Одной из многочисленных частей процесса управления является ее функция, которая имеет индивидуальный характер и состав соотносящейся с этой функцией работы. Результативная функция управленческая функция подразумевает подходящее рассредоточение обязанностей и прав изнутри предприятия, между его отделами и работниками. Важно, что рационализация рассредоточения функций управления предприятия содействует более быстрому, результативному и эффективному процессу достижения целей предприятия. Важным средством, которое позволяет обоснованно рассредоточивать функции управления, является так называемая матрица рассредоточения этих функций.
Матрица распределения, функциональная матрица, матрица функций — это некая табличная структура, по вертикали которой размещают информацию об отделах или сотрудниках предприятия, а по горизонтали — управленческие функции. На пересечении столбцов и строк располагают описание конкретных управленческих функций по отделам компании. Это производится с использованием символических обозначений, которые показывают связь конкретного отдела или работника к исполнению определенных функций.
Как нарисовать схему бизнес процесса в BPMN за 1 минуту бесплатно
Так и не нашли ответ на вопрос?
Просто напишите,с чем нужна помощь
Мне нужна помощь
Образ матрицы распределения
Ниже показан образ матрицы распределения: в столбцах перечислены структурные подразделения организации, а в строках основные функции управления.
На пересечении необходимо отметить связь отделов с конкретными функциями.
В случае если функция планирования имеет место в осуществлении работы планового отдела, символическая метка должна вписываться в клетку третьего столбца первой строки матрицы.
Так же матрица будет содержать данные о наличии соответствующей ответственности за выполнение той или иной функции каким-либо структурным подразделением или работником.
Плановый отдел реализует своими силами функцию планирования, но данные для этой функции прорабатывает коммерческий отдел, а контролирование производится сотрудниками бухгалтерии. Соответственные знаки расположатся в соответствующих клетках.
Использование матрицы
Создание, анализ и оценка подобной матрицы функций позволяет руководству предприятий:
- Провести полный анализ нагрузки функций на отделы и работников предприятия;
- Обнаружить дублирование функций и провести оптимизацию рассредоточение локальной и общей нагрузки;
- Определить проблемные области в рассредоточении ответственности.
Матрица распределения дает непосредственную возможность подачи роста эффективности менеджмента благодаря рационализации схем и методов рассредоточения ответственности за производство и исполнение функций сотрудниками предприятия.
Применение матрицы функций имеет смысл на первых шагах развития и организации предприятия, а так же в процессе вкладывания новых решений в уже существующее функционирование предприятия для повышения эффективности менеджмента. Помимо регламентирующих документов, определяющих производство каждой функции отделов предприятия, при составлении матрицы важно принимать во внимание непосредственное распределение ответственности, существующее в данный момент в компании, в том числе и те функции, реализация которых так или иначе не документирована.
Бизнес-процесс. Что это?
Источник: www.homework.ru
Понятие бизнес – процесса. Матрица функций.
Существует несколько определений понятия бизнес-процесса (в русской транскрипции операционный процесс фирмы) приведём наиболее часто встречающиеся. Итак, бизнес-процесс это: * последовательность действий направленных на преобразование информационно-материальных потоков с целью увеличения их ценности для клиента или процесс создания добавленной стоимости продукта или услуг удовлетворяющих потребностям клиента; * множество внутренних, взаимосвязанных шагов (функций), начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием выхода (продукта либо услуги), необходимого клиенту; * процесс преобразование наборов входов в наборы выходов; * совокупность последовательных действий для решения какой-либо предпринимательской задачи.
Таким образом, эти определения дают нам понимание о 3-х характеристиках бизнес-процесса. 1. Стоимость — она стремится к минимальной величине. 2. Длительность — она стремится к максимальной скорости реализации процесса. 3. Степень удовлетворённости клиента (качество продукта). Теперь немного истории.
Послевоенная разруха в Японии, борьба за рынки сбыта методом повышения качества товаров способствовала появлению термина Total Quality Management (TQM). Типичная оценка операций до 80-х гг.: «Все операционные процессы, используемые японской автомобильной промышленностью нам хорошо известны — их успех зиждется на экономике масштабов, на развитом внутреннем рынке, особом отношении рабочих к своему труду, а также на способности эффективнее контролировать инфляцию» (Форд, август 1978г.).
80-90-ые успехи японцев, особенно автомобильной промышленности, не дают покоя американцам. Этому противостоянию обязано появление методики IDEF, позволяющей анализировать бизнес с точки зрения функциональности системы и представляющей в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой.
На базе этой методики создаются стандарты серии ISO 9000, 9001 и вот здесь появляется Business Process Reengineering (BPR). Новый взгляд на японское чудо: «Многие объясняют успехи японцев в снижении себестоимости производства и достижении высочайшего уровня качества высокой степенью автоматизации, политикой государственной поддержки, а также особенностями национальной культуры.
Вне сомнения, указанные факторы сыграли важную роль, однако первичным источником мирового лидерства стала эффективная реализация глубоко продуманной стратегии, основанной на высочайшей культуре производства, включающей низкую себестоимость и высокое качество, стали результатом успехов в стратегическом управлении людьми, материалами и о борудованием.» (Форд, октябрь 1993г.). Как видно, появилось ещё одно понятия бизнес-процесса.
Внутренняя («П») и внешняя («О»)модель организации. Принципы построения. Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации: а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица.
Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала. б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование. в) Законы государства. Организации обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы.
Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции. г) Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: «Потребитель — король рынка». д) Конкуренты.
Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций. Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации: а) Состояние экономики страны.
Руководство организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги.
Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют. б) Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют возможные области применения товаров.
Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации. в) Социокультурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации. г) Политические факторы.
К ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д. д) Отношения с местным населением.
Характер отношений с местной общиной является очень важным для учета и планирования в любой организации. Так, в каждой общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями.
Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям. Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.
Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом.
Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д. Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую сферы контроля.
При широкой сфере контроля организация имеет плоскую структуру управления, а при узкой — многоуровневую структуру. Конкуренты и их влияние на эффективную работу гостиницы. Методы анализа конкурентов. Методы ценообразования, используемые при формировании тарифа в гостиничном бизнесе. Тактические ценовые решения, применяемые в гостиничном бизнесе.
Гостиничный комплекс представляет собой сложный механизм. Разнообразие предоставляемых гостиницами услуг велико: это услуги ресторанов, баров, фитнес-центров и салонов красоты и много другое, в связи с чем, достаточно велико количество возможных злоупотреблений. Основным видом дохода гостиницы является оказание гостиничных услуг по проживанию.
Именно в этой области распространены наиболее значительные злоупотребления. Не все номера в гостинице сдаются по единой цене, это связано с разнообразием категорий номеров, различий в специфике клиентов, сезонностью услуг, конкурентностью на рынке гостиничного бизнеса и т.п.
Это порождает необходимость в гибкой ценовой политике и как следствие необходимость использования большого количества возможных тарифов на проживание. Это и является «узким местом» в использовании тарифной политики. Данный факт может являться источником злоупотреблений в отделах продаж в гостиницах.
Т.е. если номер можно в зависимости от ситуации продать по разным ценам, то источник злоупотребления ясен. Сотрудник отдела продаж может выбрать, какой тариф применять, и в этом случае возможно несколько видов неправомерного использования служебного положения.
Основных видов злоупотребления применения тарифов существует несколько: · Присвоение тарифа с большой скидкой или неиспользование повышающего коэффициента в дни высокой загрузки за «откат». · Заключение договора с использованием минимально возможного тарифа с одной или несколькими дружественными туристическими компаниями, через которые привлекаются клиенты. В этом случае при продаже через эту компанию номеров по рыночным ценам, образовавшаяся за счет использования минимального тарифа разница делится с сотрудником отдела продаж.
Этим пользуются некоторые сотрудники гостиниц, уполномоченные заключать договоры на оказание услуг и присваивать тариф с большими скидками клиенту, в своих интересах, что в свою очередь сильно снижает возможный доход гостиницы, подрывает авторитет гостиницы, оказывает негативное влияние на эффективность бизнеса в целом. · При премировании отдела продаж в виде процентов от дохода гостиницы часто имеет место создание большой дебиторской задолженности. Т.е. отдел продаж не заинтересован в получении денег от клиентов, а заключая договора на проживания предусматривает большие рассрочки платежей.
Таким образом, увеличивая оборот, не задумывается о получении денег, т.к. обычно выручка гостиниц считается исходя из суммы оказанных услуг (без учета их оплаты). Как возможный вариант борьбы с такого рода злоупотреблением является определения процента только от оплаченной гостями суммы выручки и контроль за суммами задолженностей за оказанные услуги.
Основным средством борьбы со злоупотреблениями тарифами в сфере гостиничных услуг является грамотно составленный тарифный план и контроль за обоснованностью применения тарифов. Тарифный план (тарифная политика) как документ должен представлять собой утвержденный собственником бизнеса или руководством обоснованный прайс-лист услуг гостиничного комплекса, а также четкий и обоснованный порядок применения скидок и надбавок.
Особое значение имеют тарифы с надбавкой. Необходимо обязательно предусмотреть тарифным планом четкие периоды или другие условия применения повышающих тарифов, например, период высокой загрузки гостиницы, период проведения каких – либо крупных мероприятий в городе и т.п. Также необходимо внедрить систему контроля примененных тарифов.
Функции контролера может выполнять как сотрудник гостиницы, так и независимая компания. Специалисты компании М-Аудит помогают внедрить системы контроля, с учетом пожеланий руководства (собственника бизнеса). Помогут проработать тарифную политику гостиничного комплекса, и в случае необходимости, для обоснования тарифов, проведут маркетинговые исследования на рынке оказания гостиничных услуг, а затем будут контролировать порядок их применения. При такой постановке ценовой политики и соответствующем контроле применяемых гостиницей цен возможности злоупотреблений можно свети к минимуму и значительно увеличить доходность гостиницы.
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net
Матрица распределения функций управления
Управленческая функция является частью процесса управления, выделенной по характеру и содержанию связанного с ней труда. Эффективная реализация функции управления предполагает соответствующее распределение прав и обязанностей внутри организации, между ее подразделениями и сотрудниками. При этом рационализация распределения управленческих функций компании способствует тому, что процесс достижения организационных целей осуществляет более быстро, эффективно и результативно.
Одним из инструментов, обеспечивающих обоснованное распределение управленческих функций, является матрица распределения функций управления.
Определение 1
Матрица распределения функций управления (матрица функций, функциональная матрица) – таблица, по горизонтали которой размещаются функции управления, а по вертикали – структурные подразделения (или сотрудники) организации. На пересечении строк и столбцов размещается конкретизация общих функций управления по организационным подразделениям. Конкретизация осуществляется с помощью использования условных знаков, обозначающих отношение каждого подразделения или сотрудника к реализации той или иной функции.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Вид матрицы распределения функций управления
На рисунке ниже представлен общий вид матрицы распределения функций управления. Как видно из рисунка, в строках перечислены ключевые функции управления, а в столбцах – отделы организации.
На пересечении указывается отношение подразделения к реализации той или иной функции.
Если функция планирования реализуется сотрудниками планового отдела, в матрице будет стоять символ на пересечении первой строки и третьего столбца.
Матрица может отражать информацию о содержании ответственности за реализацию каждой функции тем или иным отделом или сотрудником.
«Матрица распределения функций управления»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Функция планирования реализуется силами сотрудников планового отдела, но информация для нее подготавливается в коммерческом отделе, а контроль осуществляется бухгалтерией – соответствующие символы будут находится на пересечении первой строки и третьего, второго и первого столбцов.
Применение матрицы распределения функций управления
С помощью построения матрицы функций руководство организации или другие заинтересованные лица могут:
- Проанализировать распределение функциональной нагрузки на подразделения и сотрудников организации;
- Выявить дублирование выполнения каких-либо функций и оптимизировать распределение нагрузки;
- Определить дефицит ответственности для реализации каких-либо функций;
- Выявить проблемные зоны в распределении ответственности.
С помощью матрицы распределения функций управления возможно существенно повысить эффективность менеджмента путем рационализации процесса распределения ответственности за выполнение этих функций.
Использование методики матрицы функций целесообразно как на начальном этапе организации бизнеса, так и в процессе внесения изменений в уже существующий бизнес-процесс с целью повышения эффективности менеджмента. При составлении матрицы распределения функций управления для действующего предприятия следует учитывать не только регламентирующие документы, которые предписывают выполнение определенных функций определенными подразделениями, но и то фактическое распределение ответственности, которое сложилось на предприятии, а также те функции, выполнение которых не задокументировано.
Источник: spravochnick.ru
