Влияние на бизнес процессы

эффективность бизнес-процессов / экономическая добавленная стоимость / организационная эффективность / декомпозиция бизнес-процесса / длительность бизнес-процесса. / business process efficiency / economic added value / organizational efficiency / de- composition of a business process / duration of a business process.

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — В. В. Бабич

В исследовании определяются ключевые факторы, влияющие на эффективность бизнес процессов, и анализируются методы управления, позволяющие повысить эффективность. Рассматривается процессный подход к управлению, напрямую связанный с операционной эффективностью. Исследуется влияние организационной эффективности на стоимость компании, и предлагаются основные принципы реинжиниринга бизнес-процессов на основе системы ABC-EVA. Приводятся основные показатели организационной эффективности , которые могут быть измеримы и могут включаться в оценочные годовые программы, так называемые KPI’s.

Влияние миссии на бизнес-процессы компании | Naked BPM

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — В. В. Бабич

Оценка эффективности бизнес-процессов сельскохозяйственной организации
Синергетическое управление реинжинирингом бизнес-процессов
Оценка экономической эффективности инновационного бизнеса
Информационно-аналитические инструменты контроллинга эффективности бизнеса
Влияние организационных изменений на рыночную стоимость гостиничного бизнеса

i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

FACTORS INFLUENCING THE EFFECTIVENESS OF BUSINESS PROCESSES

The study identifies key factors affecting the efficiency of business processes, and analyzes management methods to improve efficiency. A process approach to management is considered that is directly related to operational efficiency. The influence of organizational effectiveness on the value of the company is investigated, and the basic principles of business process reengineering based on the ABC-EVA system are proposed. The main indicators of organizational effectiveness are given, which can be measurable and can be included in the estimated annual programs, the so-called KPI’s.

Текст научной работы на тему «Факторы, влияющие на эффективность бизнес-процессов»

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В.В. Бабич, канд. экон. наук, доцент

Алматинский филиал Санкт-Петербургского гуманитарного университета профсоюзов

(Казахстан, г. Алматы)

Аннотация. В исследовании определяются ключевые факторы, влияющие на эффективность бизнес процессов, и анализируются методы управления, позволяющие повысить эффективность. Рассматривается процессный подход к управлению, напрямую связанный с операционной эффективностью. Исследуется влияние организационной эффективности на стоимость компании, и предлагаются основные принципы реинжиниринга бизнес-процессов на основе системы ABC-EVA. Приводятся основные показатели организационной эффективности, которые могут быть измеримы и могут включаться в оценочные годовые программы, так называемые KPI’s.

Ключевые слова: эффективность бизнес-процессов, экономическая добавленная стоимость, организационная эффективность, декомпозиция бизнес-процесса, длительность бизнес-процесса.

Эффективность бизнес-процессов является одним из ключевых этапов в решении вопросов эффективности любой компании. Структура бизнес-процессов компании выстроена в соответствии с отраслевыми стандартами и стандартами управления, поддерживаемыми первыми руководителями компании, позволяющими реализовать основные стратегические и операционные цели компании. Необходимо иметь четкую стратегию управления бизнес-процессами, которая позволит исполнить ключевые задачи компании, направленные на увеличение её рыночной стоимости.

Целью данной работы является определение основных факторов, влияющих на эффективность бизнес-процессов и методы управления этими факторами с целью повышения стоимости компании.

Рассматривая вопросы эффективности бизнес-процессов, исследователи анализируют процессы операционной эффективности. В частности рассматриваются вопросы создания систем эффективного управления организациями. В число таких методов эффективного управления входит так называемый процессный подход к управлению. Суть его в том, что в практике управленческой и производственной деятельности выделяются некоторые процессы с последующим управлением ими.

Процессный подход важен, однако он должен быть тесно взаимосвязан с организационной структурой, качеством менеджмента, системой мотивации, нацеленной на исполнение ключевых задач компании. Поэтому, выстраивая любой бизнес-процесс, необходимо выделять его ключевую цель и основные задачи, направленные на достижение этой цели.

Следует отбирать самые существенные бизнес-процессы. В этом случае лучше использовать правило Парето и выбрать те 20% процессов, которые на 80% позволяют достичь поставленной цели. Важным показателем, служащим для оценки процесса является показатель длительности цикла завершения процесса.

Длительность цикла процесса измеряется отрезком времени от момента начала исполнения определенной задачи до момента её окончания. Например, для измерения длительности процесса, связанного с оказанием услуги покупки товара в интернет-магазине, необходимо считать время от поступления заказа в режиме online до получения товара или услуги клиентом. Очевидно, что чем качественнее, надежнее и быстрее будет исполнен весь процесс, тем более быстро будет расти клиентская база, и это позволит компании быть более конкурентоспособной на рынке. В быстро изме-

няющейся среде с внедрением новых информационных технологий, многие компании снижают время выполнения основных бизнес-процессов, тем самым увеличивают количество потребителей их продукции как на уровне B2B, так и B2C.

Любые процессы в компании можно разделить на две составляющие, которые затрагивают два экономических подхода: марксистский, выражаемый в измерении ценности создаваемого продукта или услуги и маржиналистский, выражаемый в создании новой потребительской ценности. Используя маржиналистский подход, мы считаем, что основным измерителем эффективности бизнес-процессов является экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA).

Экономическая добавленная стоимость показывает реальную способность предприятия создавать прибыль на имеющийся капитал. Показатель EVA отражает различные категории деятельности предприятия: инвестиционную привлекательность, конкурентоспособность, финансовую устойчивость, платежеспособность, устойчивость развития и рентабельность.

Почему этот критерий может использоваться для оценки эффективности бизнес-процессов? Любой процесс нацелен на получение результата, выражаемого в товаре или услуге. Созданная стоимость служит определяющей в рыночной цене продукта. Таким образом, чем большую рентабельность имеет продукт, тем выше его добавленная стоимость.

Каждый бизнес-процесс имеет стоимость и если стоимость сокращается в сравнении с прошлым периодом, тем эффективнее он стал. Концепция EVA охватывает основные сферы управления предприятием: инвестиционную, финансовую и управление человеческим капиталом.

Использование EVA — первый шаг к внедрению системы постоянных улучшений и последующему применению современных управленческих инструментов. К примеру, концепция EVA делает возможным интеграцию с концепцией АВС (Activity-Based-Costing), что позволяет повысить эффективность управления затратами и капиталом. Система ABC-EVA, как инструмент реинжиниринга бизнес-

процессов, предотвращает принятие менеджерами краткосрочных решений, основанных на показателях прибыли, которые могут отрицательно сказаться на величине стоимости компании в долгосрочной перспективе. Эта концепция не вносит улучшений в бизнес-процессы компании, но обеспечивает управленческий персонал адекватной информацией, позволяющей выбрать правильное направление улучшений на предприятии [2].

Выше мы отмечали, что одним из ключевых факторов, влияющих на бизнес-процессы, является организационная эффективность. Организационная эффективность предприятия может оцениваться разными группами показателей, которые носят объективный и субъективный характер [1]. Объективные показатели измеримы и отражают экономическую и финансовую модель предприятия. К ним можно отнести следующие показатели: производительность труда, маржинальность продукции, уровень исполнения планируемого свободного денежного потока от операционной деятельности, прирост продаж в сравнении с прошлым периодом, рентабельность продаж и другие.

Обычно в компании определяют измерители организационной эффективности, которые коррелируют с основными целями текущего операционного плана. Организационная эффективность обеспечивает эффективность каждого бизнес-процесса.

Поэтому в мотивации менеджеров всегда включены цели и задачи по обеспечению организационной эффективности того подразделения, которое является его зоной ответственности. Например, одним из показателей оценки деятельности компании может быть операционная прибыль. Каждое подразделение влияет на исполнение общей цели через исполнение цели своего процесса. Оценивая организационную эффективность, мы можем использовать производительности труда, который напрямую влияет на операционную прибыль.

Определим основные принципы реинжиниринга бизнес-процессов на основе системы ABC-EVA: Во-первых, разложение системы управления на последовательность бизнес-процессов (от формиро-

вания рыночного спроса с прогнозом на пять лет, до вывода продукции на рынок). Выделяются основные бизнес-процессы, к которым можно отнести: коммуникации с потребителями и конкурентами, планирование производства и обеспечение ресурсами, логистика поставки ресурсов и доставки готовой продукции, непосредственно процесс производства, дистрибуция готовой продукции, управление персоналом, организационная структура, коммуникации с общественностью и другие процессы.

Во-вторых, по каждому процессу проводится хронометраж рабочего дня. На основе анализа данных хронометража, показывающего затраты времени по каждой операции и в целом процессу и сопоставления понесенных затрат, делают выводы об эффективности использования ресурсов и выявлении узких мест в процессе. Затем на основании выводов эти процессы подлежат оптимизации.

В-третьих, определение центров затрат. Затраты связывают с исполнением каждой работы, затем затраты привязываются к цепочке бизнес-процессов, начиная с формирования портфеля заказов до продаж. В-четвертых, корректировка распределения затрат с использованием правил ABC. В-пятых, расчет EVA по каждой группе продукции и по каждому подразделению.

В-шестых, маркетинговое заключение по каждой группе продукции о целесообразности её наличия в портфеле брендов. В-седьмых, принятие решения о корректировке бизнес-процессов и структуре портфеля продаж.

Как мы отмечали, эффективность бизнес-процессов должна быть измеримой. В литературе, рассматривающей показатели оценки эффективности бизнес-процессов, выделяют пять групп показателей, в числе которых:

1) итоговый результат бизнес-процесса;

2) оценка стоимости бизнес-процесса;

3) длительность полного цикла бизнес-процесса;

4) качество бизнес-процесса;

5) декомпозиция бизнес-процесса.

Любая компания нацелена на достижение запланированного результата, который может выражаться в стоимостном или количественном выражении. Оценка резуль-

тата объективна и она служит основой для принятия управленческих решений по рассматриваемому бизнес-процессу.

Выше, излагая методику ABC-EVA, мы отмечали необходимость оценки затрат и привязки её к результату. Именно показатель стоимости выявляет неэффективные участки в бизнес-процессе и позволяет их откорректировать. Стоимость бизнес-процесса ложится в основу ценообразования и соответственно конкурентоспособности организации на рынке. Обычно плановые показатели в мотивации менеджеров направлены на снижение стоимости процесса в сравнении с прошлым периодом.

Длительность процесса связана с его влиянием на всю цепочку создания добавленной стоимости. Чем более длительным становится процесс, тем большее количество ресурсов он потребляет. Поэтому длительность всегда соотносится с результатом. Время измеряется через деньги. Оценка эффективности бизнес-процессов путем измерения качества в современных условиях крайне важна.

Например, услуга кассира в магазине позволяет вам принять решение о том, как вас обслужили и придете ли вы в этот магазин еще раз. Поэтому во многих сетевых магазинах мы можем видеть кнопки с оценкой работы кассира. Показатели качества индивидуальны для каждого бизнес-процесса. Очень важно чтобы они были измеримы. Мы привели пример оценки качества работы кассира.

Аналогично можно оценить качество каждого бизнес-процесса. Для производства это может быть уровень брака произведенной продукции, планируемый в процентах и стремящийся к снижению. Для дистрибуции это исполнение заказа в срок и в требуемом количестве.

Декомпозиция бизнес-процесса позволяет разложить процесс на менее сложные элементы. Этот подход выявляет качество организационной структуры и эффективности персонала. Также позволяет оценить степень свободы информационных потоков и точности доведения требуемой информации в требуемый срок. Этот блок позволяет выявить узкие места в системе

принятия решении и исполнении дерева этому вопросу должного внимания, что не целей. позволяет повысить эффективность дея-

Изложив основные подходы к повыше- тельности компании. Быстро изменяю-нию эффективности бизнес-процессов, мы щиеся процессы особенно в высокотехно-должны отметить, что используемые ме- логичных областях ведут к необходимости тоды применяются далеко не во всех ком- осознания значимости эффективности паниях. Многие руководители не уделяют бизнес-процессов и их оптимизации.

1. Габец О.В. Организационная эффективность. — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://ekonomika.snauka.ru/2015/09/9690 (дата обращения: 25.08.2019).

2. Зозуля В. EVA: новый взгляд на старые вещи. — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.cfin.ru/management/controlling/eva.shtml (дата обращения: 29.08.2019).

3. Применение показателей эффективности бизнес-процессов как способ достижения конкурентного преимущества на рынке. — [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://ipinform.ru/razvitie-biznesa/o-biznese/pokazateli-effektivnosti-biznes-processov.html (дата обращения: 29.08.2019).

FACTORS INFLUENCING THE EFFECTIVENESS OF BUSINESS PROCESSES

V.V. Babich, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor Almaty branch of St. Petersburg Humanitarian University of Trade Unions (Kazakhstan, Almaty)

Abstract. The study identifies key factors affecting the efficiency of business processes, and analyzes management methods to improve efficiency. A process approach to management is considered that is directly related to operational efficiency. The influence of organizational effectiveness on the value of the company is investigated, and the basic principles of business process reengineering based on the ABC-EVA system are proposed. The main indicators of organizational effectiveness are given, which can be measurable and can be included in the estimated annual programs, the so-called KPI’s.

Keywords: business process efficiency, economic added value, organizational efficiency, decomposition of a business process, duration of a business process.

Источник: cyberleninka.ru

Как бизнес-процессы влияют на эффективность бизнеса

Вы знаете, что наша компания занимается аналитикой уже 12 лет и имеет достаточный опыт, чтобы сделать определенные выводы при работе с клиентами. Сталкиваясь с проектами по аналитике, мы всегда начинаем с аудита и имеем на выходе конкретные итоги, а также ряд бизнес-показателей. Тем не менее, это является лишь срезом данных на текущий момент, а владельцы бизнеса и инвесторы заинтересованы в развитии компании, повышении рентабельности и увеличении прибыли.

Для того, чтобы отслеживать бизнес-показатели мы разработали сервис Business Scanner, но он является лишь инструментом для контроля, поиска ошибок, взаимосвязей, нереализованный возможностей и построения прогнозов.

При этом, отслеживание показателей и констатация фактов сами по себе не влияют на результат деятельности компании и не улучшают те самые показатели. Всегда важна системная работа и изменения, корректировка процессов в компании.

Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Бывает так, что в компании существуют лишние бизнес-процессы, которые понижают эффективность и конкурентоспособность, что в итоге приводит к снижению прибыли. А если бездумно подходить к автоматизации процессов, то можно потратить достаточно большое количество времени и денег на создание и внедрение ненужных и малоэффективных процессов. Поэтому для качественных и количественных изменений в деятельности компании важно провести анализ бизнес-процессов, выявить ошибки, скорректировать их и найти пути оптимизации.

Пример того, как может выглядеть визуально описание бизнес-процесса

Необходимо не только разработать бизнес-процессы на бумаге и закрыть проект, но и внедрить эти процессы, и корректировать их, если потребуется. Важно регулярно анализировать и менять бизнес-процессы в соответствии с текущими задачами и целями компании, конъюнктурой рынка.

Для того, чтобы данный механизм работал, важна мотивация сотрудников для соблюдения бизнес-процессов. Персонал необходимо вовлечь, чтобы им было интересно отслеживать результат своей работы и работы команды в целом, чтобы каждый мог видеть свой прогресс и понимать, как можно влиять на итоги работы. Тогда сотрудники начнут целенаправленно инвестировать свои знания, навыки, время и энергию в развитие компании, будут выдвигать инициативы и принимать активное участие в повышении эффективности бизнеса.

Повышение эффективности бизнеса – это комплексный показатель, который подразумевает не только рост прибыли и сокращение затрат, но и увеличение использования ресурсов компании, улучшение условий труда, повышение удовлетворенности клиентов.

Почему важно улучшать бизнес-процессы?

Потому что наш опыт показывает — точечное изменение бизнес-процессов приносит качественный результат при минимальных затратах, поскольку используются внутренние ресурсы компании.

Каким образом это происходит?

1. Прежде всего компания работает на опережение, устраняя проблему, а не следствие. Например, в своих проектах в области сельского хозяйства мы отслеживаем процесс созревания силоса, что позволяет вовремя скормить животным готовый силос или наоборот утилизировать испорченный продукт, который может привести к проблемам с пищеварением у животных, а это, в следствие, приведет к снижению надоев.

2. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от лишней траты времени на выполнение определенных действий. Например, сотрудник должен регулярно фиксировать результаты проведенного осмотра, и он привык это делать в журнал, хотя компания уже внедрила средство автоматизации.

Таким образом, сотрудник может неделю заносить данные в журнал, а потом в пятницу заносить информацию в системы, выполняя двойную работу. А если, допустим, сделать мобильное приложение для такого сотрудника с типовыми вариантами, которое требовало бы всего пару нажатий кнопок для выполнения действий. Это бы сократило время работы, повысило прозрачность деятельности сотрудника, привело бы к регулярной передаче информации, что можно использовать, кроме того, для последующей аналитики.

3. Бизнес-процесс предусматривает понятный измеримый результат и механизмы влияния на этот результат. Например, если сотрудник видит, что за выполнение плана ему регулярно выдается премия, а после прохождения обучения его результаты работы стали еще лучше, то такой сотрудник будет регулярно проходить обучения, заниматься самообразованием и стремиться как можно лучше выполнить свою работу, особенно, если в компании внедрена прогрессивная шкала премирования.

4. Эффективные бизнес-процессы и регулярная их корректировка оцениваются клиентами. Например, в сети магазинов внедрен стандарт обслуживания клиентов и это является одним из критериев лояльности. Магазин выдает клиентам бонусные карты, благодаря которым можно выявить любимые товары клиента, частоту его покупок, что позволит регулярно информировать клиента об акциях на его любимые товары, а также регулировать предложение товаров в определенные дни.

Надеемся, что теперь вы понимаете почему важно заниматься выстраиванием бизнес-процессов в компании и какой результат это принесет. О том, как совершенствовать бизнес-процессы мы расскажем в следующей статье.

Источник: www.scanner.bz

Cоздание бизнес-процессов — факторы и зоны влияния

Существует бесконечное количество факторов, на которые мы повлиять не можем и несоразмерно меньшее количество, которое находится в зоне нашего влияния. И те, и другие факторы оказывают влияние на создание бизнес-процессов, проекта, да и всей жизни. Проблема скрывается в том, что порой сложно определить факторы, на которые мы можем повлиять, на которые не можем и те, которые можно изменить опосредованно.

Нужно иметь спокойствие, чтобы воспринимать события, на которые нельзя повлиять. Силы — чтобы менять то, что возможно. И мудрость — чтобы отличать одно от другого.

Что такое факторы, оказывающие влияние на создание бизнес-процессов?

Мы с вами договорились, что после обеда зайдем в любимое кафе выпить по чашке кофе и обговорить зоны ответственности при подготовке презентации для нового клиента. В определенное время я спускаюсь на лифте в фойе здания, где мы договорились встретиться. Вы уже на месте и ждете меня.

Но тут я понимаю, что забыл бумажник в офисе и что мне придется вернуться. Вы соглашаетесь подождать. Я отправляюсь к лифту, но оказывается, что он застрял и мне приходится подниматься пешком на пятнадцатый этаж. Естественно, на все это уходит много времени, но вы терпеливо ждете меня. Наконец, мы готовы пойти насладиться чудесным напитком.

Через минуту после начала прогулки нас застает неприятный ливень, и нам приходится буквально бежать в кафе.

Изрядно промокнув, мы направляемся к нашему обычному столику у окна, но из-за дождя народу в кафе много и он оказывается занят. Приходится занять последние места у стойки. Официанта приходится очень долго ждать, люди укрылись от дождя в кафе. Но после того, как мы получили внимание официанта, мы узнаем еще об одной неприятности — сорт кофе, который мы так любим, закончился.

Осталось нечто невкусное и странное. Мы не хотим портить себе день еще больше, поэтому заказываем чай. В кафе шумно и спокойно поговорить не получается, поэтому мы просто ждем заказ за разговорами о погоде. С момента нашей первой встречи в фойе здания и до момента, когда мы получили свой чай, прошло 45 минут. Через 15 минут у меня назначен звонок в офисе, и нам приходится поторопиться, быстренько выпить полутеплый чай и снова бежать в офис.

Моя забывчивость, дождь, отсутствие нужного кофе в кафе — все это факторы, которые оказали влияние на процесс обсуждения подготовки презентации.

Влияние различных факторов — это не обязательно плохо. Они не всегда несут негативный характер. С таким же успехом погода могла порадовать солнечным теплом, а в кафе могло быть ни души. В таком случае переговоры прошли бы успешно. Но я специально использовал влияние неблагоприятных факторов.

Они лучше доносят суть и дают понимание идеи.

Факторы, оказывающие влияние на бизнес-процесс, можно назвать рисками. В процессном управлении есть понятие события — это то, что просто произошло, но определило ход развития процесса. Принцип «Если-то». Если на улице дождь, то надо взять зонтик. А дождь, как фактор влияния или событие, просто пошел.

Фактор влияния — это свойство, событие или явление, которое влияет на процесс и/или итоговый результат процесса.

В энциклопедическом словаре дано следующее определение слова «фактор» (от лат. factor — делающий — производящий) — это причина, движущая сила какого-либо процесса, явления, определяющая его характер или отдельные его черты.

Факторы существуют только в рамках какого-то процесса (действия). Определить влияние фактора можно через показатели. Например, время или стоимость процесса.

Типы факторов

С тем, что такое фактор, мы разобрались. Идем дальше.

Факторы бывают разные. «Хорошие» и «плохие». Значимые и не очень. Подвластные нам и нет. Наверное, существует множество классификаций. Но нас на данном этапе интересует только — можем мы оказать влияние на фактор или нет.

Также с точки зрения управления бизнес-процессами нас интересует, когда мы можем повлиять. Сразу или придется для этого что-то сделать.

Исходя из этого, я выделяю 4 типа факторов:

• Факторы влияния — то, на что мы можем повлиять. Например, наличие или отсутствие у нас зонта на случай непогоды.
• Факторы условного влияния — это то, на что мы можем повлиять, предварительно подготовившись, т.е. выполнив определенные условия. Это такая промежуточная стадия между факторами не влияния и влияния. Например, мы можем пробежать марафон за 3 часа, но для этого нам придется изрядно потренироваться. Этот тип факторов важен при подготовке улучшения процессов.
• Опосредованные факторы — на них мы повлиять можем, но не напрямую. Только через что-то еще. Мы можем повлиять на скорость печати на компьютере — через количество занятий, посвященных этому. Или еще пример — мы можем повлиять на качество сна через время вечернего отбоя.
• Факторы не влияния — а вот тут мы ничего поделать не можем. Например, погода.

Зоны влияния

Наберитесь еще немного терпения. Буквально через несколько абзацев вы узнаете, как это может помочь нам и что со всем этим делать. Но пока поговорим о зонах влияния.

Если просто, то зоны влияния — это набор факторов определенного типа.

• Зона влияния — набор факторов влияния. Т.е. в этой зоне находится все, на что мы можем оказывать влияние.
• Зона развития — сюда входят факторы условного влияния. Это зона, которая после выполнения определенных условий может стать зоной влияния. Также сюда входят факторы опосредованного влияния, которые мы хотим перевести в зону влияния. Например, приобретение знаний и навыков.
• Зона внимания — здесь обитают факторы опосредованного влияния, с которыми мы пока что не собираемся работать. Почему зона внимания? Потому что нужно уделять особое внимание факторам, на которые нельзя влиять напрямую. Пока что нельзя, но об этом чуть дальше.
• Зона не влияния — тут все просто. Факторы этой зоны нам неподвластны. Иногда в данную зону могут быть включены факторы опосредованного влияния, в том случае если механизм влияния недоступен или нецелесообразен для нас.

Факторы и зоны влияния

Зоны влияния применимы к ситуациям, бизнес процессам и жизни. Точно так же, как мы рассматриваем бизнес процессы на разных уровнях, так и факторы/зоны влияния, можно рассматривать на разных уровнях и с разных точек зрения. Например, мы можем рассматривать зоны влияния на уровне «вся жизнь», а можем на уровне «поход в кино».

Зачем нужно знать факторы и зоны влияния?

Понимание зон влияния позволяет:

• Сконцентрироваться на том, что мы можем изменить в компании, бизнес процессах и т.д.
• Отбросить то, на что повлиять не можем
• Понимать, за счет чего можно расширить зону влияния
• Проверить эффективность текущей стратегии компании и распределения ресурсов

Знание факторов позволяет:

• Очертить зоны влияния
• Определить приоритет работы с факторами
• Перевести работу с факторами для расширения зоны влияния — в категорию конкретных, понятных действий
• Идентифицировать риски — предупрежден, значит, вооружен

Проще говоря, понимание факторов и зон влияния позволяет правильно распределять усилия, ресурсы и работать только с тем, что дает результаты.

Как определить факторы и зоны влияния?

Как я уже говорил, факторы и зоны влияния нужно определять в определенных рамках. Если мы говорим о бизнес процессах, то здесь все просто — рамками являются границы бизнес процесса.

Сначала необходимо составить список факторов, которые могут повлиять на получение необходимого результата бизнес-процесса. Затем определить зоны влияния.

Сейчас мы составим список факторов на примере приготовления песочного теста. Механизм процесса прост:

1. Подготовить продукты
2. Смешать муку и сахар
3. Размять масло
4. Смешать масло, муку и сахар
5. Отделить белок яйца от желтка
6. Вбить желток в тесто
7. Замесить тесто
8. Выдержать тесто в холодильнике

Для того, чтобы составить список факторов, необходимо определить ожидаемый результат каждого действия в процессе:

Обратите внимание — каждый промежуточный продукт в процессе влияет на конечный продукт

Теперь к каждому определенному нами результату необходимо применить два вопроса:

1. Что может помешать получить указанный продукт?
2. Что может помочь получить указанный продукт?

Выносим все факторы в отдельный список и убираем дубликаты. Осталось определить типы факторов, тип влияния и отношение фактора к зоне влияния.

Что с этим делать дальше?

Теперь необходимо проверить актуальность факторов для существующего процесса и определиться с дальнейшими действиями по каждому пункту.

Для проверки актуальности нужно выяснить, а существует ли фактор в реальном процессе. Например, фактор «Отсутствие инструмента замеса/размешивания» может быть неактуальным для нас, потому что такой инструмент имеется.

Казалось бы, можно отбросить неактуальные факторы, но лучше их «поставить на контроль».

Это означает, что при разработке бизнес-процесса необходимо учесть, что данные факторы надо будет проконтролировать, выполнить определенные действия в процессе.

Если говорить о вышеуказанном примере, то в процессе нужно проверить наличие под рукой соответствующего инструмента. Переходим к актуальным факторам. Для начала необходимо убедиться в том, что факторы, на которые мы повлиять не можем, действительно таковыми являются. Затем отбрасываем их. С ними сейчас делать нечего.

Остаются факторы, оказывающие влияние на бизнес процесс и на которые мы можем повлиять тем или иным образом. Н

ачинаем с факторов условного влияния. Основная задача — определить, что мы будем делать с каждым фактором и запланировать соответствующее действие. По большому счету, мы можем выполнить лишь три типа действия относительно фактора — устранить сейчас, устранить позже (запланировать) или оставить как есть.

Помните о том, что некоторые позитивные факторы могут полностью устранить негативные.

Например, использование тестомеса устраняет факторы, связанные с наличием инструментов, неправильным временем замеса и т.д. Подробнее об этом в другой раз. Укажите тип действия по каждому фактору, запланируйте и реализуйте.

Будет далеко не лишним сразу оценивать с финансовой точки зрения стоимость устранения фактора. Это облегчает принятие решений.

Далее необходимо тем же путем проработать факторы опосредованного влияния. Единственным отличием будет отсутствие действия «устранить сейчас», т.к. на эти факторы нет возможности повлиять быстро.

Представленный пример хоть и крайне прост, но демонстрирует фактическую работу с факторами и зонами влияния в бизнес процессах. Да и в других ситуациях алгоритм будет не сильно меняться. Очень полезно провести подобную работу применительно к вашей сфере деятельности и даже жизни.

Резюме

• Фактор — это свойство, событие или явление, которое влияет на процесс и/или итоговый результат процесса.
• Совокупность факторов называется зоной влияния.
• Факторы и зоны делятся на 4 типа.
• Для определения факторов необходимо задать два вопроса применительно к промежуточным результатам каждой операции в процессе.
• Результат каждой операции имеет значение для конечного результата бизнес процесса
• Для каждого фактора определяется: тип влияния, актуальность , дальнейшее действие
• Неактуальные факторы требуют контроля в механизме процесса
• Некоторые позитивные факторы могут устранять множество негативных.
• Необходимо стремиться к расширению зоны влияния.
• Расширение происходит за счет работы с факторами в зоне развития и внимания.
• Зона не влияния не должна попадать в поле зрения.

Пока все. В этой статье я не рассматривал вопросы взаимосвязи и веса факторов. Об этом как-нибудь в другой раз.

Источник: deep-vision.one