Технология проведения бизнес процесса закупок

Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов и создает прочные отношения с поставщиками.

  1. Цели и задачи отдела закупок
  2. Принципы Управления Закупками (7 R)
  3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
  4. Закупочный процесс
  5. Процесс Управления Закупками
  6. Планирование закупок
  7. Отчет по закупкам

Цели и задачи отдела закупок

  • Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
  • Снижать расходы отдела закупок
  • Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
  • Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
  • Заниматься обучением и развитием работников отдела
  • Вести четкий и актуальный учет всех сделок
  • Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
  • Участвовать в усовершенствованиях продукта
  • Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
  • Избегать дефицита товара
  • Разрабатывать нормы и методики

Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

Принципы Управления Закупками (7 R)

  1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
  2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
  3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
  4. По надлежащей ЦЕНЕ
  5. Доставленный в нужное МЕСТО
  6. В надлежащее ВРЕМЯ
  7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  • Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
  • Отправить запрос продавцам (поставщикам)
  • Получить предложения от продавцов
  • Сравнить предложения
  • Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
  • Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
  • Контролировать действия Продавца
  • Получение и осмотр товара
  • Помещение на склад и внесение в базу данных
  • Получение счета и оплата

Закупочный процесс

Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  • Исследование рынка
  • Определение требований
  • Одобрение
  • Сравнение вариантов
  • Принятие решения о закупке
  • Размещение заказов
  • Получение товаров и услуг
  • Учет товаров и услуг
  • Получение счетов и их оплата
  • Дебет-нота в случае дефекта товара

Процесс Управления Закупками

Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  1. Планирование закупок
  2. Отслеживание закупок
  3. Составление отчетов по закупкам
  4. Переговоры (Обсуждение)

Планирование закупок

Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  • Составление проекта закупок и разработка обязанностей
  • Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
  • Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
  • Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
  • Назначение супервайзеров
  • Создание напоминаний
  • Контроль и оценка

Отчет по закупкам

Отчет по закупкам включает в себя:

  • Сопоставление текущих и ожидаемых цен
  • Расчет задач для закупки и статистики проекта
  • Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
  • Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

Значение управления закупками.

Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.

Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара. Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается, что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании».

(Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)

Источник: fnow.ru

Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы

Определение и основные этапы процесса закупок. Как правильно выбрать поставщики и оформить документы.

Читайте также:  Маленький фитнес клуб как бизнес

Руководство по процессу современных закупок: понятия и этапы

  • Что такое процесс закупок
  • Лучшие практики процесса закупок
  • Этапы процесса закупки
  • Шаг 1. Определение потребностей
  • Шаг 2: Выбор поставщика
  • Запрос котировок.
  • Аукцион.
  • Конкурс.
  • Запрос предложений.
  • Шаг 3: Переговоры и контракт
  • Шаг 4: Получите товары
  • Шаг 5: Закупочный платеж

Поделись этим: ✉ FB IN PIN TWEET WAPP

Процесс закупки начинается с момента появления потребности организации в материале, товаре или услуге извне. Как только потребность определена и сформулирована, осуществляется ее формализация. В результате определяются конкретные параметры необходимого. При этом очень важен баланс цена/качество, ведь если характеристики объекта закупки будут завышены, организация понесет убытки, если занижены – рабочий процесс не будет налажен.

Грамотно организованная закупочная деятельность позволяет постоянно отслеживать потребности организации, благодаря чему склады не переполняются и в то же время не создается дефицита товаров, а услуги не оплачиваются впустую.

Что такое процесс закупок

Онлайн-обучение по операционным закупкам

Закупочная деятельность – это целостный процесс, состоящий из нескольких этапов. Правила, согласно которым она осуществляются, регламентированы действующим законодательством. Государственное регулирование гарантирует наличие условий, при которых возможна открытая конкуренция и защита прав сторон.

Современный процесс закупок обычно начинается с того, что покупатель признает необходимость в продукте и готовит спецификацию.

И рыночный процесс поиска с помощью отбора или тендеров помогает определить правильный продукт и поставщика. Процесс закупок довольно сложный и многоуровневый.

Как правило, за организацию и проведение закупок на предприятии отвечает отдельный сотрудник. Реже – отдел. Цель его работы – синхронизировать закупочный процесс с меняющимися потребностями предприятия и обеспечить его непрерывность.

  • создание запасов;
  • поиск и налаживание контактов с надежными поставщиками;
  • контроль обоснованности расходов.

Лучшие практики процесса закупок

Существует три основных практики осуществления закупок, позволяющих успешно контролировать наличие товаров и оказание услуг:

  • регулярное приобретение необходимого небольшими партиями/на небольшой срок;
  • закупка одной большой партией/на длительны срок;
  • приобретение товаров и заказ услуг точечно, по мере необходимости.
  1. Традиционная. Создается запас товара/договор на оказание услуг оформляется на срок, превышающий необходимый. Гарантирует обеспечение предприятия необходимым, но ведет к перерасходу ресурсов и перегрузке складов.
  2. От английского «just in time» — точно в срок. Услуги и товары поступают по потребности, в ограниченном количестве и в определенное время. Запасы сводятся к минимуму или к нулю.
  3. От английского «material requirement planning» — планирование потребности в материалах. Объем закупок корректируется в зависимости от спроса на товары и услуги, увеличивается и уменьшается пропорционально ему.
  4. От английского «lean production» — бережливое производство. Подразумевает сокращение затрат на всех этапах, начиная с производства товаров и заканчивая закупкой материалов.

Этапы процесса закупки

Любой закупочный процесс состоит из трех крупных блоков: обработка потребности организации от момента заказа до оплаты, обновление информационных каталогов, обязательные регулярные работы. Кроме того, следует всегда анализировать допущенные ошибки.

Шаг 1. Определение потребностей

Потребность организации в товаре или услуге оформляется через официальную внутреннюю заявку, которой присваивается уникальный номер. Этот документ становится юридическим основанием для всех последующих действий.

Шаг 2: Выбор поставщика

Все процедуры выбора поставщика делятся на две большие группы: конкурентоспособные и неконкурентоспособные.

К конкурентоспособным относятся следующие:

Запрос котировок.

Поставщики подают свои предложения анонимно. Выбирается то из них, которое отвечает всем требованиям и имеет минимальную цену. Опасность данного метода в том, что он не учитывает опыт работы поставщика, качество оборудования для монтажа, квалификацию специалистов и прочие важные факторы.

Аукцион.

Подразумевает торги в несколько этапов. Заявка уходит тому, кто предлагает минимальную цену. Иные факторы не учитываются.

Конкурс.

Учитывает качество услуг, репутацию поставщика и цену. Поставщик выбирается в результате анализа конкурсной документации в три этапа, на каждом из которых производится отбор и отсев участников по данным критериям.

Читайте также:  Управление персоналом в бизнесе это

Запрос предложений.

Выбираются победители аукциона или конкурса по цене и качеству услуг, после чего оцениваются условия сотрудничества.

Неконкурентоспособная процедура поиска поставщика возможно только в одном случае – только одно предприятие на рынке предлагает необходимый товар или услугу.

Шаг 3: Переговоры и контракт

Переговоры с поставщиком делятся на следующие этапы: подготовка, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренностей, заключение сделки и анализ.

Чтобы процесс прошел успешно, необходимо четко знать свою цель и держаться ее, изучить рынок, держать эмоциональный баланс, фиксировать результаты переговоров документально, подписывая договор купли-продажи.

В договоре с поставщиком указываются: точное название товара/услуги, его количество и параметры.

Особый вид обмена товарами и услугами – это процесс закупок по контракту. В этом случае заказчиком всегда выступает государство (бюджетная организация или орган государственной власти). Оплата товара или услуг осуществляется из бюджета государства.

Шаг 4: Получите товары

При получении товара ответственное лицо подписывает приемочный документ (накладную для товаров или акт выполненных работа для услуг). Печать в документах ставится уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность. Контроль за качеством и количеством товара/услуги осуществляется в соответствии с договором поставки или на оказание услуг.

  • выделите достаточное количество персонала для разгрузки товара и транспортировки его на склад;
  • всегда работайте четко по договору;
  • заверяйте все бумаги печатями или подписями ответственных лиц.

Накладная и счет-фактура – два документа, с которыми придется иметь дело во время приемки товара.

Накладная оформляется в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Существует два вида документов: накладная ТОРГ-12 (содержит данные о товаре, его количестве и цене) и товарно-транспортная накладка (включает информацию о маршруте, если имела место доставка на машине).

Счет-фактура оформляется в одном экземпляре для заказчика. Он подтверждает, что товар доставлен и оплачен. Не требуется оформлять счет-фактуру организациям, работающим по упрощенной системе налогообложения. Тем, кто платит НДС, следует хранить их, чтобы приложить к декларации и снизить объем налогов.

Шаг 5: Закупочный платеж

После успешной приемки товара бухгалтерия организации признает наличие перед поставщиком кредиторской задолженности, которая погашается в установленные договором сроки.

Ответственный сотрудник проверяет параметры входящего счета и отправляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия осуществляет утверждение счета, подписывая соответствующий документ. После этого формируется платежное поручение.

Источник: www.newsaperp.com

Управление закупочной деятельностью

Когда мы говорим «управление закупочной деятельностью», то подразумеваем:

— блок бизнес-процессов отдела закупок

— систему взаимосвязей отдела закупок с другими подразделениями

— формирование культуры постоянного совершенствования

Управление закупочной деятельностью подразумевает настройку и поддержание перечисленных аспектов.

Бизнес-процессы отдела закупок

Бизнес-процессы в управлении закупками

Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:

  • товародвижение
  • документооборот
  • распределение ответственности и функциональных обязанностей

В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.

В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:

  • Алгоритм формирования заявки Поставщику
  • Правила согласования заявки с Поставщиком
  • Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
  • График заявок поставщикам
  • Принципы выбора поставщиков
  • Алгоритм предотвращения дефицита товара
  • Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Читайте также:  Как начать вышивальный бизнес

Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия

Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:

Управление закупочной деятельностью - взаимодействие с другими подразделениями

  • Сотрудников склада
  • Логистов
  • Бухгалтерию
  • Финансово-экономический
  • отдел
  • Юридическую службу
  • Информационно-технический отдел
  • Отдел продаж или магазины предприятия
  • Маркетологов
  • Службу безопасности
  • Руководство предприятия

Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.

Культура постоянного совершенствования в отделе закупок

Управление закупочной деятельностью - постоянное усовершенствование

Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:

  • Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
  • Мини-лекции с домашним заданием
  • Подготовка интересных тестовых заданий

Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.

Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок

Развитие отдела закупок и управление

В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:

  • за ее организацию
  • за ее контроль
  • за ее совершенствование
  • а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.

Источник: veremey.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин