Внутренние документы по бизнес процессам

Внедрение и использование СМК (системы менеджмента качества) является важным условием для успешного ведения любого бизнеса. Даже если предприятие не планирует сертифицировать СМК и получать подтверждающий бланк, следует самостоятельно разработать и утвердить документацию под стандарты ИСО, либо поручить это профессиональным специалистам. Точный перечень локальных актов на СМК будет зависеть от сферы деятельности и величины компании, количества и особенностей бизнес-процессов.

Разработка и внедрение СМК на предприятии

Ключевой целью внедрения и использования СМК является введение строго контроля за качеством продукции и услуг, анализ возможных рисков и разработка мер по их устранению. Внедрив систему менеджмента в соответствии с общепринятыми или специальными стандартами ГОСТ ИСО, организация получает следующие преимущества:

• возможность быстро и успешно пройти оценку соответствия по техрегламентам ТС и в системе ГОСТ, если ее схемой предусмотрен производственный контроль;
• гарантия потребителям, контрагентам и клиентам, что на производстве действует жесткая система контроля за качеством;
• повышение конкурентоспособности продукции и деловой репутации компании;
• оптимизация внутренних бизнес-процессов, снижение издержке и отказов, переход на новые технологии и современное оборудование.

Организация разработки СМК на предприятии является обязательным условием для успешного прохождения сертификации. Общераспространенным стандартом для этой процедуры является ГОСТ Р ИСО 9001-2015. На его базе разработано и утверждено множество стандартов под специальные сферы деятельности. Список документации для их внедрения и использования может отличаться, так как будут разными и возможные риски, бизнес-процессы, меры по контролю за качеством.

Мастер-класс «Создание бизнес-процессов внутреннего документооборота компании»

Без подготовки документации невозможно внедрить стандарты, обеспечить надлежащее применение и мониторинг, оценить результаты. Локальные акты, утвержденные руководством компании, будут использовать рядовые сотрудники всех звеньев. Поэтому они должны быть понятны, реализуемы на практике, соответствовать реальным бизнес-процессам и моделям управления.

Кто должен разрабатывать документацию

Процесс разработки документации СМК является сложным, так как для подготовки локальных актов нужно:

• получить, систематизировать и обобщить множество сведений о текущей деятельности;
• сформировать отчеты о качестве продукции или услуг на предыдущие периоды;
• соблюсти требованиями смежных госстандартов и технических условий под отдельные виды товаров и услуг;
• учесть требования законодательства, нормативной базы Таможенного союза.

По указанным причинам только в редких случаях разработка и внедрение СМК предприятия осуществляется самостоятельно. Оптимальным вариантом является привлечение сторонних специалистов, экспертов в сфере стандартизации и сертификации, в профильных сферах деятельности. Это гарантирует отсутствие проблем при официальной оценке соответствия по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 или иным госстандартам, получении сертификатов на систему менеджмента.

Организация работы по описанию бизнес процессов. Часть I. Проведение интервью.

Какие документы нужно разработать на систему менеджмента

Непосредственно в содержании ГОСТ Р ИСО 9001-2015 содержаться только общие требования к локальной документации, которые нужно учесть при разработке. Чтобы внедрить, использовать и сертифицировать систему менеджмента, нужно подготовить:

• политику и цели компании в сфере качества товаров или услуг (организация или предприниматель должны сразу озвучить, какие цели преследуют, внедряя систему менеджмента);
• руководство по качеству, т.е. непосредственно описание всех бизнес-процессов, результатов их применения, мер по контролю;
• описание структуры предприятия, т.е. всех подразделений, участков, цехов, отделов и т.д.;
• отдельные документы на службу, контролирующую качество товаров и услуг;
• инструкции, положения, регламенты, карты и иные локальные акты, обеспечивающие неизменное качество и контроль за его соответствием;
• регламенты и руководства на отдельные процедуры, в том числе на управление документацией, записями, аудитами, некачественной и бракованной продукцией, и т.д.;
• отчеты о проведенных аудитах;
• отчеты и справки за предыдущие календарные периоды – о количественных и качественных показателях продукции и услуг;
• список товарных групп и услуг со ссылкой на нормативно-техническую базу (ГОСТ и ТУ);
• материалы о проведенных проверках со стороны контрольных и надзорных органов за последние 3 года (Роспотребнадзор, МЧС, прокуратура и т.д.);
• договоры, контракты, иные материалы, подтверждающие взаимоотношения с контрагентами, поставщиками, сервисными организациями.

Все процессы, отраженные в локальных документах, должны быть взаимосвязаны, последовательны. В этом заключается суть процессного подхода по ISO. Для каждого последовательного этапа производства или обслуживания должны определяться сотрудники, ответственные за итоговый результат. Это предусматривает издание приказов, внесение изменений в должностные инструкции.

Точный список документов может отличаться. Более того, из указанного перечня не все локальные акты нужно разрабатывать заново. Например, внутренние положения и регламенты могут уже соответствовать требуемым стандартам. Их достаточно проверить или внести незначительные корректировки, утвердить руководством.

Этапы разработки стандартов СМК

Порядок разработки СМК определяется организацией или предпринимателем. Чтобы приступить к подготовке документации, на предварительном этапе нужно:

• собрать объективные данные о производственных процессах, текущей системе мониторинга за качеством;
• провести аудиты, подготовки отчеты, заключения;
• разработать и утвердить технические условия на товары, если их характеристики не подпадают под действующие ГОСТ;
• определить и зафиксировать в документах политику и цели для достижения качественных показателей.

Список процессов, применяемых при производстве или оказании услуг, их сложность и последовательность, будет отличаться для каждого конкретного предприятия. Кроме того, по мере развития бизнеса количество процессов может увеличиться, что повлияет на систему менеджмента. Поэтому владелец бизнеса должен обеспечить регулярный мониторинг за производством, своевременно вносить корректировки в менеджмент.

Дальнейшие этапы работы с документацией предусматривают следующие мероприятия:

• разграничение ответственности, компетенции и полномочий руководства, специалистов среднего звена и исполнителей, в том числе по отдельным подразделениям;
• описание всех процессов, их взаимодействия, результатов и порядка оценки;
• организация повышения квалификации персонала под требования ГОСТ;
• согласование инструкций, регламентов и положений с руководителями структурных подразделений (они будут их реализовывать на практике);
• доведение политики и цели внедрения, вновь разработанной документации до сотрудников, внесение изменений в должностные инструкции.

Для повышения качественных показателей готовой продукции или оказания услуг может потребоваться изменение производственных условий, переоборудование предприятия, внедрение новых технологий. Под все эти процессы также разрабатываются или заказываются документы, проводятся согласования на ввод в эксплуатацию и пусконаладочные работы.

Комплект локальных актов, разработанный на подготовительной стадии, передается в аккредитованный центр. Его будет проверять инспекционная комиссия, в том числе при практическом анализе производственных процессов.

Как и когда проверяют документы на систему менеджмента

Анализ документов, разработанных на предприятии, является одной из ключевых стадий сертификации. Специалисты аккредитованного центра проверят:

• соответствие локальных актов требованиям стандартов, законодательству;
• реализацию содержания документов на практике, т.е. их применение персоналом;
• возможность повышения качества и улучшения результатов управления после сертификации.

Выводы специалистов будут отражены в акте аудита. Если претензий и замечаний нет, заказчик получит сертификат со сроком действия на 1 или 3 года.

Еще больше информации о правилах, сроках и условиях подготовки документов по ИСО вы можете узнать у наших специалистов. Звоните, по всем возникшим вопросам консультации бесплатны!

Источник: spbcsm.ru

Управление внутренней документацией

Виды внутренних документов организации

• Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
• Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
• Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
• Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
• Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
• Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

• установление процедур и указаний руководящего характера;
• разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
• формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
• подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
• решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

Скачать буклет бесплатно

Обучение управлению внутренней документацией

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Источник: docsvision.com

4.4. Документы, регламентирующие проведение процесса

В главе 3 мы уже упоминали о документах, регламентирующих процесс. Те­перь остановимся подробнее на принципах построения системы документации. В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего про­исхождения.

К документации внешнего происхождения относятся законы Российской Фе­дерации, постановления правительства, государственные и международные стан­дарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации устано­вок повышенной опасности и т.д. То есть все те документы, которые создаются вне организации и поступают в организацию из внешних источников.

К документации внутреннего происхождения относятся все документы, со­здаваемые как внутри организации для ее функционирования, так и в ходе дея­тельности сотрудниками организации. Документацию внутреннего происхождения, в свою очередь, подразделяют следующим образом: • регламентирующая — инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, договоры, приказы, распоряжения и т.д.

Отличительная особенность регламентирующей документации заключа­ется в том, что она в процессе работы меняется (корректируется) и пред­назначена для управления событиями, работами в процессе. Эти докумен­ты создаются для осуществления деятельности организации. ‘ • информация — акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты, резуль­таты проверки, контроля, испытаний и т.д. В терминологии МС ИСО 9000:2000 этот вид документов носит названия «Данные о качестве» или «Записи по качеству». Отличительная особенность этого вида докумен­тов заключается в том, что информация в них является неизменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события. Доку­менты, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности орга­низации.

4.4.2. Регламентирующая документация внутреннего происхождения

Источник: studfile.net