Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов и создает прочные отношения с поставщиками.
- Цели и задачи отдела закупок
- Принципы Управления Закупками (7 R)
- Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Закупочный процесс
- Процесс Управления Закупками
- Планирование закупок
- Отчет по закупкам
Цели и задачи отдела закупок
- Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
- Снижать расходы отдела закупок
- Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
- Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
- Заниматься обучением и развитием работников отдела
- Вести четкий и актуальный учет всех сделок
- Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
- Участвовать в усовершенствованиях продукта
- Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
- Избегать дефицита товара
- Разрабатывать нормы и методики
Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.
Принципы Управления Закупками (7 R)
- Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
- В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
- От надлежащего ИСТОЧНИКА
- По надлежащей ЦЕНЕ
- Доставленный в нужное МЕСТО
- В надлежащее ВРЕМЯ
- Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ
Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
- Отправить запрос продавцам (поставщикам)
- Получить предложения от продавцов
- Сравнить предложения
- Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
- Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
- Контролировать действия Продавца
- Получение и осмотр товара
- Помещение на склад и внесение в базу данных
- Получение счета и оплата
Закупочный процесс
Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:
- Исследование рынка
- Определение требований
- Одобрение
- Сравнение вариантов
- Принятие решения о закупке
- Размещение заказов
- Получение товаров и услуг
- Учет товаров и услуг
- Получение счетов и их оплата
- Дебет-нота в случае дефекта товара
Процесс Управления Закупками
Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:
- Планирование закупок
- Отслеживание закупок
- Составление отчетов по закупкам
- Переговоры (Обсуждение)
Планирование закупок
Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:
- Составление проекта закупок и разработка обязанностей
- Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
- Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
- Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
- Назначение супервайзеров
- Создание напоминаний
- Контроль и оценка
Отчет по закупкам
Отчет по закупкам включает в себя:
- Сопоставление текущих и ожидаемых цен
- Расчет задач для закупки и статистики проекта
- Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
- Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)
Значение управления закупками.
Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.
Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара. Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается, что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании».
(Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)
Источник: fnow.ru
Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы
Определение и основные этапы процесса закупок. Как правильно выбрать поставщики и оформить документы.
- Что такое процесс закупок
- Лучшие практики процесса закупок
- Этапы процесса закупки
- Шаг 1. Определение потребностей
- Шаг 2: Выбор поставщика
- Запрос котировок.
- Аукцион.
- Конкурс.
- Запрос предложений.
- Шаг 3: Переговоры и контракт
- Шаг 4: Получите товары
- Шаг 5: Закупочный платеж
Поделись этим: ✉ FB IN PIN TWEET WAPP
Процесс закупки начинается с момента появления потребности организации в материале, товаре или услуге извне. Как только потребность определена и сформулирована, осуществляется ее формализация. В результате определяются конкретные параметры необходимого. При этом очень важен баланс цена/качество, ведь если характеристики объекта закупки будут завышены, организация понесет убытки, если занижены – рабочий процесс не будет налажен.
Грамотно организованная закупочная деятельность позволяет постоянно отслеживать потребности организации, благодаря чему склады не переполняются и в то же время не создается дефицита товаров, а услуги не оплачиваются впустую.
Что такое процесс закупок
Закупочная деятельность – это целостный процесс, состоящий из нескольких этапов. Правила, согласно которым она осуществляются, регламентированы действующим законодательством. Государственное регулирование гарантирует наличие условий, при которых возможна открытая конкуренция и защита прав сторон.
Современный процесс закупок обычно начинается с того, что покупатель признает необходимость в продукте и готовит спецификацию.
И рыночный процесс поиска с помощью отбора или тендеров помогает определить правильный продукт и поставщика. Процесс закупок довольно сложный и многоуровневый.
Как правило, за организацию и проведение закупок на предприятии отвечает отдельный сотрудник. Реже – отдел. Цель его работы – синхронизировать закупочный процесс с меняющимися потребностями предприятия и обеспечить его непрерывность.
- создание запасов;
- поиск и налаживание контактов с надежными поставщиками;
- контроль обоснованности расходов.
Лучшие практики процесса закупок
Существует три основных практики осуществления закупок, позволяющих успешно контролировать наличие товаров и оказание услуг:
- регулярное приобретение необходимого небольшими партиями/на небольшой срок;
- закупка одной большой партией/на длительны срок;
- приобретение товаров и заказ услуг точечно, по мере необходимости.
- Традиционная. Создается запас товара/договор на оказание услуг оформляется на срок, превышающий необходимый. Гарантирует обеспечение предприятия необходимым, но ведет к перерасходу ресурсов и перегрузке складов.
- От английского «just in time» — точно в срок. Услуги и товары поступают по потребности, в ограниченном количестве и в определенное время. Запасы сводятся к минимуму или к нулю.
- От английского «material requirement planning» — планирование потребности в материалах. Объем закупок корректируется в зависимости от спроса на товары и услуги, увеличивается и уменьшается пропорционально ему.
- От английского «lean production» — бережливое производство. Подразумевает сокращение затрат на всех этапах, начиная с производства товаров и заканчивая закупкой материалов.
Этапы процесса закупки
Любой закупочный процесс состоит из трех крупных блоков: обработка потребности организации от момента заказа до оплаты, обновление информационных каталогов, обязательные регулярные работы. Кроме того, следует всегда анализировать допущенные ошибки.
Шаг 1. Определение потребностей
Потребность организации в товаре или услуге оформляется через официальную внутреннюю заявку, которой присваивается уникальный номер. Этот документ становится юридическим основанием для всех последующих действий.
Шаг 2: Выбор поставщика
Все процедуры выбора поставщика делятся на две большие группы: конкурентоспособные и неконкурентоспособные.
К конкурентоспособным относятся следующие:
Запрос котировок.
Поставщики подают свои предложения анонимно. Выбирается то из них, которое отвечает всем требованиям и имеет минимальную цену. Опасность данного метода в том, что он не учитывает опыт работы поставщика, качество оборудования для монтажа, квалификацию специалистов и прочие важные факторы.
Аукцион.
Подразумевает торги в несколько этапов. Заявка уходит тому, кто предлагает минимальную цену. Иные факторы не учитываются.
Конкурс.
Учитывает качество услуг, репутацию поставщика и цену. Поставщик выбирается в результате анализа конкурсной документации в три этапа, на каждом из которых производится отбор и отсев участников по данным критериям.
Запрос предложений.
Выбираются победители аукциона или конкурса по цене и качеству услуг, после чего оцениваются условия сотрудничества.
Неконкурентоспособная процедура поиска поставщика возможно только в одном случае – только одно предприятие на рынке предлагает необходимый товар или услугу.
Шаг 3: Переговоры и контракт
Переговоры с поставщиком делятся на следующие этапы: подготовка, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренностей, заключение сделки и анализ.
Чтобы процесс прошел успешно, необходимо четко знать свою цель и держаться ее, изучить рынок, держать эмоциональный баланс, фиксировать результаты переговоров документально, подписывая договор купли-продажи.
В договоре с поставщиком указываются: точное название товара/услуги, его количество и параметры.
Особый вид обмена товарами и услугами – это процесс закупок по контракту. В этом случае заказчиком всегда выступает государство (бюджетная организация или орган государственной власти). Оплата товара или услуг осуществляется из бюджета государства.
Шаг 4: Получите товары
При получении товара ответственное лицо подписывает приемочный документ (накладную для товаров или акт выполненных работа для услуг). Печать в документах ставится уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность. Контроль за качеством и количеством товара/услуги осуществляется в соответствии с договором поставки или на оказание услуг.
- выделите достаточное количество персонала для разгрузки товара и транспортировки его на склад;
- всегда работайте четко по договору;
- заверяйте все бумаги печатями или подписями ответственных лиц.
Накладная и счет-фактура – два документа, с которыми придется иметь дело во время приемки товара.
Накладная оформляется в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Существует два вида документов: накладная ТОРГ-12 (содержит данные о товаре, его количестве и цене) и товарно-транспортная накладка (включает информацию о маршруте, если имела место доставка на машине).
Счет-фактура оформляется в одном экземпляре для заказчика. Он подтверждает, что товар доставлен и оплачен. Не требуется оформлять счет-фактуру организациям, работающим по упрощенной системе налогообложения. Тем, кто платит НДС, следует хранить их, чтобы приложить к декларации и снизить объем налогов.
Шаг 5: Закупочный платеж
После успешной приемки товара бухгалтерия организации признает наличие перед поставщиком кредиторской задолженности, которая погашается в установленные договором сроки.
Ответственный сотрудник проверяет параметры входящего счета и отправляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия осуществляет утверждение счета, подписывая соответствующий документ. После этого формируется платежное поручение.
Источник: www.newsaperp.com
Управление закупочной деятельностью
Когда мы говорим «управление закупочной деятельностью», то подразумеваем:
— блок бизнес-процессов отдела закупок
— систему взаимосвязей отдела закупок с другими подразделениями
— формирование культуры постоянного совершенствования
Управление закупочной деятельностью подразумевает настройку и поддержание перечисленных аспектов.
Бизнес-процессы отдела закупок
Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:
- товародвижение
- документооборот
- распределение ответственности и функциональных обязанностей
В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.
В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:
- Алгоритм формирования заявки Поставщику
- Правила согласования заявки с Поставщиком
- Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
- График заявок поставщикам
- Принципы выбора поставщиков
- Алгоритм предотвращения дефицита товара
- Алгоритм работы с товарными излишками
и многое другое.
Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.
Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия
Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:
- Сотрудников склада
- Логистов
- Бухгалтерию
- Финансово-экономический
- отдел
- Юридическую службу
- Информационно-технический отдел
- Отдел продаж или магазины предприятия
- Маркетологов
- Службу безопасности
- Руководство предприятия
Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.
Культура постоянного совершенствования в отделе закупок
Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:
- Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
- Мини-лекции с домашним заданием
- Подготовка интересных тестовых заданий
Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.
Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок
В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:
- за ее организацию
- за ее контроль
- за ее совершенствование
- а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.
Источник: veremey.ru