Технология проведения бизнесс-процесса закупки состоит из следующих стадий:
Определение потребности в материале Выбор поставщиков Обработка заказов Контроль выполнения условий договора Поступление материала Оприходование материала Контроль счетов
Определение потребности в материале
Определение потребности в материале включает следующие этапы:
-Определение потребности в материале.
-Подготовка заявки на материал.
-Оформление заявки на материал.
-Согласование заявки на материал.
Определение потребности в материале
На данном этапе происходит определение потребности в материале ,исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале).Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.
Подготовка заявки на материал
Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале.В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов:
Моделирование бизнес процессов: Отдел снабжения торгового предприятия // Atis Group
-Поставка третьему лицу;
В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала,возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.
Оформление заявки на материал
В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов:
-Поставка третьему лицу;
В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.
Согласование заявки на материал
Данная стадия состоит из следующих этапов:
-Подготовка списка возможных поставщиков.
-Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
Подготовка списка возможных поставщиков
На данном этапе,на основании полученной заявки на материал,сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков,состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество,и, возможно, новых,выявленных с помощью различных информационных каналов ,в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Отправка запроса на материал
Данная стадия состоит из следующих этапов:
-Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
-Подготовка и оформление запроса,в соответствии с заявкой на материал.
-Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи,которым может быть:
Связь бизнес-процесса закупок с другими процессами на предприятии
-Средства факсимильной связи;
-Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал.
В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор , требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости , в него вносятся корректировки
Отправка запроса возможным поставщикам
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:
-Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.
На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
-Получение предложений от возможных поставщиков;
-Согласование полученных предложений;
-Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
-Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке.Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений от возможных поставщиков.
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации
Регистрация получения предложений от возможных поставщиков.
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке.Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Выбор наиболее подходящих поставщиков.
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании — возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
-Оформление и отправка заказа;
-Выполнение обязательств по оплате заказа.
Оформление и отправка заказа.
На данном этапе производятся следующие операции:
-Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;
-Оформление или продление договора с поставщиком;
-Отправка заказа выбранному поставщику;
-Регистрация отправки заказа.
При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:
-Идентификационный номер заказа ;
-Дата отправления заказа.
-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
-Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
-Выбранные условия поставки.
Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.
Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком.
На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления.
Оформление или продление договора.
На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.
При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:
-Идентификационный номер заказа ;
-Дата отправления заказа.
-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
-Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
-Выбранные условия поставки.
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.
Отправка заказа выбранному поставщику.
Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:
-Личной доставкой представителем.
Регистрация отправки заказа поставщику.
При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.
Выполнение обязательств по оплате заказа.
На данной стадии выполняются следующие этапы:
-Получение инвойса в соответствии с заказом.
-Согласование полученного инвойса;
-Выполнение обязательств по оплате заказа.
-Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
-Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;
Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.
В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:
-Идентификационный номер инвойса;
-Дата отправки инвойса;
-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
-Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
Согласование полученного инвойса (счета — фактуры).
В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.
Выполнение обязательств по оплате.
На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.
Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате.
Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.
Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.
Контроль выполнения условии договора по поставке материала.
На данной стадии производятся следующие этапы:
-Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
-Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.
На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксируетвсе отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
На данной стадии производятся следующие процедуры:
-Организация приёма груза в установленном месте;
-Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.
-Выставление претензий по факту отступления от условий договора.
Организация приёма груза в установленном месте.
В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте.Производится контроль фактически полученного груза.
Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными поставщиком.
После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.
Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора.
В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора , или отклонений от них , повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором , осуществляется процедура выставления претензии , в соответствии с зарегистрированными невыполнениеми условий договора или отклонениями от них .
После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:
-Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.
-Краткое описание материала;
-Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).
На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес — процесса.
Информация о работе «Технология проведения бизнес-процесса закупки»
Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 13346
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0
Источник: kazedu.com
Время инноваций: 5 ключевых трендов корпоративных закупок 2021
Корпоративные закупки в России давно вышли за рамки процесса выбора поставщиков и организации снабжения предприятий. Без стратегического комплексного подхода к этой деятельности невозможно представить эффективное развитие компаний. Сегодня закупки — это область внедрения передовых технологий, аналитики больших данных и автоматизации. В последнее время все чаще можно слышать о роли снабжения в устойчивом развитии бизнеса. Мы поговорили с победителями десятой, юбилейной премии «Лидер конкурентных закупок» и узнали, какие тренды определяют будущее этой сферы.
В начале декабря прошла юбилейная церемония вручения премии «Лидер конкурентных закупок». Это профессиональный конкурс, с 2012 года объединяющий участников торгово-закупочной деятельности. Отбирали и оценивали лучшие проекты в сфере закупок 140 независимых экспертов. В этом году за победу в конкурсе боролись 270 крупнейших российских компаний из разных отраслей.
По итогам экспертного голосования были определены обладатель Гран-при и победители в 13 номинациях. По традиции церемонию вручения премии организовал и провел ее учредитель — электронная торговая площадка B2B-Center.
Ольга Громкова, генеральный директор B2B-Center:
Номинация: Лидер инноваций торгово-закупочной деятельности
Победитель: ООО «РусВинил»
Компания «РусВинил» была отмечена жюри за проект электронного документооборота (ЭДО) с иностранными поставщиками. По словам руководителя службы закупок Ольги Локшиной, «РусВинил» стал одной из первых компаний в стране, реализовавших ЭДО через иностранного провайдера. Этот проект является частью программы цифровых трансформаций предприятия.
«Внедрение системы предваряли масштабная работа по уточнению нюансов применимости и легитимности такого подхода, комплексная оценка налоговых рисков, стоимости повторных отправок бумажных документов, а также анализ документооборота, связанный с экспортными продажами, — рассказала Ольга Локшина. — Найденное решение считаем изящным и универсальным. Оно подходит для любого объема сделок и документооборота, и его очень просто и быстро внедрить с очевидной выгодой для обеих сторон. Кроме того, проект имеет экологический эффект в виде снижения бумажного оборота и сбережения природных ресурсов соответственно».
ТРЕНД: ЭФФЕКТИВНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОСТАВЩИКАМИ
Номинация: Лучшая система работы с поставщиками
Победитель: АО «Северсталь Менеджмент»
Тренд на выстраивание долгосрочных отношений с поставщиками является ключевым для сферы закупок на протяжении нескольких лет. Успешным примером такого взаимодействия с контрагентами является компания «Северсталь Менеджмент».
«Активную деятельность по совершенствованию системы взаимодействия с поставщиками мы начали 3–4 года назад, в т.ч. в период пандемии пересмотрели некоторые процессы. В результате создали систему для управления взаимодействием с поставщиками, а также развития отношений. Наше взаимодействие основано на открытой оценке поставщиков, на которую каждый поставщик может влиять своей деятельностью. Кроме того, поставщики могут давать нам обратную связь, благодаря чему мы имеем возможность вносить корректировки во взаимодействие с ними и постоянно трансформировать подходы в коммуникациях. Мы оцениваем поставщиков на разных этапах: предквалификация, онлайн-аудиты или выездные аудиты на локации контрагента, оценка по результатам работы за период и составление плана корректирующих мероприятий и т. д. Все эти инструменты помогают добиться открытости во взаимодействии, в том числе прозрачности тендерных процедур, что очень важно для поставщика», — рассказал Антон Акимов, начальник управления категорийных закупок «Северсталь Менеджмент».
По его словам, один из следующих шагов в развитии системы — включение в оценку поставщика направления ESG.
Номинация: Экономическая эффективность закупочных операций
Победитель: ПАО Банк «ФК Открытие»
Банку «Открытие» отлаженная система работы с поставщиками позволяет добиваться значительной эффективности закупочных операций. «Работа закупщика похожа на инженерную конструкцию. Надо четко понимать, где ты должен сохранять твердость, а где должен быть гибким, — убеждена Анна Ермакова, вице-президент Банка «Открытие», начальник управления закупочной деятельности. — Поставщики будут с уважением относиться к вам как к закупщику, когда вы понимаете их нужды».
ТРЕНД: РАЗВИТИЕ СОТРУДНИКОВ
Номинация: Развитие потенциала команды
Победитель: ООО «СИБУР»
Многие эксперты отмечают: какие бы новые технологии ни разрабатывались в закупках, в основе успеха лежит прежде всего профессионализм сотрудников.
Начальник управления по тендерным процедурам компании СИБУР Елена Ефимова ключевыми навыками закупщика назвала коммуникативные способности, гибкость и умение перестраивать процесс под условия и запрос рынка, владение ИТ-инструментами и отличное знание закупаемой категории товара: «Самое главное — вовремя услышать сотрудника, понять, в какую сторону он хочет дальше расти». В СИБУРе выделяют перспективных специалистов и выстраивают для них индивидуальный карьерный маршрут. Каждый год в отдел закупок приходят несколько студентов-стажеров, эти молодые люди чаще всего остаются работать дальше.
Номинация: Развитие потенциала команды
Победитель: AV Group
Оксана Анисимова, директор по закупкам AV Group, подчеркнула, что компания много усилий вкладывает в развитие команды департамента закупок. Компания выстраивает систему наставничества, при которой старшие сотрудники самостоятельно проводят онлайн-тренинги для своих коллег из различных регионов, делясь своим опытом и знаниями.
Номинация: Вклад в развитие регулирования конкурентных закупок
Победитель: Сергей Дашков, ООО «Энергосервис — конкурентные закупки»
В росте человеческого потенциала видит тренд развития сферы закупок Сергей Дашков, обладатель премии за вклад в развитие регулирования конкурентных закупок: «Есть вещи, где человеческие возможности ограничены. Там, где мы пытаемся конкурировать с роботом, мы проиграем. С роботом бессмысленно тягаться в скорости расчетов, в объеме обрабатываемой информации. Ключевыми вопросами развития системы закупок на ближайшее время станет развитие человеческих компетенций — это то, что обычно называют soft skills, в том числе умение строить командную работу».
СФОКУСИРОВАТЬСЯ НА ГЛАВНОМ
Наши собеседники отмечают, что закупки определенно стали драйвером трансформации бизнеса. Благодаря технологиям и оптимизации процессов закупщики реализуют новые для себя возможности. При грамотном внедрении современные инструменты помогают повысить производительность, устранить ошибки и обеспечить эффективную работу отдела закупок. И главное — применение технологий позволяет высвободить ресурсы для вдумчивой работы над ключевыми задачами: стратегическим планированием, обучением команды и устойчивым развитием.
Интервью победителей премии «Лидер конкурентных закупок»
• Ольга Громкова, генеральный директор, B2B-Center: смотреть
• Анатолий Хебнев, вице-президент по снабжению, Группа НЛМК: смотреть
• Мария Коваленко, директор по снабжению, и Павел Котельников, руководитель направления методологии категорийного менеджмента, ООО УК «Металлоинвест»: смотреть
• Денис Павлюченков, директор по закупкам, ООО «ЕвразХолдинг»: смотреть
• Сергей Дашков, генеральный директор, ООО «Энергосервис — конкурентные закупки»: смотреть
• Анна Ермакова, вице-президент, начальник управления закупочной деятельности, ПАО Банк «ФК Открытие»: смотреть
• Оксана Анисимова, директор по закупкам, AV Group: смотреть
Источник: www.forbes.ru
Автоматизация управления закупками и тендерами (бизнес-процессы закупочной деятельности)
Имеется потребность в четком планировании и контроле сроков проведения закупочных процедур. Необходим инструмент прогноза и контроля соответствия целевых и текущих значений показателей закупочной деятельности.
Введение
В январе 2012 года вступил в силу Федеральный Закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее 223-ФЗ), предназначенный для регулирования закупочной деятельности компаний, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта РФ, муниципального образования в совокупности превышает пятьдесят процентов. Заказчики, работающие по 223-ФЗ, должны ежемесячно публиковать отчеты о проведенных закупках и ежегодно – планы на будущие закупки в Единой информационной системе zakupki.gov.ru (далее – ЕИС). Благодаря этой норме, любой посетитель портала имеет возможность ознакомиться с проведенными и запланированными закупками. Помимо этого, Постановление Правительства РФ №616 дополнило закон №223-ФЗ требованием к заказчикам осуществлять закупку определенных видов продукции исключительно в электронной форме, а Постановление Правительства РФ № 1132 установило правила ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки, которое внесло ощутимые изменения в процессы контроля исполнения договоров по закупкам с 1 января 2016 года.
Следует отметить, что закупочная деятельность любого предприятия – это сложный многоуровневый процесс, нередко сопровождаемый множеством проблем. Сотрудникам отдела закупок приходится сталкиваться с
● несогласованностью подразделений, задействованных в подготовке и проведении закупок;
● несвоевременным поступлением информации о потребностях подразделений предприятия;
● отсутствием возможности публиковать план закупок на год в рамках установленных сроков.
Возникает потребность в четком планировании и контроле сроков проведения закупочных процедур. Помимо этого, необходим инструмент прогноза и контроля соответствия целевых и текущих значений проверяемых показателей закупочной деятельности, например, соотношение закрытых и открытых торгов, количество электронных торгов. Более того, трудозатраты на формирование отчетов о закупках для руководства, вышестоящих организаций и государственных органов, весьма существенны, особенно если данные обрабатываются вручную.
Упомянутые выше официальные законодательные документы достаточно жестко регламентировали процедуру закупки предприятий, существенно повысили требования к ведению документооборота и, таким образом, еще больше усложнили ее исполнение. Перечисленные проблемы компаний, в том числе связанные с отсутствием мотивации, коррупцией, негибким бюджетированием закупок, а также обусловленные сложностью самой процедуры закупок – можно решить за счет внедрения системы автоматизации.
С другой стороны, цель любого закупочного конкурса – экономия средств за счёт создания конкуренции между поставщиками и повышения прозрачности рынков. Автоматизация этого процесса помогает преодолеть вышеуказанные проблемы и позволяет увеличить скорость принятия решений закупщиком, а также снизить стоимость управления закупками. Наличие структурированных данных дает возможность оперативно формировать отчетные формы для различных органов и собирать необходимую статистику по закупкам, что является крайне важным шагом на пути к созданию обоснованной закупочной стратегии компании. Словом, автоматизация с одной стороны эффективна, а с другой — экономически выгодна.
Функционально закупочная процедура включает в себя множество бизнес-процессов, объединенных в последовательность из четырех этапов (Рис.1), каждый из которых завершается публикацией соответствующих документов на ЕИС: 1. Планирование закупки; 2. Инициация процедуры закупки; 3. Проведение закупки; 4. Заключение договора и исполнение обязательств по договору.
Рис.1. Схема этапов закупочной процедуры.
Среди участников бизнес-процессов, относящихся к закупочной процедуре, можно выделить роли:
Ответственный за позицию – ответственный за создание, редактирование и согласование позиций плана закупок (например, сотрудник отдела снабжения);
Ответственный за план закупки – ответственный за формирование редакции плана закупок и согласование итогового плана;
Согласующие план закупок (позиции) – ответственные за согласование позиций и плана закупок, например, руководитель отдела снабжения, руководитель планово-экономического отдела, руководитель отдела закупок;
Утверждающий план закупок (позиции) – ответственный за утверждение позиций и плана закупок, например, генеральный директор;
Организатор закупки – сотрудник, ответственный за создание закупки, формирование лотов, организацию проведения совещаний для закупочной комиссии, за подготовку документации и согласование закупки, а также за проведение закупочной процедуры;
Руководитель отдела закупок – ответственный за назначение организатора закупок;
Закупочная комиссия – сотрудники, ответственные за оценку предложений и выбор победителя по закупке;
Председатель комиссии – назначенный сотрудник (обычно руководящей должности);
Ответственный за публикацию – сотрудник, ответственный за публикацию информации о закупочной деятельности на ЕИС;
Ответственный за договор – сотрудник, ответственный за формирование, согласование договора и контроль исполнения обязательств по договору.
Эксперт – сотрудник, дающий оценки по своим критериям, например, качество товара, работы или услуги, цена договора и др.
Рассмотрим функции и взаимодействие участников внутри этапов закупочной процедуры.
Этап 1. Планирование закупки
После выпуска приказа о начале планирования закупки начинается процесс сбора от каждого подразделения потребностей, на основании которых Ответственный за план закупки формирует редакцию плана. Ниже на рис. 2 с использованием стандарта нотации моделирования бизнес процессов Business Process Modeling Notation описана пошаговая схема выполнения этапа: 1) Ответственный за план закупок создает карточку редакции плана закупок; 2) Ответственные за позиции заносят потребности в позиции карточки редакции плана; 3) Ответственный за позицию отправляет позицию плана закупок на согласование Согласующим позиции (при необходимости и дополнительным согласующим); 4) Ответственный за план закупок на основе ранее созданной редакции формирует итоговый план по форме документа соответствующий требованиям 223-ФЗ, и отправляет его на согласование; 5) Ответственный за план закупок отправляет план на согласование Согласующим план закупок; 6) Согласующие план закупок отправляют согласованный план закупок Утверждающему план закупок на подписание; 7) Ответственный за публикацию публикует утвержденный план на ЕИС.
Рис. 2. Схема этапа планирования закупки
Этап 2. Инициация процедуры закупки
При приближении срока публикации извещения о закупке, система заранее рассылает уведомления Ответственному за позицию и Руководителю отдела закупок о необходимости инициации закупки, инициируя выполнение очередного этапа по следующему алгоритму (рис.3): 1) Руководитель отдела закупок поручает работы по проведению закупочной процедуры назначенному им сотруднику – Организатору закупки; 2) назначенный Организатор закупки формирует и согласует приказ, в рамках которого определяется Закупочная комиссия, и отправляет ей подготовленный комплект закупочной документации и проект договора; 3) Председатель комиссии утверждает закупку; 4) Ответственный за публикацию публикует согласованную закупку на портале закупок.
Рис. 3. Схема этапа инициализации процедуры закупки
Этап 3. Проведение закупки
После размещения закупки на ЕИС в организацию в течение объявленного срока поступают заявки на участие. Если способ закупки отличный от закупки у единственного источника, то по завершении срока отправки заявок начинается последовательное выполнение данного этапа по следующей схеме (рис. 4): 1) вскрытие конвертов с заявками на участие в закупке в рамках заседания Закупочной комиссии (если закупка проводится в виде открытого или закрытого конкурса); 2) отправка заявок Организатором закупки на рассмотрение Экспертам; 3) назначение Организатором закупки совещания Закупочной комиссии; 4) подведение итогов на заседании Закупочной комиссии; 5) публикация Ответственным за публикацию сведений о победителе на ЕИС.
В случае если способ закупки – закупка у единственного источника, то такая закупка выносится сразу на комиссию по закупкам и соответствует пунктам 4-5 схемы этапа 3 «Проведение закупки».
Рис. 4. Схема этапа проведения закупки
Этап 4. Заключение договора и исполнение обязательств по договору
Этап начинается со старта Организатором закупки задачи по типовому маршруту «Заключение договора по закупке» и далее выполняется следующая последовательность шагов (Рис.5): 1) после заключения договора Ответственный за договор выполняет задание; 2) Ответственный за публикацию публикует договор на ЕИС; 3) после выполнения обязательств по договору или этапу договора Ответственный за договор заносит в систему информацию по исполнению договора и отправляет сведения по исполнению договора вместе со связанными документами Ответственному за публикацию; 4) Ответственный за публикацию публикует информацию об исполнении по договору (или сведения о расторжении договора), информацию о субподрядчиках и дополнительные договорные документы на ЕИС.
Рис. 5. Схема этапа заключения и исполнения договора
Заключение
Сложность процессов закупочных процессов компании, чья деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ требует автоматизации. При этом решение должно обеспечивать:
● планирование закупки – от создания позиции и плана закупок до их согласования и утверждения в рамках единого информационного пространства;
● своевременное оповещение о наступлении очередных этапов закупок в процессе всей закупочной процедуры;
● организацию закупок по одному или нескольким лотам;
● подготовку и согласование закупочной документации и проекта договора;
● формирование и публикацию извещений о проведении закупки;
● сбор заявок на участие в закупке и оценку полученных предложений;
● выбор победителя комиссией по закупкам;
● заключение и контроль исполнения договоров с победителями закупки;
● публикацию сведений об исполнении договоров;
● своевременное формирование регламентированной законодательством управленческой отчетности.
При этом решение должно обеспечивать базовые характеристики качественного программного продукта: гибкость, настраиваемость и возможность модификации в соответствии с потребностями, так как на этапе внедрения может потребоваться настройка под конкретного потребителя с учетом особенностей ведения бизнеса в компании.
Познакомиться с задачами служб организации закупок и реальными кейсами вы можете на вебинарах
Источник: ecm-journal.ru