Корпоративные мероприятия — это неотъемлемая часть корпоративной культуры, один из мощнейших инструментов ее создания, поддержания и трансляции новым сотрудникам. Корпоративные мероприятия позволяют успешно решать такие задачи, как командообразование, повышение лояльности к компании, нематериальная мотивация (как часть социального пакета сотрудника) — одним словом, это один из важнейших инструментов HR-брендинга.
Как можно классифицировать разновидности этого инструмента? Помимо больших событий (дни рождения, Новый год и т. д.) необходимо отметить разнообразные team-building мероприятия (веревочные курсы, ролевые игры, спортивные командные состязания, турниры и т. п.), а также совместные походы в кино, спортивные мероприятия и т. д. Например, сотрудники Mail.Ru часто вместе ходят на концерты, которые поддерживает портал, и даже на хоккей и картинг (очевидно, что в этом случае объединяются люди со схожими интересами).
А встреча с единомышленниками — наилучший способ укрепления командного духа. Конечно, эффективность корпоративных мероприятий измерить очень сложно, особенно с экономической точки зрения. В момент их проведения очевидны только затраты, которые несет компания в связи с их организацией.
ИВЕНТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА 8. Внутренние мероприятия компании. Цели, задачи, форматы
Но, несомненно, по итогам проведения таких событий, сотрудники больше узнают о самой компании, ее истории, офисных легендах и т. п., ближе знакомятся друг с другом (особенно это актуально для больших организаций). Большинство сотрудников будут благодарны руководству за предоставленную возможность неформального общения с коллегами, у них начнет формироваться чувство сопричастности, то есть работник постепенно будет ассоциировать себя с компанией, а компанию — с собой. Очевидно, что это и есть основная цель, которую преследует внутреннийHR-брендинг.
Приведем несколько примеров из опыта Mail.Ru по части проведения корпоративных мероприятий.
Во-первых, каждый год мы празднуем день рождения компании, на котором присутствуют сотни сотрудников, клиентов и партнеров. На наш взгляд, очень важно, что у сотрудников в рамках этого мероприятия есть возможность пообщаться не только между собой, но и с внешней аудиторией. Благодаря этому у любого человека в компании (начиная от секретаря и заканчивая, например, HTML-верстальщиком) возникает целостное восприятие бизнеса в целом и ощущение своей причастности к нему, своего вклада в общее дело.
Во-вторых, Новый год. Традиционно, это семейный праздник, поэтому раньше в нем принимали участие сотрудники, с возможностью пригласить еще одного человека каждый.Но в 2008—2009 годах мы решили отказаться от такого формата, так как наша компания стала в два раза больше, и для нас было очень важно познакомить сотрудников друг с другом (причем сам персонал оказался доволен тем, что смог пообщаться с коллегами, а не только со своим супругом/супругой, как раньше).
Кроме того, уже не первый год Mail.Ru организует в офисе елку для детей сотрудников. Это отличный повод подружиться семьями, показать детям, где целый день работают их родители и т. д. В целом, это отличный способ командообразования, но честно скажу — организовывая елку, мы не думали не об этом, а просто хотели сделать детям праздник.
С чего начать event-менеджеру / Путь ивент-менеджера
Также могу отметить ежегодные летние «вылазки на природу» на теплоходе, фуршеты на 23 февраля и 8 марта и т. д. Основная их цель — добавление еще большего количества положительных эмоций в рабочий процесс, а также улучшение коммуникаций между отделами и сотрудниками.
Корпоративный праздник в его сегодняшнем виде стал формироваться в интенсивно развивающихся капиталистических странах Европы и Америки на рубеже XIX—XX веков. Корпоративные праздники можно разделить на две категории:
- по их идеологической подоплеке (то есть по задаче, которую они должны решить);
- по типу организации.
Компании обычно проводят корпоративные мероприятия два раза в год:
- На Новый год;
- В День рождения компании.
Реже три раза: Новый год, День рождения компании и профессиональный праздник.
При этом большинство работодателей заказывающих праздник у внешних фирм не знают, зачем им это нужно. А многие сотрудники считают, что компания могла бы наличностью отдать все то, что она потратила на подготовку праздника. В свою очередь многие руководители считают, что сотрудники не ценят того, что для них делает компания.
Подготовка праздника дело весьма хлопотное, поэтому лучше поручить это профессионалам, либо попытаться все спланировать самому. Подготовку к Новому году, например, следует начинать уже в октябре. В противном случае вас могут подстерегать самые банальные неприятности: отсутствие подходящего помещения, либо из-заперегруженности в типографии не успеют напечатать пригласительные и т. п. Особое внимание следует уделить сценарному плану мероприятия. Все должно быть расписано поминутно: от начала подготовительных работ до транспортировки гостей. Тщательное планирование позволит избежать пустых ниш во время праздника, когда присутствующим нечем заняться, и «передозировки», когда приглашенные артисты не успевают отработать программу, или ведущие провести конкурсы.
Основные ошибки, которые допускаются во время подготовки и проведения корпоративных мероприятий:
- позднее начало подготовки;
- неправильно определено ответственное лицо;
- требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
- неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
- неправильная постановка целей и задач мероприятия;
- неправильное поведение первого лица компании (это может значительно навредить успешному торжеству).
На корпоративе первое лицо должно быть одето сообразно формату мероприятия, не должно опаздывать, не должно быть простым наблюдателем, ему нужно принимать самое активное участие в действии, вручение подарков и призов первое лицо компании должно делать лично.
Основные цели мероприятия условно делятся на:
- Корпоративные мероприятия как способ сплотить коллектив компании.
Но здесь стоит учитывать, что просто ужин «за счет компании» в ресторане вряд ли сможет принести желаемый результат. Корпоративное мероприятие может стать весьма эффективным инструментом только в том случае, если еще на этапе подготовки организаторы четко сформулируют цели и задачи, которые могут быть решены с помощью этого мероприятия и с учетом этого создадут его концепцию.
- Корпоративные мероприятия как способ отметить лучших сотрудников.
Ставя данную цель, организаторы должны продумать, когда удачнее всего стоит включить выступление руководителя. Здесь роль руководства заключается в том, чтобы в торжественной части четко подчеркнуть, что сотрудники — это одна команда. И еще более необходимо на корпоративном празднике отмечать людей, наиболее ярко проявивших себя за прошедший год.
- Корпоративные мероприятие как способ наладить коммуникации между «Менеджерами» и «Специалистами».
Многие склонны оценивать «корпоратив» как продолжение работы для руководителя, так как это прекрасная возможность посидеть и поговорить «по душам», например, с «тревожным работником» и/или вовлечь в мероприятие «выпавшего» сотрудника.
- Корпоративные мероприятия как способ познакомить сотрудников с изменениями. (например, реорганизацией, прошедшей в компании или новыми назначениями).
Здесь, планируя выступления в рамках «корпоратива», у каждого нового функционального подразделения есть возможность в «легкой» форме отработать пути и способы взаимодействия, наладить неформальные коммуникации.
Но, если корпоративное мероприятие не был продумано и спроектировано для конкретной компании, стоит ожидать обратный, демотивационный эффект. Поэтому следует учитывать следующие правила:
- Соответствует ли мероприятие пристрастиям всего коллектива?
Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому следует провести анкетирование или устный опрос сотрудников. Работников можно заинтересовать мероприятием, предложив задания по подготовки сценки, розыгрыша или конкурса.
- Является ли посещение данного мероприятия добровольным или у сотрудников есть возможность отказаться от посещения?
В любом случае стоит уточнить причину отказа от участия в мероприятии. Возможно, сотрудник без всякой причины не желающий посещать корпоратив, отдаляется от коллектива и не осознанно избегает совместных мероприятий, или у него есть скрытые конфликты с коллегами.
- Существует ли возможность покинуть мероприятие в любое удобное время?Хорошо бы заранее озвучить регламент вечера.
Четко поставленная цель, подробно написанный и продуманный сценарий, а также искренняя вовлеченность сотрудников — залог того, что такого рода мероприятия будут не просто интересными и желаемыми, а также эффективными для всего коллектива.
Цели проведения могут быть разными, например, их можно разделить на качественные и количественные:
- Качественные — повышение лояльности, удовлетворенности, осведомленности и т. п.
- Количественные — увеличение количества осведомленных/лояльных сотрудников, получение определенной статистической информации и т. п.
Существуют и другие категории целей и задач корпоративных мероприятий.
Зачастую к корпоративным мероприятиям относят развлекательные мероприятия, посвященные празднованию тех или иных дат. Фактически, все внутренние мероприятия, проводимые для персонала, можно отнести к корпоративным.
По целям они могут делиться на:
- Деловые;
- Праздничные/развлекательные.
По видам и формату деловые могут быть:
- информационные;
- дискуссионные;
- обучающие (например, собрания, конференции, круглые столы, семинары и т. п.)
По видам и формату праздничные/развлекательные могут быть:
- игры;
- шоу/концерты;
- приемы/вечеринки.
Категоризация корпоративных мероприятий может осуществляться и по другим параметрам.
Источник: vindox.com
Как выбрать формат кейтеринга для бизнес-мероприятия
Кейтеринг поможет вам организовать питание на деловом мероприятии и создать оптимальные условия для общения с партнерами и клиентами.
Как составить бизнес-план мероприятия
Бизнес-мероприятиями называют различные события деловой жизни. К ним относят конференции, круглые столы, презентации, форумы, деловые встречи и семинары. У каждого делового мероприятия есть свои цели, и чтобы их достигнуть, необходимо хорошо подготовиться. Организация бизнес-мероприятий — непростая задача, однако успешное проведение делового event-события творит чудеса: привлекает внимание к компании и новому продукту, помогает наладить связи с партнерами и получить лояльных клиентов.
Самые успешные, результативные и яркие event-мероприятия для бизнеса начинаются с планирования. Составьте бизнес-план мероприятия. Для этого вам понадобится сформулировать идею и задачи планируемого события, составить его описание и программу, продумать условия проведения. Идеи бизнес-мероприятий — это основа. Подумайте, какие вы хотите получить результаты и какие средства готовы затратить на достижение поставленных целей.
После того, как разберетесь с философией, особое внимание уделите организационным вопросам — когда, где и как проводить мероприятие. Узнайте, какие услуги вам понадобятся, подразумевает ли программа бизнес-мероприятий аренду технического оборудования, будет ли гостям комфортно, позаботились ли вы об организации питания.
Мероприятия для бизнеса — в чем особенность
В отличие от частных мероприятий, главной целью которых является празднование какого-либо события, общение и развлечения, бизнес- и корпоративные мероприятия преследуют иные задачи, связанные с развитием бизнеса. Официальные мероприятия считаются визитной карточкой компании, поэтому особенно важен высокий уровень организации. Организаторы делового мероприятия должны позаботиться о безупречной логистике и превосходном уровне обслуживания гостей.
К счастью, сейчас любая компания может получить помощь в организации выставки, презентации или конференции. Кейтеринговая компания «Министерство» подберет наиболее подходящую площадку для делового мероприятия и предложит кейтеринговые услуги. Наши опытные специалисты по кейтерингу помогут достичь заявленных целей мероприятия благодаря безупречному сервису и созданию комфортных условий для гостей и важных стратегически партнеров.
Выбираем формат для проведения мероприятия
Формат мероприятия зависит от целей компании, количества гостей и выделенного бюджета. Какой бы вы ни выбрали формат, кейтеринг поможет вам создать оптимальные условия для гостей, неформального общения и отдыха.
Деловой завтрак Для решения деловых вопросов и проведения встреч с клиентами и бизнес-партнерами прекрасно подходит деловой завтрак. Беседа за чашечкой кофе поможет создать нужный тон диалога — энергичный, непринужденный, результативный.
Благодаря кейтеринговым услугам деловой завтрак можно заказать прямо в офис или любую другую удобную локацию, нет необходимости ограничиваться кафе. На деловом завтраке подают горячие напитки и блюда: круассаны, блинчики, сырники, выпечку. Такие блюда призваны повысить продуктивность утренней встречи.
Фуршет Фуршет очень часто выбирают для деловых мероприятий, так как этот формат позволяет угостить гостей вкусными блюдами и в неформальной обстановке обсудить с партнерами и клиентами все насущные вопросы, пообщаться с нужными людьми и установить важные контакты. Закажите фуршет на конференцию, презентацию, корпоративный праздник или тимбилдинг.
Формат фуршета предполагает отсутствие банкетной рассадки за столами, гости свободно общаются и берут вкусные закуски со специального фуршетного стола. Среди фуршетных закусок особой популярностью пользуются канапе, рулетики, блюда на шпажке, миниатюрные бургеры и шашлычки.
Кофе-брейк Конференции и длительные переговоры не обходятся без перерыва, позволяющего перекусить и восполнить силы. Закажите кофе-брейк на презентацию и любое другое деловое мероприятие, чтобы позаботиться о гостях. На кофе-брейке подают сэндвичи, выпечку, небольшие закуски, а также чай и кофе. В ходе кофе-брейка гости смогут пообщаться в более свободной обстановке и отдохнуть.
Обслуживание кофе-брейка можно заказать на любую арендованную площадку у опытных кейтеров. Банкет Значимые корпоративные мероприятия по торжественному поводу, презентации для важных клиентов, благотворительные мероприятия, празднование круглой даты или чествование сотрудников и руководящего состава компании часто проводятся в формате банкета. Роскошные столы, элегантное оформление, изобилие изысканных блюд от лучших шеф-поваров как нельзя лучше подходит для демонстрации статуса компании и соответствует праздничному поводу.
Банкет — длительное мероприятие, гости сидят за накрытыми столами, а официанты обслуживают их и приносят блюда в порядке очередности — закуски, салаты, горячие блюда и десерты. Банкеты идеальны для статусных мероприятий с торжественной частью, выступлениями и концертными номерами.
Коктейль Для мероприятий, которые проводятся вечером буднего дня, есть особый формат кейтеринга — коктейль-вечеринка. Коктейль стоит выбрать для открытия шоу-рума или выставки, биеннале, презентации нового продукта или коллекции. Формат коктейля предполагает подачу шампанского и коктейлей, а также закусок к ним.
Коктейль не подойдет, если ваша задача — накормить гостей, этот формат больше уместен для светской беседы с бокалом. Коктейль создаст превосходную обстановку для поиска новых контактов и совершения сделок. Анимационные станции Если вы хотите удивить гостей и подключить их к процессу приготовления блюд для мероприятия, обратите внимание на станции демонстрационного приготовления. Иногда анимационные станции уместнее фуршета, они сделают организацию питания на мероприятии креативнее, живее и интереснее. Гости могут наблюдать за приготовлением венских вафель, стрит-фуда, лапши вок или азотного мороженого.
Затрудняетесь выбрать подходящий формат питания на ваше деловое мероприятие? Специалисты по кейтерингу компании «Министерство» всегда предложат вам наилучший вариант, соответствующий задачам вашей компании.
Источник: m-catering.ru
Цели и задачи мероприятия
Для чего проводятся мероприятия? Вот уж глупый вопрос, тем более в профессиональном журнале. Но не торопитесь, все не так просто как кажется. По тому, какие методы используют некоторые организаторы при создании своих проектов, иногда кажется, что главное для них это потратить выделенные деньги.
А если проанализировать бюджеты множества других EVENTов то напрашивается вывод, что их организовывали только для того, чтобы поесть и выпить. Очень часто корпоративные праздники становятся филиалом концертного зала, и кажется, что единственной задачей организаторов было развлечь и повеселить сотрудников.
Но обычный здравый смысл говорит нам о том, что для выполнения подобных задач совершенно не нужно тратить огромные силы и средства на организацию мероприятия. Так для чего же нужны EVENTы? Событийный маркетинг это один из самых сложных, дорогих и рискованных инструментов. Прибегают к нему только в случае крайней необходимости. Иными словами мероприятия организовывают для того, чтобы получить что-то такое, чего нельзя получить другим способом.
Значит, у каждого мероприятия должна быть своя цель, оно должно решать определенные задачи. Попробуем определить эти понятия:
Маргарита Бегалова, Рекламный отдел компании DA VINCI
Цель – более широкое понятие, чем задача. Каждая цель состоит из нескольких задач, которые необходимо решить, и уже посредством выполнения конкретных задач достигается цель, поставленная перед мероприятием.
Цель направлена на долгосрочные результаты. Основная и конечная цель маркетингового мероприятия — создание благоприятных условий для продвижения товара на рынке и привлечение финального покупателя.
Дарья Исаакова, PR-директор компании SAV Entertainment
Цели и задачи можно сравнить с тактикой и стратегией. Тактика – это конкретное действие, план; стратегия — общее, глобальное понятие, совокупность действий, оказывающих влияние на то или иное событие. Соответственно, цели — это нечто более глобальное, нежели задачи.
В случае организации мероприятия для клиентов целью можно считать выстраивание отношений. Когда речь идет о мероприятии для сотрудников, то в качестве цели можно поставить повышение лояльности персонала и последующее увеличение эффективности бизнеса, а также выстраивание отношений внутри коллектива, содействие общению, единению между подразделениями компании. В результате такого мероприятия сотрудник должен почувствовать себя «винтиком» большой «машины», которая без этого самого «винтика» не работает.
В первом случае (организация мероприятий для клиентов) под задачей я понимаю создание атмосферы, в которой потенциальные клиенты смогут почувствовать свою значимость, комфорт и внимание к своей персоне со стороны заказчика мероприятия. Задачей мероприятия для сотрудников является осознание последними заботы и внимания со стороны руководства.
Цели мероприятия как правило имеют долгосрочный стратегический эффект и соотносятся непосредственно с целями компании или ее конкретных подразделений. Например, целью маркетингового мероприятия может быть повышение узнаваемости марки, мероприятия для партнеров — укрепление отношений с партнерами и др.
Понятие отличается от понятия следующим образом: они обладают тактическим характером, реализуются на определенном участке времени и являются необходимыми шагами в реализации конкретной цели.
Пример: если целью корпоративного праздника является повышение лояльности сотрудников к компании, то задачами могут быть следующими: обеспечение хорошего настроения и сытости всех участников в ходе мероприятия, обеспечение удовлетворенности каждого участника мероприятием.
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
Цель мероприятия – это то, чего мы добиваемся в конечной перспективе (brand awareness, продажи, продвижение товара, желаемое позиционирование и т.д.). Цель – это причина, по которой мы делаем мероприятие.
Задачи – этапы, которые надо успешно преодолеть на пути к поставленной цели. Выполнение всех задач ведет к достижению цели.
Цели и задачи, вот стартовая точка для творческой мысли организатора. Это главная опора для разработки проекта будущего мероприятия и главный критерий измерения его успеха. Именно поэтому, невозможно переоценить значение точного определения целей и задач будущего мероприятия. Так кто же должен возложить на себя эту сверхответственную обязанность?
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
В первую очередь, цели и задачи должен определить клиент. Однако, если поставленная клиентом цель размыта или не сформулирована, задача организатора – помочь ему в четком определении и формулировке. На данном этапе может быть привлечена помощь маркетологов и других специалистов. В идеале, организатор мероприятия должен обладать всеми качествами и ресурсами, чтобы помочь клиенту в данном вопросе. Только после того, как определены цели и задачи мероприятия, можно приступать к воплощению его в жизнь.
Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard
В рамках работы над проектом команда агентства и представители Клиента не раз собираются вместе для обсуждения различных вопросов. В ходе этих переговоров и рождается истина. К сожалению, Клиент не всегда может четко сформулировать цели и задачи мероприятия. И, разумеется, мы, как консультанты, обязаны предложить ему различные варианты.
«Семь раз отмерь, один отрежь» гласит известная пословица. Тем более тщательной проверки заслуживает решение, определяющее успех или неудачу всего мероприятия. Так что даже если клиент четко и уверенно ставит перед агентством совершенно определенные задачи это еще не повод принимать их на веру.
Проверку правильности выбранной цели следует начинать с анализа аудитории мероприятия. Обратите внимание на гостей будущего EVENTа. Что хочет от них организатор? Если это сотрудники, то очевидно что цели лежат в улучшении работы компании, а если это журналисты, то от них ожидается получение положительных отзывов в прессе. Но это только первый этап. Затем следует провести и более детальную проверку:
Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard
Для того, чтобы проверить правильность целей и задач, которые были сформулированы для конкретного мероприятия, надо, прежде всего, вернуться к стратегии бренда, к тому, какой цели хочет достичь клиент, используя такой эффективный инструмент, как мероприятие. Ну и, конечно, важно использовать анализ предыдущего опыта проведения аналогичных мероприятий. Как правило, если агентство работает в этой области не первый год и выделяется на фоне конкурентов солидным опытом проведения мероприятий, то с определением целей и задач его специалисты не ошибаются.
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
«Правильность» формулировки – понятие весьма субъективное. Проверять надо, в первую очередь, не противоречат ли цели и задачи мероприятия философии бренда и его позиционированию. Для этого существуют такие инструменты, как brand book, маркетинговые исследования и т.д. Так, одинаково «правильно» можно достичь повышения продаж и хорошего press coverage.
Итак, цели и задачи сформулированы. Но этого еще не достаточно. Нам теперь следует сформулировать основное сообщение мероприятия. Ведь приглашая на событие гостей, мы хотим передать им определенную информацию, и не просто какие-то факты, а наше понимание и нашу точку зрения на них.
Например, наша компания сильно выросла за последний год, для сотрудников это не всегда приятное известие. Еще недавно все они были членами небольшого дружного коллектива, а сейчас они многих даже не знают в лицо. Но если целью новогоднего праздника является повышение лояльности сотрудников, а задачей демонстрация важности каждого из подразделений и создание условий для их будущего делового сотрудничества, то основное сообщение может звучать примерно так: «Мы выросли и стали сильнее, но чем больше мы становимся, тем важнее для нас оставаться дружным коллективом, потому, что только понимание важности работы каждого из подразделений поможет всему организму компании действовать заодно.»
Вы, наверное, знаете, что для того, чтобы отобразит на экране компьютера палитру из более, чем миллиона цветов, используется всего 3 основных цвета: красный, зеленый и синий. Примерно так же и в творческом процессе создания мероприятия, из многокрасочной палитры EVENT возможностей нам следует выбрать именно тот цвет, который максимально точно соответствует формуле определяемой целью, задачами и главным сообщением мероприятия.
Творчество это очень увлекательный процесс. Течение идей и находок может очень быстро отнести нас от генерального курса, поэтому, как моряки регулярно проверяют местоположения корабля по навигационным приборам, так и создатели мероприятия обязаны каждый свой шаг сверять с целями и задачами мероприятия. Иначе даже оттолкнувшись от правильной исходной точки и, начав движение в правильном направлении, мы можем в конце пути оказаться на совершенно незнакомом и необитаемом острове.
Статья предоставлена журналом Event.ru
Источник: hr-portal.ru