Схема бизнес процессов финансового отдела

Любые компании, даже самые маленькие, делятся на отделы. Каждое подразделение выполняет возложенные на него функции. Одним из них является финансовый департамент, основной задачей которого названо управление финансами предприятия.

Чем занимается финансовый отдел предприятия

Финансовый отдел компании – это структурное подразделение, работники которого выполняют возложенные на них функции. Главной его задачей является эффективное управление финансами.

При формировании финансового отдела нужно учитывать две важные детали. Необходимо руководствоваться стратегическими целями предприятия и спецификой его работы. Именно на их основании будет разрабатываться перечень задач структурного подразделения.

Характер деятельности компании также играет немаловажную роль при формировании отдела. Все дело в том, что для работы в определенной отрасли требуются специализированные финансисты, знакомые с отдельными направлениями. Например, если фирма планирует отпускать продукцию за рубеж, потребуется специалист, знакомый с особенностями валютного законодательства и умеющий производить вычисления в валюте.

Бизнес процессы в отделе продаж

Функции финансового отдела компании

Функции финансового отдела прописываются в нормативно-правовой документации, регламентирующей утверждение подразделения и его работу. К основным задачам, возложенным на департамент, относят:

1. Планирование доходности, ведение отчетности, определение себестоимости товаров, формирование прогнозов инвестиций.
2. Ведение оперативной деятельности. Сюда можно включить согласование заявок на совершение затрат и капиталовложений, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, управление вложениями и др.
3. Анализ финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, правильности ведения бухгалтерского учета и основных показателей эффективности работы фирмы.
4. Формирование положений, процедур, форм, программного обеспечения, схем оптимизации, финансовых договоров.

Важно! Функции финансового отдела напрямую связаны с управлением финансами предприятия.

Профессиональные качества работников финансового отдела

Внедрение финансового отдела – сложная многозадачная процедура, требующая учета множества деталей. Главное для успешного функционирования департамента – профессиональный персонал. Сотрудники подразделения должны иметь особый образ мышления:

• уметь переводить все операции в финансовое выражение;
• слаженно работать со всеми структурными подразделениями предприятия;
• на высоком уровне выполнять анализ экономической деятельности и выявлять слабые стороны финансирования;
• компетентно планировать дальнейшую работу компании.

Специалисты финансового отдела должны иметь высокую квалификацию, высшее образование и приличный опыт работы в области экономики, бухгалтерского учета или планирования.

Объекты деятельности финансового отдела фирмы

Объектами деятельности финансового отдела фирмы называют материальные и нематериальные предметы, в отношении которых работники подразделения производят операции. В их перечень включают:

ЗАНЯТИЕ 127. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ. ЧАСТЬ 1 (БП). ПОДГОТОВКА К СПЕЦУ ПО ПЛАТФОРМЕ 1С

• прибыли и убытки компании, ценовую политику;
• отчетность компании, в том числе, локальную, управленческую и бухгалтерскую;
• денежные средства и капиталы;
• вложения, налоговые обязательства;
• бизнес-процессы и ключевые экономические показатели.

Важно! Выполняя возложенные на финансовый отдел функции, работники подразделения, реализуют определенные действия с объектами. Например, планируют доходность компании, разрабатывают ценовую политику, управляют денежными средствами и т.д.

Прибыли и убытки компании, ценовая политика

Функции по планированию прибылей и убытков, а также по определению произведенных затрат и полученной доходности возложены на финансового контролера. В небольших компаниях он выполняет практически всю работу, связанную с учетом финансовых оборотов и их планированием.

Крупные предприятия создают финансовый отдел, где трудятся несколько финансовых контролеров, отвечающих за выполнение определенных задач. Например, один управляет финансами отдела производства, второй – маркетингового подразделения, а третий – департамента продаж.

Финансовый контролер также выполняет функции по разработке ценовой политики предприятия и по определению цены реализации продукции. Все дело в том, что конечная стоимость товаров напрямую зависит от произведенных компанией затрат, вычислением которых и занимается финансовый контролер.

Отчетность

Бухгалтерскую отчетность составляет бухгалтерия. Однако, если речь идет о формировании документации по международным стандартам или внутренним НПА, ее созданием занимается финансовый отдел. Также подразделение составляет прогнозы доходов и расходов, а также формирует плановую отчетность.

В дальнейшем финансовые аналитики занимаются сопоставлением плановых показателей с фактическими. На основании анализа они разрабатывают рекомендации по повышению эффективности деятельности предприятия.

Денежные средства и оборотный капитал

В небольших компаниях управлением денежных средств и оборотным капиталом занимается финансовый контролер. Крупные предприятия предпочитают организовывать внутри подразделения мини-отдел – казначейство во главе с казначеем, который и выполняет операции с финансами и капиталом.

Капитальные финансовые вложения

На финансовый отдел возложены функции управления денежными средствами. На основании анализа финансовые аналитики формируют рекомендации по использованию финансов. Они предлагают приобрести какие-либо капиталовложения или инвестировать средства с целью дальнейшего получения дохода.

Налоги

Если бухгалтерия занимается исчислением и уплатой налогов, то работники финансового отдела обязаны проанализировать исполнение налоговых обязательств и предложить пути оптимизации налоговой нагрузки, например, разработать новую схему совершения взносов, не противоречащую действующему законодательству РФ.

При заключении договоров важно участите работников финансового департамента. Они знакомятся с экономической составляющей контрактов, проводят анализ и указывают на допущенные в ходе формирования соглашения ошибки.

Бизнес-процессы и KPI

Финансисты обязаны знать, как происходит тот или иной бизнес-процесс, а, при необходимости, — принять участие в его реализации. Еще одной функцией финансового департамента является расчет ключевых экономических показателей.

Структура финансового отдела компании

Структура финансового отдела выглядит следующим образом:

1. Во главе подразделения стоит финансовый директор, который управляет всем отделом. В основном, он контролирует работу специалистов департамента, а также принимает важные управленческие решения.
2. В крупных компаниях финансовый отдел делится на подподразделения финансового контроля, бухгалтерского учета и отчетности, IT-сопровождения, а еще на казначейство и контрольно-ревизионный отдел.
3. Каждым подразделением управляет руководитель. Он контролирует действия своих подчиненных.
4. Основные функции выполняют специалисты, имеющие профильное образование и опыт работы с финансами.

Таким образом, финансовый отдел – это сложная налаженная система по управлению денежными средствами предприятия.

Порядок формирования финансового отдела фирмы

Организация финансового отдела предприятия начинается с его внедрения на предприятии. Решение о введении в действие департамента принимает руководитель компании. На основании его приказа утверждается работа подразделения. Основные функции, задачи, структура и этапы работы финансового отдела прописываются в положении:

Финансовый отдел наделяется правами знакомиться с финансовой документацией, бухгалтерской отчетностью и бумагами, оформляемыми иными подразделениями компании. На основании представленной информации финансовые контролеры выполняют возложенные на них функции, проводят анализ и формируют рекомендации по повышению эффективности деятельности предприятия.

Источник: finzz.ru

Организация работ финансово-экономической службы

Создать эффективную схему работы финансовой службы и правильную систему мотивации, наладить диалог с другими подразделениями компании, а также свести к минимуму риски передачи учетных функций стороннему исполнителю помогут проверенные практикой решения, которыми поделились успешные финансисты. Вы пришли в новую компанию и должны создать финансовый блок с нуля?

Решить задачу возможно, даже не имея соответствующего опыта. Нужен четкий алгоритм действий. Начать стоит с описания ключевых целей отдела, каскадируя их на процессы, а затем локальные процедуры. Сложнее приходится руководителю, перед которым поставили задачу полностью перестроить финансовую функцию, адаптировав ее под новые бизнес-процессы.

Придется сломать существующий уклад, преодолеть сопротивление сотрудников, соблюдая сроки и бюджет проекта. Грамотно выстроенные бизнес-процессы в финансовой службе еще не гарантируют эффективную работу сотрудников. Система премирования специалистов должна влиять не только на повышение качества работы отдела, но и стимулировать сотрудников активно участвовать в ее оптимизации.

С чего начать построение финансовой службы

Хорошо, если у финансового директора уже есть опыт организации или модернизации финансовой экономической службы (ФЭС). Если же созданием отдела приходится заниматься впервые или предприятие только создано, вопросов, требующих оперативного решения, будет предостаточно. С чего начать?

Простой, но, пожалуй, не всегда эффективный путь – пригласить стороннего консультанта, который разработает структуру ФЭС для компании. На первом этапе вы получите презентацию минимум на 30 листов, в которой представлено видение финансовой функции и лишь мельком упомянута стоимость разработки и внедрения, а также продолжительность адаптации.

Консультантов стоит приглашать в тот момент, когда топ-менеджмент уже определится со структурой ФЭС, сроками ее формирования, бюджетом проекта и прочими пожеланиями. Что же можно сделать собственными силами? Мнение эксперта: Ирина Григорьева — финансовый директор ГК «Гедон» Как правило, финансовый директор перед тем, как заняться построением или реорганизацией ФЭС, консультируется с собственником бизнеса по основным стратегическим вопросам его развития в обозримой перспективе. Совместно они формируют рейтинг ключевых экономических и бизнес-показателей, которые лягут в основу проекта. Таким образом, определяются приоритеты развития службы, структура, а также необходимые ресурсы.

Схема и функции финансового отдела

Непосредственно разработку можно начать с того, что финансовый директор берет большой лист ватмана и делит его на две части с заголовками «Как есть» и «Как должно быть». Проблем не будет, если первая колонка окажется пустой. Тогда переходим к следующему шагу – созданию команды, в нее мы наберем специалистов, которые будут вести основные направления проекта.

К примеру, предприятию средних размеров с небольшими оборотами и несколькими десятками отчетов для создания планового отдела в первую очередь надо развивать три направления: экономическое, казначейство, документооборот. Можно начать выстраивать схему финансового отдела с описания бизнес-процессов, которые, как вы предполагаете, будут находиться в его ведении. «Объять необъятное» невозможно, поэтому не стоит усложнять описание, используйте подход top-down approach, то есть сверху вниз.

Начните с главного, а детали появятся потом. К примеру, можно рассмотреть распространенный бизнес-процесс «расчет плановой себестоимости продукции» (standart costs), который используется на производственных предприятиях с большим количеством номенклатуры или в «дочках» иностранных компаний для сравнения эффективности работы.

Используя стандартную инструкцию разработчика корпоративных ИТсистем, проводим интервью с бухгалтерами организации и формируем схему бизнес-процесса. Остается лишь добавить функции ФЭС, которых на схеме пока нет. В качестве примера рассмотрим устройство ФЭС компании «Аристон Термо Русь». Пожалуй, основной бизнес-процесс и функция отдела – планирование. Перечисленные ниже работы отдел выполняет ежедневно, ежемесячно или по мере необходимости:

• расчет плановой себестоимости продукции – один раз в год либо при запуске нового вида продукции;
• изменение плановой себестоимости продукции – по необходимости, например при модернизации уже выпускаемого типа водонагревателя;
• формирование бюджета доходов и расходов – ежегодно;
• пересмотр бюджета – ежеквартально, с учетом достигнутых показателей;
• составление бюджета движения денежных средств – ежегодно, с помесячной корректировкой;
• расчет окупаемости инвестиций, планируемых в рамках бюджета.

Кроме того, в обязанности ФЭС входит разработка мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей (сокращение необоснованных простоев), материальных (сокращение потерь от брака) и трудовых (завышение штатного расписания) ресурсов. Естественно, работа по каждому направлению невозможна без взаимодействия с производственной и технической службами, отделом закупок. К примеру, при составлении графика планового ремонта оборудования технические службы должны учитывать сезонность спроса (у «Аристон Термо Русь» пик спроса приходится на весенние месяцы). Это значит, что профилактику оборудования нужно проводить зимой.

Работу компании невозможно представить без контроля со стороны финансистов. Распространяется он, прежде всего, на планы отдела продаж (год, квартал, месяц) и планы для производственного подразделения (суточный). Эти функции выполняют все сотрудники ФЭС, но уже с учетом направлений (казначейство, документооборот, планирование).

Еще одна важная функция ФЭС – анализ и подготовка управленческих решений. Вот некоторые составляющие этой работы:

• учет и анализ результатов деятельности совместно с бухгалтерией, подготовка plant report – производственного отчета, где отражается выполнение плана производства, анализ отклонений фактической себестоимости от плановой;
• контроль бюджета продаж с помощью sales variances report – отчета, в котором сведены отклонения факта от плана продаж с учетом средней цены по группе товаров, объемов продаж и т.д.;
• расчеты экономической эффективности деятельности в соответствии с требованиями головного офиса («Аристон Термо Русь» принадлежит итальянским собственникам);
• составление пояснительной записки к годовому отчету совместно с бухгалтерией;
• подготовка необходимых обобщающих материалов и справок по запросам местных органов власти;
• формирование статистической отчетности компании – совместно с бухгалтерией ФЭС собирает необходимые материалы, обобщает и на основании этих данных готовит отчетность.

Описанные функции ФЭС, в том числе взаимодействие с другими подразделениями, невозможно представить без отлаженного документооборота. К примеру, у компании «Аристон Термо Русь» движение входящих и исходящих документов построено так, как показано в таблицах 1 и 2. Стоит отметить, что базу для бюджета продаж готовит коммерческая служба, а вот разбивку по основным видам (в укрупненной номенклатуре) и, соответственно, по средней цене продаж делает плановый отдел. Аналогично происходит с бюджетом производства, который формирует производственный отдел, а в дальнейшем с ним работает экономист, ответственный за планирование по этому направлению.

Постепенно файл с бизнес-процессами будет наполняться новыми записями, что в итоге позволит легко сформулировать основные требования к ФЭС, которые стоит закрепить в положении о подразделении, перечислив там основные задачи и функции отдела, а также указав регламенты, которыми будут руководствоваться в своей работе сотрудники. Их можно разделить на две группы – внешние документы (законодательные и нормативные акты) и внутренние. К последним относятся устав компании, стандарты групповой отчетности (если компания – «дочка» западного концерна), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции.

Формирование отдела

Получив примерное описание структуры финансовой службы, переходим к ее формированию. Для этого к уже описанным и зафиксированным бизнес-процессам попробуем применить имеющееся штатное расписание с учетом предполагаемых трудозатрат. Одновременно нужно заполнить матрицу рабочего времени сотрудников.

Этот процесс может вызвать определенные трудности, ведь подсознательно вы будете рисовать идеальную службу, но на практике этого достичь затруднительно. Тем не менее вы сможете увидеть, где функции сотрудников дублируют друг друга, а где процесс остался без контроля. В результате на руках у вас должно оказаться положение о ФЭС, матрица рабочего времени, штатное расписание с черновыми вариантами должностных инструкций. Теперь можно обратиться в кадровое агентство или службу персонала компании.

Новая структура – новые люди. Конечно, если компания уже работает некоторое время, можно обучить функциям финансового менеджмента коллег из бухгалтерии. Если мы перестраиваем уже существующий блок финансов, следует строго придерживаться правила: любая структура строится исходя из требований бизнес-процессов, а не наоборот, когда бизнес-процессы подгоняются под конкретных лиц.

Привлечение консультантов

Первые шаги уже сделаны, и на этом этапе можно пригласить консультанта, который проведет независимую оценку ваших трудов. Часть финансовых директоров могут с этим не согласиться, полагая, что расходы на консалтинговые услуги зачастую себя не оправдывают. Но если вам все же интересен профессиональный взгляд со стороны, можно взять на заметку несколько рекомендаций, основанных на опыте автора.

По ссылке в конце статьи можно ознакомиться с примерами отчетов Sales Variances report и Plant report компании «Аристон Термо Русь».

Начать предметный разговор с консультантами лучше с небольшой презентации. В ней лаконично описываются сфера и география деятельности компании и ключевые параметры бизнеса (выручка, валовая прибыль, штатная численность сотрудников, описание производственных мощностей и т.п.).

Отдельно нужно описать существующую организационную структуру финансовой службы и собственно бизнес-процессы, которые она обеспечивает. Возможно, имеет смысл провести некоторое подобие SWOT-анализа предложенной вами модели работы ФЭС. Это поможет консультантам понять вашу логику при реализации проекта. И, наконец, резюме презентации, в котором менеджмент ставит свои требования к результату. После презентации можно провести экскурсию по предприятию, познакомить с сотрудниками финансовой службы.

Ну а затем наступает самая трудная часть – время переговоров, согласования контракта, напряженная работа с консультантами над проектом. Скорее всего, в результате вы получите отчет с рекомендациями, часть из которых примете на ура, другие отвергнете как неподходящие бизнесу, а некоторые положите под сукно до лучших времен.

Юлия Колесникова – финансовый директор ООО «Аристон Термо Русь», эксперт журнала «Финансовый директор»

Источник: delovoymir.biz

Как компании создать финансовый отдел

Управлять компанией в одиночку сложно. Особенно, если дело касается финансов. Необходимо грамотно распределять финансовые ресурсы, разрабатывать стратегии развития экономики, составлять бизнес-планы, анализировать деятельность компании, следить за своевременным и полным выполнением обязательств, отслеживать расходы и поступление доходов. Все эти функции выполняет финансовый отдел.

Рассказываем, как создать полноценный финансовый отдел в компании.

Какой должна быть структура финотдела

Для того чтобы понять, какие подразделения нужно включить в состав финотдела, нужно определить исполняемые задачи.

В классическом варианте функции финотдела таковы:

• Финансовый контроллинг. В частности речь идет об учёте, анализе, планировании и организации бизнес-процессов.
• Казначейская функция. Подразумевается управление денежными потоками, определение порядка взаиморасчётов и очередности платежей, контроль платежей и остатков на счетах компании.
• Привлечение финансирования. Деятельность направлена на получение кредитов на выгодных условиях, выпуск ценных бумаг, внедрение факторинга.
• Нормирование. Функция предполагает нормирование оборотных активов, показателей и затрат с целью предотвращения выхода компании за пределы текущих возможностей.
• Экспертиза инвестиционных проектов. Финансовый отдел оценивает проекты, возможные риски и потенциальную прибыль.
• Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Помимо непосредственно учёта, финансовый отдел занимается формированием учётной и налоговой политики.

Есть у финансового отдела и дополнительные функции, предполагающие контроль других отделов компании.

• Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании. Предполагает работу с договорами. Хотя непосредственно составлением договоров занимается юридический отдел, но необходимо и согласование со стороны финансового отдела.
• Внедрение информационных технологий. Как правило, данными задачами занимается IT-отдел. Однако финансовый отдел должен определить насколько целесообразно и возможно внедрение той или иной технологии.

Учитывая эти функции, структуру финансового отдела можно представить следующим образом:

В небольших компаниях одно подразделение может отвечать за несколько направлений. Например, совмещаются отделы бухгалтерского учёта и налогового планирования. В зависимости от размера компании определяется состав каждого подразделении — от одного до нескольких сотрудников.

Как правило, руководящие должности в финансовом отделе — это финансовый директор и главный бухгалтер. Финдиректор занимается финансовым планированием и финансовой политикой компании, главбух — финансовыми операциями и контролем над ними.

Если на предприятии есть и финансовый директор, и главный бухгалтер, то они не подчиняются друг другу, а находятся в непосредственном подчинении у руководителя компании.

Для небольшой компании возможно совмещении должностей финдиректора и главбуха. Также в финансовом отделе может быть только одна из указанных должностей, а другую может взять на себя руководитель компании.

Какие регулирующие документы необходимы

Для регулирования работы финансового отдела необходимо составить следующие документы:

• «Положение о финансовом отделе» — определяет структуру отдела, численность штата, основные задачи и функции, порядок взаимодействия сотрудников и подразделений, порядок разрешения споров, показатели оценки деятельности.
• «Положение о подразделениях финансового блока» — описывает практически то же, что и вышеупомянутый документ, но более подробно для отдельного подразделения.
• «Положение о мотивации сотрудников финансового отдела» — содержит информацию о денежных и неденежных методах поощрения и премирования.
• Должностные инструкции — составляют для каждой отдельной должности в финансовом отделе, описывая функциональные обязанности, права и ответственность, сферу компетенции и критерии оценки качества работы.

Как спрогнозировать расходы на создание финансового отдела

После того как вы определите структуру финансового отдела, перечень его функций и штатный состав, можно посчитать предстоящий бюджет на создание.

Как правило, бюджеты составляют на годовой период с разбивкой по месяцам. Это позволяет грамотно спланировать общие затраты и контролировать ежемесячные расходы.

Пример составления годового бюджета с разбивкой по месяцам:

Рекомендуем еще до создания финансового отдела установить критерии оценки его работы и зафиксировать текущие показатели.

Впоследствии вы сможете оценить эффективность работы финансового отдела, сравнив первоначальные показатели с итогами по окончании определённого периода.

Источник: academyopen.ru