вас порядок. Означает ли это, что:
• создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;
• все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;
• выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MSWord или MSExcel;
• в базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в pdf и проч.);
• обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний web-портал).
Если «да», что значит у Вас в компании внедрен электронный репозиторий бизнес-процессов —

Специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании.

Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен. По сути, он представляет собой базу знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:
• быстро актуализировать модели бизнес-процессов;
• с минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы различного типа:
— регламенты выполнения бизнес-процессов;
— регламенты управления бизнес-процессами;
— технологические инструкции;
— положения о подразделениях;
— должностные инструкции сотрудников;
— и проч.
• быстрый и легкий доступ к информации по процессам через web-интерфейс (сотрудникам СБ этот пункт не читать!);
• возможность использовать накопленные знания для автоматизации;
• возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;
• многое другое.

Например, если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов, выполняемых в разных регионах и городах.

Создание электронного репозитория бизнес-процессов – это инвестиция в будущее компании. Почему? Внедряя репозиторий Вы:
• выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;
• приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами создаете в компании «культуру процессного управления»);
• делаете систему управления «прозрачной»;
• получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых» персонажей («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).

Особенно интересно связать процессы репозитория, с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективность их выполняет, Вы не знаете. Модели бизнес-процессов в репозитории могут ответить на этот вопрос. Сразу будет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах используются и т.п.

Пример (см. рис. 2). В некоторой крупной компании была внедрена ERP-система, система электронного документооборота, система менеджмента качества. Каждая команда специалистов, внедрявшая соответствующую систему определила свои «процессы». В ERP это были «системные процессы EPR», в СЭД – процессы документооборота (маршруты движения документов), в СМК – процессы менеджмента качества.

Вот только реальные сквозные бизнес-процессы, которые создают ценность для внутренних и внешних клиентов, не были определены и описаны. Руководству компании было сложно понять, как же интегрировать все эти разрозненные «процессы» в единую систему процессного управления компанией. Такую задачу в первую очередь нужно решить методически, потом создать единый репозиторий бизнес-процессов. Далее при описании реальных бизнес-процессов интегрировать «системные процессы ERP», СЭД и проч. После этого задуматься об автоматизации сквозных процессов на платформе серьезной BPM-системы, обеспечивающей устойчивую работу в промышленном масштабе.

Рис. 2. «Всяко-разные» процессы в компании.

На сегодняшний день на рынке представлено большое количество BPM-систем. Однако многие из них подходят только для внедрения в компаниях с численностью до 100 человек, поскольку не выдерживают больших нагрузок. Для крупного бизнеса выбор ограничен. Среди промышленных лицензионных BPM-систем можно выделить Oracle «Fusion», IBM «WebSphere» и решения от компании TIBCO.

Особо стоит отметить промышленную open source BPM-систему RIVER, созданную Центром Развития Интеграционных Технологий (РИТ Центр). Она сравнительно недавно появилась на российском рынке, но уже успела зарекомендовать себя. RIVER реализует концепцию процессного управления организацией за счет автоматизации сквозных бизнес-процессов, органично объединяя существующие IT системы в единое информационное пространство. Система RIVER создана с применением лучших международных платформ на базе свободного программного обеспечения, рассчитана на промышленную нагрузку и успешно интегрируется со всеми современными технологиями: Microsoft, 1C, SAP, Oracle, IBM и пр. RIVER работает на стандарте BPMN 2.0.

Стоит отметить, что возможен перенос бизнес-процессов в систему из единого репозитория на базе «Business Studio» и обратно. Таким образом, компания может обеспечивать поддержку репозитория в актуальном виде.

В общем, репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий управления компанией. Возможность успеха зависит от последовательной позиции и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.

«Вам шашечки или ехать»: выбор платформы для создания репозитория бизнес-процессов компании

Как выбрать платформу для создания электронного репозитория бизнес-процессов предприятия? Куда обратить свой взор? Есть «тяжелые» и дорогие западные продукты. В их числу можно отнести ARIS или Casewise. Если очень хочется заплатить за «бренд», тем самым оплачивая красный феррари лондонского сейл-менеджера или черный порше немецкого профессора, то покупайте дорогую систему.

Если нет, то стоит обратить свой взгляд на «Business Studio» 3.6. Это вполне адекватный выбор платформы для создания электронного репозитория бизнес-процессов. Система обладает рядом практически важных «плюсов»:
• простота и интуитивная понятность интерфейса;
• легкость моделирования бизнес-процессов;
• хранение информации о деятельности компании в базе данных (MS SQL Server);
• возможность расширения объектной модели для описания различных атрибутов процессов и проч.;
• выгрузка моделей в web;
• возможностей работы в многопользовательском режиме.

Пример. Вы описываете процесс обслуживания оборудования. Для ряда операций нужно будет вывести в регламент текстовое описание, фотографии соответствующих агрегатов, список используемых расходных материалов и проч. Это легко можно сделать, используя возможности «Business Studio». После внесения информации в систему, готовый регламент обслуживания оборудования генерируется в виде файла MS Word за считанные минуты.

Далее. Предположим, что при выполнении технического обслуживания отмечена возможность более быстрого и технологичного выполнения какой-то операции. Мастер и механик обсуждают эту ситуацию, формализуют знания и заносят информацию в «Business Studio». В дальнейшем, сотрудники другой смены (других филиалов, новые сотрудники и проч.) смогут не только ознакомиться с регламентом выполнения процесса, но и посмотреть рекомендации по наиболее эффективному способу выполнения работы. Со временем, этот способ можно будет внести в регламент в качестве обязательного.

Очевидно, что описанная выше ситуация годится для любого бизнес-процесса, не зависимо от объекта деятельности.

Говоря о практическом использовании репозитория, следует отметить, что:
• для поддержания репозитория требуются квалифицированные специалисты;
• работать с репозиторием нужно по определенным, четко установленным.

Очевидно, что качество информации о процессах в репозитории зависит от квалификации сотрудников, моделирующих процессы. Кроме того, информацию о процессах в репозитории необходимо постоянно актуализировать.

Руководство компании должно понимать, что можно купить программу для бизнес-моделирования потратив N-ную сумму денег, но купить репозиторий нельзя, его можно только создать и поддерживать силами самой компании. Это легко понять — если не делать ремонт, то крыша склада может прохудиться, а товар испортиться. Если не менять изнашивающиеся детали на оборудовании, то оно встанет. Если не использовать на практике, и не актуализировать информацию о бизнес-процессах в репозитории, то он быстро станет ненужным, «мертвым» массивом информации.

Дорожная карта по внедрению репозитория бизнес-процессов

В последнее время стало модно использовать термин «дорожная карта». Но мы просто нарисуем график Ганта проекта по созданию электронного репозитория бизнес-процессов на платформе «Business Studio».

Рис. 3. График Ганта внедрения репозитория бизнес-процессов на платформе «Business Studio»

После установки системы «Business Studio» необходимо обучить рабочую группу. Несколько специалистов из этой группы образуют потом Центр компетенции по использованию репозитория бизнес-процессов. Остальные будут совмещать текущую деятельность в подразделениях с моделированием, анализом и регламентацией бизнес-процессов. Можно сказать, что они станут «агентами влияния» процессной методологии в структурных подразделениях компании.

Для эффективного использования системы необходимо разработать архитектуру (систему) бизнес-процессов компании. Удобно это делать в MS Excel, но можно и сразу в системе. Об этом на сайте www.FineXpert.ru было несколько статей. Далее полученная архитектура процессов переносится в «Business Studio» – создается иерархический справочник процессов. Этот справочник – основа для накопления знаний о процессах в рамках электронного репозитория процессов организации.

Затем рабочая группа осуществляет описание нескольких «пилотных» процессов. Это делается для того, чтобы в полной мере освоить возможности инструмента и сформулировать предварительные требования к стандарту моделирования и шаблонам регламентирующих документов.

Для того, чтобы «выгрузить» из репозитория информацию о процессах в необходимой форме (регламенты, инструкции, положения и проч.), необходимо определить требования к этим документам. При проектировании шаблонов отчетов увязываются между собой требования к документам и возможности системы.

Например, если мы хотим видеть в документе какой-то атрибут бизнес-процесса, надо понимать, какую информацию и как необходимо будет заносить в репозиторий. Создание шаблонов для выгрузки сложных регламентирующих документов может потребовать изменений объектной модели «Business Studio». Это легко делается при помощи специального инструмента Meta Edit, входящего в комплект поставки системы (в версии Enterprise).

После того, как станет понятно, как моделировать процессы и какая информация должна заноситься в атрибуты объектов модели, разрабатывается стандарт моделирования («соглашение по моделированию»). Кроме этого документа целесообразно разработать стандарт (инструкцию) по администрированию репозитория и стандарт по внесению изменений в модель организации.

После разработки и согласования стандартов, проводится обучение руководителей и специалистов подразделений компании работе с электронным репозиторием бизнес-процессов на платформе «Business Studio».

Очевидно, что в зависимости от ситуации в компании представленный график может быть скорректирован.

В целом, использование репозитория дает много интересных и полезных возможностей для накопления и использования знаний в рамках системы управления бизнес-процессами компании.

В.В. Репин, к.т.н., доцент, Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп»

www.finexpert.ru — всё о процессном управлении!

Комментарии

от автора

Добрый вечер
Согласен, репозитарий — вещь полезная и прогрессивная. Но из опыта — «продать» ее топ-ам сложно. Нет акцента на прикладной характер этой вещи. Я обычно перехожу на более понимаемые вещи: из репозитария мы автоматически получаем и обновляем должностные инструкции (особенно это актуально при изменении процессов), мы анализируем «накладки» процессов друг на друга, анализируем загрузку сотрудника по всем процессам, в которых он участвует и т.д. Можно выдавать сразу технические задания на автоматизацию процессов.

от автора

Отдельное спасибо Владимиру за рисунок «Рис. 2. «Всяко-разные» процессы в компании.»
Точно изобразил проблему наличия множества описаний БП. Действительно, цель каждой ИТ-компании — внедрить свою систему. Поэтому моделируют они ровно те процессы и ровном в том объеме, которые нужны для запуска их системы. В итоге получается винегрет. Не хочу утрировать, но получается, что процессы компании может нормально описать и оптимизировать только консультант по управлению или сама компания.

от автора

Известно выражение «Зоопарк программных продуктов».
На мой взгляд, стоит предложить так же термин «зоопарк бизнес-процессов компании»

от автора

Добрый день.
«Есть «тяжелые» и дорогие западные продукты. В их числу можно отнести ARIS или Casewise. Если очень хочется заплатить за «бренд», тем самым оплачивая красный феррари лондонского сейл-менеджера или черный порше немецкого профессора, то покупайте дорогую систему. Если нет, то стоит обратить свой взгляд на «Business Studio» 3.6.»
К какой категории программного продукта, на Ваш взгляд, относится программа «ALLFusion Process Modeler 7»? Это «дорогой западный продукт» или «это вполне адекватный выбор»?
В данный момент моделирую бизнес-процессы в данной программе, интересно Ваше мнение.
Спасибо.

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Источник: www.finexpert.ru